Respuesta corta
Para hacer una nómina se calcula el salario bruto (salario base y complementos), se le restan las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF, y se obtiene el líquido a percibir.
- Cotización del trabajador con contrato indefinido en 2026: 6,50 % (4,70 % comunes, 1,55 % desempleo, 0,10 % FP y 0,15 % MEI).
- Base máxima de cotización 2026: 5.101,20 €/mes.
- El recibo sigue el modelo de la Orden ESS/2098/2014.
- Ningún trabajador a jornada completa puede cobrar menos del SMI: 1.221 €/mes en 14 pagas.
Fuente: Orden PJC/297/2026 y Real Decreto 126/2026 (BOE), actualizado noviembre 2026.
Saber cómo hacer una nómina paso a paso evita errores en la cotización y en la retención de IRPF, que son los que acaban en recargos o en reclamaciones de la plantilla. En esta guía tienes los pasos, cómo se calcula cada base, un ejemplo resuelto con las cifras de 2026 y una plantilla descargable. Si entregas los recibos en digital, mira también qué es la nómina electrónica.
Puedes hacerla con una plantilla Excel de nómina o con un programa de nóminas que aplique el convenio y los tipos de cada año por ti. El cálculo es el mismo; cambia el tiempo y el riesgo de error. Si estás comparando herramientas, consulta nuestra comparativa de programas de nóminas para pymes.
Qué necesitas antes de hacer una nómina
- Datos de la empresa: razón social, CIF y código de cuenta de cotización.
- Datos del trabajador: número de afiliación, categoría profesional, grupo de cotización y fecha de antigüedad.
- Contrato y convenio colectivo: fijan el salario base, los pluses y el número y la cuantía de las pagas extra.
- Modelo 145: la comunicación de datos del trabajador para calcular la retención de IRPF.
- Incidencias del mes: horas extra, bajas por incapacidad temporal, permisos retribuidos, anticipos o embargos.
Cómo hacer una nómina paso a paso
Esteban Escribano, asesor laboral de tugesto, te resume en 2 minutos cómo confeccionarla.
1. Encabezado: empresa, trabajador, categoría y grupo de cotización
En la parte superior van los datos de la empresa y del trabajador. La categoría es el puesto que ocupa según el convenio. El grupo de cotización es uno de los 11 grupos en los que se encuadra al trabajador a efectos de Seguridad Social; cada grupo tiene su base mínima (Orden PJC/297/2026, art. 3):
- Ingenieros y licenciados; personal de alta dirección no incluido en el art. 1.3.c del Estatuto de los Trabajadores.
- Ingenieros técnicos, peritos y ayudantes titulados.
- Jefes administrativos y de taller.
- Ayudantes no titulados.
- Oficiales administrativos.
- Subalternos.
- Auxiliares administrativos.
- Oficiales de primera y segunda.
- Oficiales de tercera y especialistas.
- Peones.
- Trabajadores menores de 18 años, sea cual sea su categoría.
2. Fecha de antigüedad y periodo de liquidación
Se indica la fecha en la que el trabajador empezó en la empresa y el periodo al que corresponde la nómina. El recibo de salarios se refiere a meses naturales; si se paga por periodos más cortos, esos pagos se documentan como anticipos a cuenta del recibo mensual (Orden de 27/12/1994, art. 1.2).
3. Devengos
Es todo lo que gana el trabajador en el mes. Se dividen en dos bloques:
- Percepciones salariales: salario base, complementos salariales (antigüedad, plus de convenio, nocturnidad, incentivos…), horas extra y pagas extra. Cotizan a la Seguridad Social y tributan en el IRPF.
- Percepciones no salariales: las indemnizaciones o suplidos por gastos del trabajo (dietas, gastos de viaje), las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos (Estatuto de los Trabajadores, art. 26.2). Su cotización y tributación dependen de cada concepto y de sus límites.
4. Bases de cotización
La base de contingencias comunes es la remuneración del mes más la prorrata de las pagas extra (el importe anual de las pagas extra dividido entre 12). La base debe quedar entre la base mínima del grupo y la máxima, que en 2026 es de 5.101,20 € al mes (Orden PJC/297/2026, arts. 2 y 3). La base de desempleo, formación profesional y FOGASA coincide con la de contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) (art. 33.1). Tienes el detalle en la web de la Seguridad Social.
5. Deducciones
Se restan del total devengado:
- Cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador. Con contrato indefinido en 2026: 4,70 % de contingencias comunes, 1,55 % de desempleo, 0,10 % de formación profesional y 0,15 % de MEI, un 6,50 % en total (Orden PJC/297/2026, arts. 4, 16 y 33). Con contrato de duración determinada, el desempleo del trabajador es del 1,60 %.
- Retención de IRPF. Es un porcentaje que se calcula sobre lo que el trabajador prevé cobrar en el año y su situación personal (modelo 145). Puedes comprobarlo con el servicio de cálculo de retenciones de la AEAT.
- Otras deducciones: anticipos, valor de los productos en especie, embargos y descuentos por ausencias injustificadas o huelga.
6. Líquido a percibir
Total devengado menos total de deducciones. Es lo que cobra el trabajador. Si se paga por transferencia, el trabajador no tiene que firmar el recibo: su firma se sustituye por el comprobante bancario (Orden de 27/12/1994, art. 2.2).
7. Pie de la nómina
Desde la reforma del modelo de recibo por la Orden ESS/2098/2014, en vigor desde el 12 de noviembre de 2014, el pie de la nómina recoge las bases de cotización del mes (contingencias comunes, contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta), la base sujeta a retención de IRPF y la aportación de la empresa a la Seguridad Social por cada concepto. No resta nada al trabajador: le informa del coste de cotización de la empresa.
El modelo oficial de recibo es el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994. El convenio o un acuerdo con los representantes de los trabajadores puede fijar otro modelo, siempre que separe con claridad percepciones y deducciones (Estatuto de los Trabajadores, art. 29.1).
Ejemplo de nómina 2026 paso a paso
Actualizado: noviembre 2026 · Bases y tipos de cotización de 2026 publicados en el BOE.
Vamos a hacer, de principio a fin, la nómina de marzo de 2026 de una trabajadora ficticia. Así ves de dónde sale cada cifra del recibo.
Supuesto (ficticio): Laura, oficial administrativa.
- Grupo de cotización 5, contrato indefinido a jornada completa.
- Salario bruto anual: 28.000 € en 14 pagas de 2.000 € (12 mensualidades y 2 pagas extra, en junio y diciembre, sin prorratear).
- Según su convenio (ficticio), cada paga extra es de 2.000 €.
- Soltera, sin hijos, menor de 65 años, sin discapacidad y sin otro pagador.
- Marzo: mes completo, sin horas extra, sin bajas y sin paga extra.
1. Devengos
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Salario base | 1.750,00 € |
| Plus de convenio | 250,00 € |
| Total devengado | 2.000,00 € |
El reparto entre salario base y plus es ficticio: en una nómina real lo fija el convenio colectivo aplicable.
2. Bases de cotización
| Base | Cálculo | Importe | Fuente |
|---|---|---|---|
| Prorrata de pagas extra | 2 pagas × 2.000 € ÷ 12 | 333,33 € | Orden PJC/297/2026 |
| Contingencias comunes | 2.000,00 + 333,33 | 2.333,33 € | Entre la base mínima del grupo 5 (1.424,40 €) y la máxima (5.101,20 €): Orden PJC/297/2026, arts. 2 y 3 |
| Contingencias profesionales, desempleo, FP y FOGASA | Igual, sin horas extra | 2.333,33 € | Orden PJC/297/2026, art. 33.1 |
3. Cotizaciones de la trabajadora a la Seguridad Social
| Concepto | Base | Tipo | Importe | Fuente |
|---|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | 2.333,33 € | 4,70 % | 109,67 € | Orden PJC/297/2026, art. 4.a |
| Desempleo (contrato indefinido) | 2.333,33 € | 1,55 % | 36,17 € | Orden PJC/297/2026, art. 33.2.a.1.º |
| Formación profesional | 2.333,33 € | 0,10 % | 2,33 € | Orden PJC/297/2026, art. 33.2.c |
| MEI (mecanismo de equidad intergeneracional) | 2.333,33 € | 0,15 % | 3,50 € | Orden PJC/297/2026, art. 16 |
| Total cotizaciones | 6,50 % | 151,67 € |
La base no supera 5.101,20 €, así que no hay cotización adicional de solidaridad (LGSS, art. 19 bis).
4. Retención de IRPF
| Paso | Cálculo | Importe | Fuente |
|---|---|---|---|
| Retribuciones previstas del año | 14 × 2.000 € | 28.000,00 € | RIRPF, art. 83.2 |
| Cotizaciones del año | 6,50 % × 28.000 € | −1.820,00 € | RIRPF, art. 83.3.b |
| Otros gastos deducibles | Cuantía general | −2.000,00 € | RIRPF, art. 83.3.c; LIRPF, art. 19.2.f |
| Reducción por rendimientos del trabajo | No aplica: el rendimiento neto (26.180 €) supera 19.747,50 € | 0,00 € | RIRPF, art. 83.3.d |
| Base para calcular el tipo | 28.000 − 1.820 − 2.000 | 24.180,00 € | RIRPF, art. 83 |
| Escala sobre la base | 4.225,50 + 30 % × (24.180 − 20.200) | 5.419,50 € | RIRPF, art. 85.1 |
| Escala sobre el mínimo personal | 19 % × 5.550 € | −1.054,50 € | RIRPF, arts. 84 y 85.1; LIRPF, art. 57 |
| Cuota de retención | 5.419,50 − 1.054,50 | 4.365,00 € | RIRPF, art. 85.1 |
| Comprobación del límite | 43 % × (28.000 − 15.876) = 5.213,32 €: la cuota es menor, no se recorta | — | RIRPF, arts. 81.1 y 85.3 |
| Tipo de retención | 4.365,00 ÷ 28.000 × 100 | 15,59 % | RIRPF, art. 86.1 |
| Retención de marzo | 15,59 % × 2.000 € | 311,80 € |
La retención es un adelanto del impuesto: en la declaración de la renta se ajusta con lo que corresponda pagar de verdad.
5. Líquido a percibir
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Total devengado | 2.000,00 € |
| Cotizaciones de la trabajadora | −151,67 € |
| Retención de IRPF | −311,80 € |
| Total a deducir | 463,47 € |
6. Lo que paga la empresa (pie de la nómina)
| Concepto | Tipo | Importe | Fuente |
|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 550,67 € | Orden PJC/297/2026, art. 4.a |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50 % | 128,33 € | Orden PJC/297/2026, art. 33.2.a.1.º |
| Formación profesional | 0,60 % | 14,00 € | Orden PJC/297/2026, art. 33.2.c |
| FOGASA | 0,20 % | 4,67 € | Orden PJC/297/2026, art. 33.2.b |
| MEI | 0,75 % | 17,50 € | Orden PJC/297/2026, art. 16 |
| Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales | Según actividad | PENDIENTE | Tarifa de primas de la disposición adicional 61.ª de la LGSS (Orden PJC/297/2026, art. 4). Depende del CNAE de la empresa. |
| Total empresa sin AT/EP | 30,65 % | 715,17 € |
Cálculo orientativo con los datos de este supuesto ficticio. Cada nómina real depende del convenio, del contrato y de la situación personal que el trabajador comunica con el modelo 145.
- Orden PJC/297/2026, de cotización a la Seguridad Social para 2026: BOE-A-2026-7296.
- Reglamento del IRPF (RD 439/2007), arts. 80 a 86: BOE-A-2007-6820.
- Texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, art. 19 bis y DA 61.ª: BOE-A-2015-11724.
- Ley 35/2006 del IRPF, arts. 19 y 57: BOE-A-2006-20764.
Pagas extra: prorrateadas o no
El trabajador tiene derecho, como mínimo, a dos gratificaciones extraordinarias al año; el convenio puede acordar que se prorrateen en las doce mensualidades (Estatuto de los Trabajadores, art. 31).
- Sin prorratear: la paga se cobra en su mes (normalmente junio y diciembre), pero su prorrata se suma igualmente cada mes a la base de cotización.
- Prorrateadas: cada mes se cobra una doceava parte de las pagas; esa cantidad ya forma parte de la remuneración del mes, así que no se suma otra prorrata.
Casos especiales
- Nómina con baja por incapacidad temporal: cambia la forma de calcular la prestación y quién la paga. Lo tienes en cómo calcular una nómina con baja por enfermedad común.
- Nómina con horas extra: se suman a los devengos y tienen una cotización adicional. Al trabajador le corresponde el 4,70 %, o el 2,00 % si son por fuerza mayor (Orden PJC/297/2026, art. 5).
- Media jornada: el salario y las bases se calculan en proporción a la jornada pactada.
- Mes de alta o de baja: se pagan solo los días trabajados. En la baja, además, se liquidan vacaciones no disfrutadas y pagas extra pendientes en el finiquito: mira cómo calcular un finiquito en 2026.
- Salarios bajos: ningún trabajador a jornada completa puede cobrar menos del salario mínimo de 2026.
Errores frecuentes al hacer una nómina
- Olvidar la prorrata de las pagas extra en la base de cotización.
- Usar los tipos de cotización del año anterior, o no aplicar el MEI.
- Aplicar el tipo de desempleo de un contrato indefinido a uno de duración determinada.
- No regularizar el IRPF cuando cambia el salario o la situación familiar del trabajador.
- Aplicar la tabla salarial de un convenio que no corresponde o que ya no está vigente.
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Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una nómina
¿Qué datos hacen falta para preparar una nómina?
Los de la empresa, como el CIF y el código de cuenta de cotización. Los del trabajador: número de afiliación, categoría, grupo de cotización y antigüedad. También el contrato, el convenio colectivo aplicable y el modelo 145, que el trabajador entrega para calcular su retención de IRPF.
¿Qué es la prorrata de pagas extra en la base de cotización?
Es la parte de las pagas extra que corresponde a cada mes. Se suma a la base de cotización aunque las pagas se cobren en junio y diciembre. Con dos pagas extra de 2.000 €, la prorrata mensual es de 333,33 €. La base resultante debe quedar entre la mínima del grupo y la máxima de 5.101,20 € al mes (Orden PJC/297/2026, arts. 2 y 3).
¿Cuánto se le descuenta al trabajador a la Seguridad Social en 2026?
Con contrato indefinido, el 6,50 % de la base: 4,70 % por contingencias comunes, 1,55 % por desempleo, 0,10 % por formación profesional y 0,15 % por el MEI (Orden PJC/297/2026, arts. 4, 16 y 33).
¿Qué diferencia hay entre el total devengado y el líquido a percibir?
El total devengado es todo lo que el trabajador gana en el mes: salario base, complementos y otras percepciones. El líquido a percibir es lo que cobra de verdad. Sale de restar al total devengado las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF.
¿Qué pasa si el trabajador no entrega el modelo 145?
La empresa calcula la retención sin tener en cuenta su situación personal y familiar. Puede que le retenga más de lo necesario. El trabajador recupera la diferencia en su declaración de la renta (Reglamento del IRPF, art. 88.2).
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