En resumen
- Cambia siempre a principio de mes; el mejor momento es a principio de año y, después, a principio de trimestre.
- Pide al proveedor actual los acumulados del año de cada trabajador, los contratos y las situaciones abiertas (bajas, embargos, anticipos, vacaciones).
- La autorización RED se traspasa cuando la empresa confirma la asignación de sus códigos de cotización al nuevo proveedor en la sede de la Seguridad Social.
- Revisa la primera nómina con el nuevo proveedor trabajador por trabajador antes de pagar.
Cambiar es más sencillo de lo que parece
Muchas empresas siguen con una gestoría o un programa que no les convence por miedo a que el cambio salga mal: nóminas con errores, cotizaciones duplicadas o trabajadores que cobran tarde. Ese riesgo existe, pero se controla con un buen calendario y con los datos correctos.
En esta guía explicamos cuándo cambiar, qué pedir a tu proveedor actual y cómo comprobar que la primera nómina con el nuevo sale bien.
Cuándo conviene cambiar
El cambio siempre se hace a principio de mes, para que cada mes lo cierre un único proveedor. Además:
- A principio de año es el mejor momento: el nuevo proveedor empieza con el año fiscal limpio y el resumen anual de retenciones (modelo 190) lo presenta uno solo.
- A principio de trimestre es la segunda mejor opción, porque la declaración trimestral de retenciones (modelo 111) queda completa en un solo proveedor.
- A mitad de trimestre también se puede, pero hay que coordinar quién presenta el modelo 111 de ese trimestre con los datos de los dos.
Avisa al proveedor actual con el preaviso que fije tu contrato y deja que cierre por completo el último mes que le toca, incluida la cotización.
Qué datos pedir al proveedor actual
Es tu información y tienes derecho a recibirla. Pide como mínimo:
- Datos de la empresa: códigos de cuenta de cotización, convenio aplicado y tablas salariales en vigor.
- Por cada trabajador: contrato y sus anexos, categoría, jornada, salario y complementos pactados.
- Acumulados del año: importes pagados, retenciones de IRPF y bases de cotización de cada mes. Son imprescindibles para calcular bien la retención de los meses que quedan y para el certificado anual.
- Situaciones abiertas: bajas médicas en curso, embargos con lo ya retenido, anticipos o préstamos pendientes y vacaciones disfrutadas y pendientes.
- Últimas nóminas y liquidaciones de cotización, para comparar.
El histórico de años anteriores se traslada o no según lo que pactes con el nuevo proveedor. Lo imprescindible es el año en curso.
La autorización RED y los accesos
El Sistema RED es el canal por el que se comunican altas, bajas y cotizaciones a la Seguridad Social. Tu proveedor actual lo usa como autorizado RED de tu empresa. Para cambiar:
- El nuevo proveedor solicita que se le asignen tus códigos de cuenta de cotización.
- La empresa confirma esa asignación en la sede electrónica de la Seguridad Social.
- Si hace falta, la empresa retira la asignación al proveedor anterior desde la misma sede.
Revisa también los apoderamientos ante Hacienda para presentar los modelos de retenciones y las autorizaciones en Contrat@ para comunicar contratos al servicio público de empleo.
Cómo comprobar la primera nómina
La primera nómina con el nuevo proveedor es la que hay que mirar con lupa:
- Compárala con la del mes anterior, trabajador por trabajador, y explica cada diferencia.
- Revisa las retenciones de IRPF: si los acumulados no se cargaron bien, el porcentaje sale distinto.
- Comprueba las situaciones abiertas: bajas, embargos y anticipos tienen que continuar donde se quedaron.
- Verifica la liquidación de cotizaciones antes de su ingreso.
Si la plantilla es grande o el convenio es complejo, calcula esa primera nómina con los dos sistemas y compara los resultados antes de pagar.
Preguntas frecuentes
¿Puede mi gestoría negarse a darme los datos?
No debería. Los datos de tus trabajadores y de tu empresa son tuyos, y quien los gestiona lo hace por tu cuenta. Si encuentras resistencia, pídelos por escrito citando el contrato.
¿Cuánto tarda el cambio?
Depende del tamaño de la plantilla y de lo rápido que llegue la información del proveedor anterior. Planifícalo con al menos un mes de margen antes del mes en que quieres empezar.
¿Tengo que avisar a los trabajadores?
Conviene hacerlo, sobre todo si cambia la forma en que reciben la nómina, por ejemplo si pasan a consultarla en un portal del empleado.
¿Qué pasa con los certificados de retenciones si cambio a mitad de año?
Cada trabajador debe recibir un único certificado con todo el año. Por eso el nuevo proveedor necesita los acumulados de los meses anteriores.
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Revisado por Andrea Saiz, equipo laboral de tugesto · Actualizado en noviembre de 2026.
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