En resumen
- Las gestorías cobran habitualmente entre 10 y 20 € por trabajador al mes; los servicios completos, entre 35 y 60 € (sin IVA).
- El coste real suma la cuota, los trabajos que se facturan aparte, las horas internas de tu equipo y el coste de los errores.
- Ingresar tarde las cotizaciones supone un recargo del 10 % en el primer mes y del 20 % a partir del segundo.
- Una cuota baja no garantiza el menor coste total.
El precio de la nómina es solo una parte
Cuando una empresa compara presupuestos de nóminas, suele fijarse en el precio por trabajador. Es la cifra más visible, pero no la única: el coste real incluye lo que se factura aparte, las horas que dedica tu equipo y lo que cuestan los errores.
En esta guía repasamos los precios de mercado, los costes que no aparecen en el presupuesto y cómo calcular cuánto te cuesta de verdad la gestión de nóminas.
Precios de mercado en 2026
Los proveedores cobran normalmente una cuota por trabajador y mes, a veces con una cuota base por empresa. Como referencia, a partir de las tarifas publicadas en el mercado:
| Modelo | Precio habitual | Qué suele incluir |
|---|---|---|
| Gestoría online de bajo coste | Desde unos 10 € por trabajador al mes | Nómina y seguros sociales; el resto, aparte |
| Gestoría online o tradicional | Entre 10 y 20 € por trabajador al mes | Nómina, seguros sociales, altas y bajas |
| Servicio completo | Entre 35 y 60 € por trabajador al mes | Nómina, contratos, incidencias y asesoramiento |
| Módulo de nóminas de un software | Desde unos 5 € por trabajador al mes | Solo la herramienta; el cálculo y el criterio los pone la empresa |
Precios sin IVA. Son rangos orientativos: cada proveedor define qué incluye la cuota y qué cobra aparte.
Lo que no aparece en el presupuesto
Trámites que se cobran aparte
Muchas cuotas solo cubren la nómina mensual. Los despidos, los finiquitos, las altas de trabajadores nuevos, los contratos o la atención de una inspección se facturan como trabajos extra. Antes de comparar, pide la lista completa de lo que no entra en la cuota.
Las horas de tu equipo
Aunque externalices, alguien de la empresa recoge las incidencias, responde dudas, revisa las nóminas y atiende a los trabajadores. Calcula cuántas horas al mes dedica tu equipo a esto y multiplícalas por su coste por hora. En empresas con turnos, horas extra o varios centros, este coste suele superar al de la propia gestoría.
Los errores
Un error de nómina se paga dos veces: en tiempo, para corregirlo, y en dinero, cuando hay recargos o sanciones.
- Cotizaciones ingresadas tarde: recargo del 10 % si se pagan en el mes siguiente al vencimiento y del 20 % a partir del segundo mes, siempre que la liquidación se haya presentado en plazo. Si no se presentó, los recargos son mayores.
- Trabajador sin alta previa: es una infracción grave, con una multa por cada trabajador afectado.
- Diferencias salariales: un convenio mal aplicado genera atrasos que el trabajador puede reclamar con efecto retroactivo.
Ver cómo auditar la nómina antes de una inspección de trabajo.
Cómo calcular el coste real
Suma estas cuatro partidas para un año:
- Cuota del proveedor: precio por trabajador × número de trabajadores × 12 meses, más la cuota base si la hay.
- Trabajos extra: los que tuviste el año pasado (altas, finiquitos, despidos) × su precio.
- Horas internas: horas al mes × coste por hora × 12.
- Errores: recargos, sanciones y atrasos pagados en el último año.
Ejemplo orientativo
Con los rangos de mercado anteriores, solo la cuota del proveedor supondría:
| Plantilla | Gestoría de 10 a 20 € por trabajador | Servicio completo de 35 a 60 € por trabajador |
|---|---|---|
| 20 trabajadores | De 200 a 400 € al mes | De 700 a 1.200 € al mes |
| 100 trabajadores | De 1.000 a 2.000 € al mes | De 3.500 a 6.000 € al mes |
A esas cifras hay que sumar los trabajos extra, las horas internas y los errores. Por eso una cuota baja no siempre es la opción más barata.
Para hacer el cálculo con tus datos, usa la calculadora de ROI de tugesto.
Para comparar precios y funciones de los principales programas, consulta la guía del mejor programa de nóminas para pymes y las comparativas de tugesto frente a Factorial, PayFit y a3innuva.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor pagar por nómina o una cuota fija?
Depende de lo estable que sea tu plantilla. Con mucha rotación o temporadas, el pago por nómina se ajusta mejor; con plantilla estable, una cuota fija da previsibilidad. En los dos casos, lo importante es saber qué queda fuera.
¿Las nóminas con incidencias cuestan más?
En muchos proveedores, sí, de forma directa o en forma de trabajos extra. Y siempre cuestan más en horas internas si las incidencias se comunican por correo.
¿Cuánto cuesta cambiar de proveedor?
Normalmente no hay coste de salida, pero sí de tiempo: traspasar datos y comprobar las primeras nóminas. Ver cómo cambiar de gestoría o de programa de nóminas.
¿Qué modelo sale más barato?
El que reduce más horas internas y errores para tu tipo de plantilla, no necesariamente el de cuota más baja. Ver externalizar las nóminas o hacerlas en la empresa.
Reduce el coste real, no solo la cuota
Con el software de nóminas y RRHH de tugesto, las incidencias, el control horario y los cuadrantes están en la misma plataforma que la nómina, así que no viajan por correo. Y cuentas con asesoría laboral integrada para las dudas. Si lo prefieres, puedes contratar solo el software.
Revisado por Andrea Saiz, equipo laboral de tugesto · Actualizado en noviembre de 2026.
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