Auditar la nómina antes de una inspección de trabajo consiste en comprobar, con los mismos cruces que hará el inspector, que cada nómina cuadra con cuatro fuentes: el contrato y el convenio, la cotización a la Seguridad Social, la retención de IRPF y el registro de jornada. En una pyme basta con una revisión trimestral sobre una muestra de nóminas y seis controles fijos. Con un software de nóminas como tugesto, que calcula la nómina a partir de los fichajes y las ausencias del portal del empleado y cuenta con abogados laboralistas para resolver dudas, buena parte de esos cruces ya queda documentada y la auditoría se centra en las excepciones.
¿Qué revisa la Inspección de Trabajo en la nómina?
La Inspección no revisa la nómina aislada: la cruza con otros documentos para ver si cuadran. Según el objeto de la actuación, puede pedir contratos, nóminas, altas y bajas, registros de jornada, documentación de Seguridad Social y, si aplica, el plan de igualdad. El registro de jornada suele ser de lo primero que solicita.
Los cruces que más incidencias destapan son cinco:
- Nómina y convenio: salario base, complementos y pagas extra deben corresponder al grupo profesional y a las tablas salariales vigentes, y nunca quedar por debajo del SMI.
- Nómina y cotización: la base de cotización debe recoger todos los conceptos salariales, incluidas horas extra y retribución en especie, con el grupo de cotización correcto.
- Nómina y registro de jornada: las horas registradas deben coincidir con las pagadas y cotizadas. En contratos a tiempo parcial, el resumen mensual de horas se entrega junto con la nómina (artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores).
- Nómina y recibo de salarios: cada persona trabajadora debe recibir su recibo individual, en el modelo oficial o el pactado en convenio, con todos los conceptos desglosados (artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores).
- Nómina e igualdad retributiva: el registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, tengan o no plan de igualdad, y debe ser coherente con lo que reflejan las nóminas. Las obligaciones de transparencia salarial van a reforzar este cruce.
¿Cómo auditar la nómina paso a paso antes de una inspección?
Una auditoría preventiva sigue el mismo orden que el inspector: primero elige qué revisar, después cruza cada nómina con sus fuentes y, por último, deja constancia de lo encontrado. Estos son los pasos:
- Define el periodo y la muestra. Revisa los últimos 12 meses. Incluye todas las altas, bajas y cambios de contrato, todos los contratos a tiempo parcial y al menos una nómina por grupo profesional.
- Control 1, convenio. Confirma que aplicas el convenio vigente y que las tablas salariales del año están cargadas. Si se publicaron con efecto retroactivo, comprueba que los atrasos se pagaron y cotizaron.
- Control 2, jornada. Compara el registro de jornada con las horas extra y complementarias pagadas. Cada hora registrada por encima de la jornada pactada debe estar pagada o compensada con descanso.
- Control 3, cotización. Suma las bases de cotización de las nóminas del mes y compáralas con la liquidación presentada en SILTRA. Revisa grupos de cotización, prorrata de pagas extra y conceptos excluidos como las dietas.
- Control 4, retenciones. Verifica que el tipo de IRPF responde al modelo 145 actualizado de cada persona y que el total retenido cuadra con los modelos 111 y 190. Es materia de Hacienda, pero el error nace en la misma nómina.
- Control 5, pago y recibos. Comprueba que la remesa bancaria coincide con el líquido de las nóminas y que cada persona recibió su recibo de salarios.
- Control 6, igualdad retributiva. Contrasta el registro retributivo con las nóminas del periodo. Una diferencia sin justificar entre puestos de igual valor es un hallazgo, aunque cada nómina esté bien calculada.
- Documenta lo encontrado. Anota cada hallazgo con su causa, la corrección aplicada y la fecha. Ese registro demuestra diligencia si llega un requerimiento.
¿Qué fallos del software de nómina conviene detectar?
Los fallos más peligrosos son los silenciosos: un dato mal configurado una vez se repite en cada nómina hasta que alguien lo cruza. Casi todos nacen en la configuración, no en el cálculo.
| Fallo | Cómo detectarlo | Causa habitual |
|---|---|---|
| Tablas salariales desactualizadas | El salario base no cambia tras publicarse la revisión del convenio | Revisión del convenio no cargada o atrasos no aplicados |
| Grupo profesional mal asignado | Falta un plus o complemento propio de la categoría | Ficha del empleado mal configurada en el alta |
| Grupo de cotización erróneo | El grupo no es coherente con el puesto y la titulación exigida | Error en el alta que se arrastra mes a mes |
| Concepto mal parametrizado | Una dieta cotiza cuando no debe, o un plus salarial no cotiza | Concepto creado a mano sin revisar si cotiza y tributa |
| Horas extra no trasladadas | Horas del registro de jornada que no aparecen en la nómina | Control horario y nómina en sistemas separados |
| Incapacidad temporal mal calculada | El complemento o la base reguladora no cuadra con el parte | Baja comunicada tarde o introducida a mano |
| IRPF desfasado | La retención no cambia pese a subidas de salario o cambios familiares | Modelo 145 sin actualizar o regularización desactivada |
| Cambio normativo no aplicado | Tipos de cotización o bases máximas y mínimas del año anterior | Actualización anual no instalada o parámetros fijados a mano |
Antes de revisar importes, revisa la ficha de cada empleado y la lista de conceptos creados a mano: ahí está el origen de la mayoría de estos errores. Si quieres ver ejemplos de cálculo, repasamos los errores frecuentes en las nóminas y cómo calcular una nómina con baja por IT.
¿Qué documentación hay que tener preparada y durante cuánto tiempo?
La regla práctica es conservar al menos cuatro años toda la documentación laboral y de cotización, porque las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los cuatro años. Las infracciones laborales prescriben a los tres años (artículo 4 de la LISOS).
| Documento | Plazo mínimo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Documentación de afiliación, altas, bajas y cotización | 4 años | Art. 21.1 LISOS |
| Registro diario de jornada | 4 años | Art. 34.9 ET |
| Resúmenes mensuales de horas de contratos a tiempo parcial | 4 años | Art. 12.4.c ET |
| Nóminas y justificantes de pago | 6 años como justificante contable | Art. 30 Código de Comercio |
| Contratos y sus modificaciones | Toda la relación laboral y después, el mismo plazo que las nóminas | Recomendación práctica |
Sobre el registro de jornada: a noviembre de 2026, el real decreto que lo haría obligatoriamente digital sigue sin aprobarse. Hoy vale cualquier sistema fiable, pero un registro digital e inalterable es mucho más fácil de defender.
¿Qué sanciones puede haber por errores en la nómina?
Un error de nómina puede costar tres veces: la multa, las cuotas que no se ingresaron con sus recargos e intereses, y las diferencias salariales que reclame la plantilla. Las multas en materia laboral y de Seguridad Social se gradúan así (artículo 40.1 de la LISOS, cuantías vigentes desde octubre de 2021):
| Infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 70 – 150 € | 151 – 370 € | 371 – 750 € |
| Grave | 751 – 1.500 € | 1.501 – 3.750 € | 3.751 – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 – 30.000 € | 30.001 – 120.005 € | 120.006 – 225.018 € |
Algunos ejemplos ligados a la nómina:
- No conservar cuatro años la documentación de cotización es infracción leve (artículo 21 de la LISOS).
- Incumplir las normas de jornada, horas extra o registro de jornada es infracción grave (artículo 7 de la LISOS).
- No pagar el salario o retrasarlo de forma continuada es infracción muy grave (artículo 8 de la LISOS).
Además, el salario que se paga tarde genera un interés por mora del 10% (artículo 29.3 del Estatuto), y la persona trabajadora tiene un año para reclamar las diferencias salariales (artículo 59).
¿Qué hacer si la auditoría detecta errores?
Si la auditoría encuentra errores, corrígelos en este orden: primero la causa, después los meses afectados y, por último, la comunicación. Regularizar antes de un requerimiento no siempre evita la infracción, pero reduce cuotas pendientes y recargos y demuestra buena fe.
- Corrige la causa. Arregla la ficha del empleado, el concepto o el parámetro que originó el error, para que no se repita en la próxima nómina.
- Regulariza los salarios. Abona las diferencias en una nómina de atrasos, con su propio recibo y el desglose de los meses afectados. Lo explicamos con detalle en irregularidades en la nómina: cómo detectarlas y corregirlas.
- Regulariza la cotización. Presenta liquidaciones complementarias por los meses afectados. Si los atrasos vienen de un convenio publicado con efecto retroactivo, existe un plazo especial para ingresar sin recargo.
- Ajusta el IRPF. Corrige la retención en las siguientes nóminas y, si el trimestre ya está cerrado, valora una declaración complementaria del modelo 111.
- Informa a las personas afectadas. Explica qué se corrige y por qué. Una corrección comunicada a tiempo evita reclamaciones.
- Si ya tienes un requerimiento, no envíes nada sin revisarlo. Comprueba qué pide exactamente la Inspección y prepara la documentación con tu asesor laboral antes de la comparecencia.
¿Cómo ayuda tugesto a preparar una inspección?
tugesto reduce los cruces manuales porque la nómina, el control horario, el portal del empleado y la comunicación con Seguridad Social y Hacienda están en la misma plataforma. Lo que aporta en cada control de la auditoría:
- Jornada: el control horario y la nómina comparten datos; los fichajes validados y el registro quedan accesibles para la empresa y para cada persona trabajadora desde su portal.
- Ausencias e incapacidad temporal: las vacaciones, ausencias y bajas aprobadas en el portal del empleado se reflejan en la nómina sin volver a teclearlas.
- Normativa: las actualizaciones laborales y fiscales se aplican en la plataforma, lo que reduce el riesgo de trabajar con tipos o bases del año anterior.
- Criterio laboral: el servicio incluye consultas con abogados laboralistas, útiles para interpretar un convenio o preparar la respuesta a un requerimiento.
- Documentación: contratos, nóminas y certificados quedan archivados en un solo sitio, listos para aportarse.
Lo que tugesto no hace por ti: validar que la configuración inicial de cada empleado es correcta. Esa revisión, y la auditoría periódica, siguen siendo responsabilidad de la empresa. Si estás eligiendo herramienta, repasa qué debe tener un software de nóminas para pymes.
Preguntas frecuentes sobre la auditoría de nómina
¿Cada cuánto conviene auditar la nómina?
Conviene revisar una muestra de nóminas cada trimestre y hacer una auditoría completa de los últimos 12 meses una vez al año. También es recomendable revisar tras un cambio de convenio, de software o del SMI.
¿Cuántos años atrás puede revisar la Inspección de Trabajo?
Las infracciones laborales prescriben a los tres años y las de Seguridad Social a los cuatro, según el artículo 4 de la LISOS. Por eso conviene conservar al menos cuatro años de nóminas, cotizaciones y registro de jornada.
¿Qué documentos de nómina pide la Inspección de Trabajo?
Lo habitual es que pida contratos, nóminas y recibos de salarios, altas y bajas, liquidaciones de cotización y el registro de jornada. Si aplica, también puede pedir el plan de igualdad y el registro retributivo.
¿Se puede corregir una nómina que ya se ha pagado?
Sí. Las diferencias se abonan en una nómina de atrasos, la cotización se regulariza con liquidaciones complementarias y el IRPF se ajusta en las nóminas siguientes o con una complementaria del modelo 111.
¿Es obligatorio el registro de jornada digital en 2026?
A noviembre de 2026, no. Lo obligatorio es registrar cada día la jornada de cada persona trabajadora, en cualquier soporte fiable, y conservar ese registro cuatro años.
¿Qué multa puede poner la Inspección por errores en la nómina?
Depende de la gravedad: de 70 a 750 euros las leves, de 751 a 7.500 euros las graves y de 7.501 a 225.018 euros las muy graves. A la multa se suman las cuotas no ingresadas con sus recargos.
¿Un software de nóminas evita las sanciones?
No por sí solo. Un software como tugesto reduce los errores de cálculo y los cruces manuales, pero la configuración de cada empleado y los datos de origen siguen dependiendo de la empresa.
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