Una irregularidad en la nómina es cualquier diferencia entre lo que la empresa debe pagar y cotizar —según el convenio colectivo, el contrato y la ley— y lo que refleja realmente el recibo de salarios. Las más frecuentes son horas extra no abonadas, complementos de convenio no aplicados, bases de cotización inferiores al salario real, pagas extra mal prorrateadas y retenciones de IRPF incorrectas. Detectarlas es casi siempre cuestión de cruzar tres documentos: la nómina, el convenio aplicable y el informe de bases de cotización de la Seguridad Social. En tugesto las nóminas se calculan con motor propio actualizado a convenio y con un equipo de abogados laboralistas dentro de la plataforma, de modo que las discrepancias se detectan antes de cerrar la nómina, no cuando llega la reclamación.
¿Qué se considera una irregularidad en la nómina?
No toda diferencia es lo mismo. Conviene distinguir tres niveles, porque las consecuencias y los plazos cambian:
- Error material. Un cálculo mal hecho, un concepto olvidado o un dato de plantilla desactualizado. Se corrige con una nómina complementaria o una regularización en el mes siguiente.
- Incumplimiento. La empresa paga menos de lo que exige el convenio o el contrato, no cotiza por el salario real o no entrega el recibo. Aquí ya hay una obligación legal incumplida, aunque no haya mala fe.
- Infracción sancionable. Impagos o retrasos reiterados, salario parcialmente en efectivo sin declarar, o falta sistemática del recibo de salarios. Es el terreno de la Inspección de Trabajo.
La clave práctica: el recibo de salarios no es un resumen informativo, es el documento que acredita qué se ha pagado y por qué concepto. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a entregarlo de forma individual y justificativa, incluso cuando el pago se hace por transferencia bancaria.
¿Cuáles son las irregularidades más frecuentes en la nómina?
| Irregularidad | Cómo se detecta | Cómo se corrige |
|---|---|---|
| Horas extra no abonadas ni compensadas | Comparar el registro de jornada con las horas retribuidas en el recibo | Abono en nómina complementaria o compensación con descanso, según convenio |
| Complementos de convenio no aplicados (antigüedad, nocturnidad, turnicidad, penosidad) | Revisar las tablas del convenio vigente frente a los conceptos de la nómina | Recalcular con efectos retroactivos y regularizar cotizaciones |
| Base de cotización inferior al salario real | Cruzar la nómina con el informe de bases de cotización de la Seguridad Social | Rectificación de bases ante la TGSS y abono de la diferencia de cuotas |
| Salario por debajo del SMI o de la tabla del convenio | Comparar el salario bruto anual con el mínimo aplicable | Actualización inmediata y abono de atrasos |
| Pagas extra prorrateadas sin que el convenio lo permita | Verificar si el convenio autoriza la prorrata mensual | Reordenar el pago en los periodos que fije el convenio |
| Retención de IRPF incorrecta | Revisar el modelo 145 y la situación personal declarada | Regularizar el tipo en las nóminas restantes del ejercicio |
| Vacaciones retribuidas sin incluir el promedio de complementos variables | Comparar la nómina del mes de vacaciones con la media de los meses trabajados | Abono de la diferencia y ajuste del criterio de cálculo |
| Descuentos no previstos legalmente | Revisar la línea de deducciones: solo caben IRPF, cotizaciones, embargos judiciales, anticipos y cuota sindical autorizada | Devolución del importe descontado indebidamente |
| Recibo sin desglose de conceptos o en un modelo no válido | Comprobar que aparecen devengos, deducciones, bases y aportación empresarial | Emisión de un recibo conforme al modelo oficial o al pactado en convenio |
| Parte del salario abonado en efectivo sin declarar | Diferencia entre el importe realmente percibido y el líquido del recibo | Regularización completa de salario y cotizaciones |
¿Cómo detectar una irregularidad en tu nómina paso a paso?
Con tres documentos y media hora se resuelve la mayoría de las dudas:
- Identifica tu convenio colectivo y tu grupo profesional. Aparecen en el contrato y en la cabecera de la nómina. Sin este dato no puedes saber qué te corresponde.
- Compara las tablas salariales del convenio con tus devengos. Salario base, complementos, pluses y pagas extra. Fíjate en si el convenio permite prorratear las pagas.
- Contrasta la base de cotización. Pide en la Seguridad Social el informe de bases de cotización y compáralo con la base de contingencias comunes de tus nóminas. Si es menor que tu salario real, afecta a tu futura prestación por desempleo, incapacidad y jubilación.
- Cruza las horas. Tus fichajes del registro de jornada frente a las horas retribuidas. Las diferencias sostenidas son la irregularidad más habitual y la más fácil de probar.
- Revisa las deducciones una a una. Cualquier concepto que no sea IRPF, cotización, embargo judicial, anticipo o cuota sindical autorizada necesita justificación.
¿Qué puede hacer un trabajador si detecta una irregularidad?
El recorrido habitual tiene tres escalones y conviene documentar cada uno por escrito:
- Reclamación interna. Un correo a RR. HH. o a la gestoría con el detalle del importe y del concepto. Muchas irregularidades son errores de configuración y se resuelven en la nómina siguiente.
- Papeleta de conciliación. Si no hay respuesta, se presenta ante el servicio de mediación, arbitraje y conciliación de la comunidad autónoma. Es trámite previo obligatorio a la vía judicial en la reclamación de cantidad.
- Demanda ante el Juzgado de lo Social. El plazo para reclamar cantidades es de un año desde que cada cantidad era exigible (artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores). Cada mensualidad prescribe por separado, así que esperar tiene un coste directo.
En paralelo, se puede presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que actúa de oficio y protege la identidad del denunciante. La denuncia no sustituye a la reclamación de cantidad: la Inspección sanciona a la empresa, pero no te paga lo que se te debe.
¿Qué consecuencias tiene para la empresa?
| Conducta | Calificación habitual | Consecuencia añadida |
|---|---|---|
| No entregar el recibo de salarios o usar un modelo no válido | Infracción grave | Dificulta probar el pago en un litigio posterior |
| Impago o retrasos reiterados en el pago del salario | Infracción muy grave | Interés por mora del 10 % anual sobre lo debido (art. 29.3 ET) y posible extinción indemnizada del contrato (art. 50 ET) |
| Cotizar por una base inferior al salario real | Infracción grave | Liquidación de cuotas con recargo e intereses; las cuotas prescriben a los 4 años |
| No abonar horas extra realizadas | Infracción grave | Reclamación de cantidad con el registro de jornada como prueba principal |
¿Cómo se corrige una nómina mal calculada?
La corrección tiene dos caras que suelen olvidarse a medias, y ahí nace el problema recurrente:
La cara salarial. Se emite una nómina complementaria del periodo afectado, o se regulariza en la nómina siguiente identificando el concepto y el mes al que corresponde. Nunca conviene «meterlo» como un complemento genérico: si mañana hay un litigio, la trazabilidad es lo único que sostiene la posición de la empresa.
La cara de cotización. Si la base era incorrecta, hay que rectificar las bases ante la Tesorería General de la Seguridad Social y liquidar la diferencia. Corregir el salario y no la cotización deja la irregularidad viva durante cuatro años.
¿Cómo se evitan las irregularidades de forma sistemática?
Casi todas las irregularidades de nómina no vienen de la mala fe, sino de tres causas estructurales: convenios que se actualizan y nadie replica en el software, datos de jornada que viven en un sistema distinto al de la nómina, y decisiones con matiz jurídico (¿este plus cotiza?, ¿este complemento entra en el cálculo de vacaciones?) que se resuelven por costumbre y no por criterio legal.
Eso es exactamente lo que ataca tugesto: el motor de cálculo de nóminas es propio y se mantiene actualizado frente a los cambios normativos y de convenio; el registro de jornada y las ausencias alimentan directamente el cálculo, sin volcados manuales; el portal del empleado deja constancia de la puesta a disposición de cada recibo; y hay abogados laboralistas en el equipo para las dudas que un software, por sí solo, no debería resolver.
Con honestidad: ningún software elimina la necesidad de revisar. Lo que hace es reducir a un puñado las decisiones que requieren criterio humano, en lugar de repartirlas por toda la plantilla cada mes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una nómina mal pagada? Un año desde que cada cantidad era exigible, según el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores. Cada mensualidad prescribe de forma independiente, por lo que cuanto más se tarde, menos importe se puede recuperar.
¿Es obligatorio que la empresa me entregue la nómina? Sí. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a entregar un recibo individual y justificativo del pago del salario, también cuando se abona por transferencia. No entregarlo se considera infracción grave.
¿Puedo reclamar horas extra que no aparecen en mi nómina? Sí. La prueba principal es el registro de jornada, que la empresa está obligada a llevar y a conservar durante cuatro años. Si el registro no existe o es incoherente, la falta de registro juega en contra de la empresa.
¿Qué hago si mi base de cotización es menor que mi salario real? Solicita el informe de bases de cotización en la Seguridad Social y compáralo con tus nóminas. Si hay diferencia, puedes reclamarla a la empresa y denunciarla ante la Inspección de Trabajo. Es importante hacerlo porque la base determina el importe de tus futuras prestaciones.
¿La empresa puede descontar cantidades de mi nómina sin avisarme? Solo caben las deducciones legalmente previstas: retención de IRPF, cotizaciones a la Seguridad Social, embargos acordados judicialmente, anticipos ya percibidos y cuota sindical si la has autorizado. Cualquier otro descuento unilateral no es válido.
¿Qué diferencia hay entre un error en la nómina y un impago de salario? El error es una discrepancia de cálculo que se corrige con una nómina complementaria. El impago o el retraso reiterado es un incumplimiento que puede calificarse como infracción muy grave, devengar un interés por mora del 10 % anual y permitir al trabajador solicitar la extinción indemnizada del contrato.
¿Cobrar parte del salario en efectivo sin declarar es una irregularidad? Sí, y perjudica a las dos partes. El trabajador cotiza por menos de lo que gana, lo que reduce sus prestaciones futuras, y la empresa se expone a una liquidación de cuotas con recargo y a sanción.
¿Dónde denuncio irregularidades en la nómina? Ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que tramita la denuncia protegiendo la identidad del denunciante. Para cobrar lo debido, además hay que presentar papeleta de conciliación y, si no hay acuerdo, demanda ante el Juzgado de lo Social.
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