¿Cómo evitar impagos si eres autónomo o tienes una empresa?

Una de las cuestiones más importantes si eres autónomo o tienes una empresa es tener la certeza de que vas a cobrar a tiempo. Sin embargo, muchas veces los impagos se presentan como un problema, que puede incluso desencadenar en el cierre de la empresa.

Cobrar tarde de empresas y Administraciones públicas afecta a la liquidez y, si se acumula, a la continuidad del negocio. Por eso conviene prevenir antes de que la factura venza.

Cuanto más tiempo pasa desde el vencimiento, más difícil suele ser cobrar, así que la prevención y la rapidez son tus mejores aliadas.

En este post te ayudamos a conocer cómo puede evitarse esta situación y qué hacer una vez se ha producido.

¿Qué es un impago? ¿Cuándo se considera como tal?

El impago es el incumplimiento de una obligación de pago: una factura, un préstamo o cualquier deuda que no se abona cuando vence.

Ojo: aunque no hayáis fijado fecha, entre empresas la ley la fija por ti. Si no se pactó plazo, el cliente debe pagar en 30 días naturales desde la entrega o el servicio; por pacto se puede ampliar, pero nunca más de 60 días naturales (artículo 4 de la Ley 3/2004). Desde ese momento el cliente incurre en mora automáticamente, sin necesidad de aviso (artículo 5).

Normalmente, cuando realizan ventas de servicios o productos, empresas y autónomos emiten una factura o contratos que comprometen al cliente a pagar según lo estipulado en ellos. Un contrato o presupuesto firmado es la mejor prueba, aunque no la única: para un proceso monitorio también valen facturas y albaranes, aunque los hayas creado tú, si son de los que habitualmente documentan la relación con ese cliente (artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

En base a lo anterior, no olvides que la elaboración de un contrato o una factura cuando cierres un préstamo o venta de producto y/o servicio es clave.

Si el cliente no paga y el acreedor lo reclama judicialmente, la deuda puede terminar en embargo de sus bienes.

Las razones que motivan el impago de una determinada deuda por parte de una persona o empresa son muy variadas. Van desde quiebras hasta situaciones personales. Aquí, conviene distinguir el impago puntual de la insolvencia. Hoy la ley ya no habla de «quiebra»: según el texto refundido de la Ley Concursal, está en insolvencia actual el deudor que no puede cumplir regularmente sus obligaciones exigibles, e inminente el que prevé que no podrá hacerlo en los tres meses siguientes (artículo 2.3 del texto refundido de la Ley Concursal).

Medidas para evitar impagos

Como mencionamos al inicio, es cierto que los impagos son muy comunes, pero se pueden prever. A continuación de damos algunos consejos y recomendaciones para que te ayuden a evitar un impago indeseado y perjudicial.

Pagos anticipados

Los pagos por adelantado se suelen solicitar para trabajos con presupuestos altos y de larga duración. Antes de realizar cualquier servicio, una buena manera de evitar impagos es solicitar el pago por adelantado.

Puedes establecer tú mismo las condiciones que prefieras siempre que se le haya informado con anterioridad al cliente.

Normalmente se suele solicitar un pequeño porcentaje por adelantado en vez de la totalidad de la cuantía. Si vas a recibir un pago por adelantado, emite la factura del anticipo cuando lo cobres: el IVA se devenga en el momento del cobro por el importe percibido (artículo 75.Dos de la Ley del IVA).

Fichero ASNEF

Antes de establecer una relación comercial, conviene estudiar la solvencia del cliente. En este sentido, los sistemas de información crediticia, como el fichero ASNEF, recogen deudas impagadas. Pero no puedes consultarlos libremente: la ley solo lo permite si mantienes con esa persona una relación contractual que implique un pago o si te ha pedido un contrato con financiación, pago aplazado o facturación periódica (artículo 20.1.e de la Ley Orgánica 3/2018).

Esto te permitirá calcular de forma más precisa el riesgo de la operación comercial. Por tanto, te ayudará a la toma de decisiones cuando inicies relaciones profesionales.

Si hay impago, el deudor puede ser incluido en el fichero si la deuda es cierta, vencida y exigible, no la ha discutido en vía administrativa, judicial o arbitral, le informaste de esa posibilidad en el contrato o al requerirle el pago, y como máximo durante 5 años desde el vencimiento (artículo 20.1). Más detalle en lista de morosos.

Sé proactivo

La proactividad es una característica muy importante para triunfar en los negocios. Una manera de adoptar una actitud proactiva es anticipándote al impago con el respaldo de un servicio experto en la gestión y el cobro de deudas.

Contar con el respaldo de un equipo de profesionales puede disuadir al cliente, porque sabe que un impago tendrá consecuencias legales.

Otras cuestiones a considerar

Junto a las medidas principales indicadas en los párrafos anteriores, conviene atender a otra serie de cuestiones que te ayudarán a prevenir impagos ¡te las contamos!

• Solicita una provisión de fondos: si tras analizar a tu cliente dudas sobre su capacidad de pago, puedes solicitar una provisión de fondos a entregar en el momento en que te contrate. Así, habrás cobrado parte de tu trabajo.
• Pide garantías: puedes solicitar avales personales o bancarios, es decir, que un tercero garantice el pago. Ten en cuenta que en la parte afianzada por un banco o cubierta por un seguro de crédito no podrás recuperar el IVA del impago (artículo 80.Cinco de la Ley del IVA), porque ya está cubierta.
• Factura enseguida: al inicio se mencionaba la importancia de la factura, también lo es la rapidez de emisión. Según hayas entregado el producto o servicio factura, evitarás retrasos indeseados. Entre empresas, la factura debe llegar al cliente antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega (artículo 4.1 de la Ley 3/2004).

• Haz siempre presupuestos firmados: solicita la firma por escrito del presupuesto que elabores; un «sí» por mensaje es más difícil de probar.
• Fija el plazo y las consecuencias del retraso: escribe en el contrato y en la factura el vencimiento y la forma de pago. Son nulas las cláusulas que excluyan los intereses de demora o la indemnización de 40 € por costes de cobro (artículo 9 de la Ley 3/2004).
• Seguimiento de tus clientes: mantén actualizada la información sobre tus clientes. Ten en cuenta que, con el paso del tiempo, puede haber cambios. Un cliente solvente puede dejar de serlo.

Cómo minimizar el riesgo de impagos con tugesto

Desde tugesto te presentamos distintos mecanismos que aplicamos con 20 años de experiencia en la gestión de impagos. Estos te ayudarán a protegerte de una forma efectiva. Podrás prevenir sufrirlos o, si ya lo estás padeciendo, recuperar tu dinero con nuestro servicio de impagos.

Sello de prevención

Te ofrecemos nuestro sello de prevención para adjuntar en tus facturas.

Es una forma de expresar a tus clientes que estás respaldado por un servicio jurídico especialista en recobros y que el impago de cualquier factura conllevaría acciones legales. De esa forma, consigues seriedad y reduces las posibilidades de que se produzca un impagado.

Inclusión de terceros en ASNEF

Puedes incluir a los clientes que mantengan deudas ciertas, vencidas y exigibles que hayan resultado impagadas con tu empresa en el fichero de morosidad ASNEF, siempre que se cumplan los requisitos del artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 que vimos antes.

Contratos marco

Nuestros abogados revisarán tus contratos marco, lo que utilices habitualmente, para incluir cláusulas que protejan, eliminen o modifiquen las que puedan perjudicarte en la gestión eficiente de tu negocio.

Servicio Avísale

Esta herramienta te permitirá recordar a tus clientes sus facturas evitando retrasos (te lo contamos en cómo evitar retrasos en el cobro). Tus clientes recibirán hasta tres recordatorios por la vía que mejor les convenga (email o fax).

Los avisos tendrán un tono cordial y profesional. Pretenden refrescar los datos de la factura, el vencimiento y la forma de pago. De nuevo tu negocio estará mostrando una imagen fuerte y sólida, respaldada por un equipo legal.

¿Qué hacer si ya se ha producido el impago?

Si el plazo ha vencido y aún no te ha pagado el deudor, has de actuar con rapidez. La mejor opción es acudir a un equipo de expertos que gestionen tus cobros pendientes de forma profesional y eficaz. Tienes los pasos en cómo reclamar el cobro de tu factura en 5 pasos y las vías en cómo recuperar una deuda.

Aquí el servicio de cobro de impagos de tugesto, una compañía de Visma, se presenta como una opción. Una solución tecnológica e innovadora de reclamación de impagos pensada para quienes quieren cobrar sus deudas.

Con nuestra herramienta online das de alta el impago, nuestro equipo analiza el caso, reclama por vía extrajudicial y, si es necesario, judicial, y tú sigues el expediente online. El resultado y el plazo dependen de cada caso.

Junto a lo anterior, uno de los principales motivos por los que te recomendamos acudir a un profesional es para establecer métodos de cobro efectivos sin que interfieran negativamente en las relaciones comerciales con los clientes. Desde tugesto mandamos hasta tres avisos amistosos en tono cordial, que ayudarán a consolidar la imagen profesional de tu empresa.

El monitorio: un procedimiento ágil de reclamación de impagos

El proceso monitorio es el procedimiento que utilizamos en tugesto.com para reclamar una deuda en el juzgado de forma ágil.

Para poder presentar un monitorio, la deuda debe ser de dinero, de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible (artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil). La principal ventaja es que la petición inicial no requiere abogado ni procurador (artículo 814.2). Desde el 3 de abril de 2025, antes hay que intentar una negociación u otro medio adecuado de solución de controversias (artículo 5 de la Ley Orgánica 1/2025).

En el caso de que a través del monitorio no se resuelva el impago, procederemos a la siguiente fase: si el deudor se opone, un juicio verbal hasta 15.000 € o un juicio ordinario por encima (artículos 249.2 y 250.2); si no paga ni se opone, la ejecución (artículo 816). Este proceso siempre es conducido y revisado por nuestro equipo jurídico.

Como has visto, existen diferentes mecanismos de defensa para proteger tu empresa de facturas impagadas y reducir riesgos de morosidad.

Evitar en el futuro acciones judiciales para reclamar importes pendientes es fundamental para una sana gestión del negocio y una larga vida empresarial. Recuerda que “más vale prevenir que curar” acude a nosotros y ¡huye de un impago indeseado!

Para obtener más información sobre nuestra solución tecnológica de impagos, te invitamos a visitar nuestro servicio especializado en la gestión impagos. Con tugesto gestionas tu reclamación de forma sencilla y con abogados.

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