En resumen
- La gestión de nóminas incluye altas y bajas, incidencias del mes, cálculo según convenio, cotización, retenciones de IRPF, pago y archivo.
- Las bajas se comunican a la Seguridad Social en los 6 días naturales siguientes (desde el 1 de agosto de 2026); las variaciones de datos, dentro del mes en que se producen.
- Las cotizaciones se ingresan hasta el último día del mes siguiente; las retenciones se declaran con el modelo 111, del 1 al 20 del mes siguiente a cada trimestre o de manera mensual.
- Aunque se externalice, la responsabilidad ante la Seguridad Social, Hacienda y el trabajador es siempre de la empresa.
Qué es la gestión de nóminas
La gestión de nóminas es el conjunto de tareas con las que una empresa calcula, paga y declara los salarios de su plantilla cada mes. No termina al emitir el recibo: incluye las comunicaciones a la Seguridad Social, las retenciones a Hacienda y la documentación que la empresa debe poder enseñar en una inspección.
Aunque se externalice, la responsabilidad sigue siendo de la empresa. Si una nómina sale mal o una cotización se paga tarde, el recargo y la sanción llegan a la empresa, no a quien la hizo.
En esta guía repasamos el proceso completo tal como lo vive quien lleva las nóminas en una pyme: qué hay que hacer cada mes, qué hay que hacer cada año, dónde se cometen los errores y qué opciones hay para organizarlo.
Qué incluye
- Altas, bajas y variaciones de trabajadores en la Seguridad Social.
- Contratos: su comunicación al servicio público de empleo y su archivo.
- Incidencias del mes: horas extra, pluses, ausencias, vacaciones, bajas médicas, embargos, anticipos.
- Cálculo de la nómina según el convenio colectivo aplicable.
- Cotización a la Seguridad Social y su ingreso.
- Retenciones de IRPF y su declaración a Hacienda.
- Pago del salario y entrega del recibo al trabajador.
- Archivo y conservación de toda la documentación.
El ciclo de la nómina, mes a mes
Cada mes se repiten los mismos pasos. Lo que cambia son las incidencias, y ahí es donde aparecen casi todos los errores.
- Fijar la fecha de corte. Elige un día del mes a partir del cual no entran más incidencias en la nómina de ese mes; lo que llegue después pasa al siguiente. Sin fecha de corte, el cierre se alarga y se cuelan cambios de última hora.
- Recoger las incidencias. Horas extra, pluses de turno o nocturnidad, ausencias, vacaciones, bajas médicas, embargos y anticipos. Si el control horario y los cuadrantes están en la misma herramienta que la nómina, este paso no depende de hojas de cálculo ni de correos: las incidencias pasan automáticamente a la nómina.
- Revisar altas, bajas y variaciones. El alta en la Seguridad Social debe hacerse antes de que el trabajador empiece a trabajar. Las bajas se comunican en los 6 días naturales siguientes al cese (plazo vigente desde el 1 de agosto de 2026), y las variaciones de datos, dentro del mes en que se producen. Los contratos se comunican al servicio público de empleo en los 10 días siguientes a su firma.
- Calcular las nóminas. Salario base, complementos y pluses según el convenio, prorrata de pagas extra si se aplica, cotizaciones del trabajador y retención de IRPF.
- Revisar antes de pagar. Compara cada nómina con la del mes anterior y explica cada diferencia. Revisa especialmente las altas del mes, las bajas médicas y cualquier cambio de categoría o de jornada.
- Pagar el salario. El pago debe ser puntual y en periodos que no superen un mes. Cada trabajador recibe su recibo de salarios, que puede entregarse en formato electrónico a través de un portal del empleado.
- Cotizar a la Seguridad Social. La Tesorería calcula la liquidación con los datos que comunica la empresa. El ingreso se hace hasta el último día del mes siguiente al de los salarios. Pagar tarde supone recargos que empiezan en el 10 %.
- Declarar las retenciones de IRPF. Con el modelo 111, del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero. Las grandes empresas lo presentan cada mes. Ver cómo rellenar el modelo 111.
Las bajas médicas
La empresa adelanta al trabajador la prestación por incapacidad temporal y luego se la descuenta en la cotización; es el llamado pago delegado. Desde 2023 el trabajador ya no entrega los partes: la empresa los recibe de forma electrónica y debe enviar al INSS los datos que le pide en un plazo de 3 días hábiles. Ver cómo calcular una nómina con baja por enfermedad común.
Los embargos
Cuando llega una orden de embargo, la empresa está obligada a retener la parte embargable del salario e ingresarla donde indique el organismo. Si no lo hace, puede tener que responder ella. Ver embargo de nómina: cómo gestionarlo sin errores.
Lo que hay que hacer una vez al año
Además del ciclo mensual, hay obligaciones que se acumulan al cierre o al inicio de cada año.
| Obligación | Cuándo | Qué implica |
|---|---|---|
| Modelo 190 | Del 1 al 31 de enero | Resumen anual de las retenciones de IRPF de cada trabajador. Ver modelo 190. |
| Certificado de retenciones | Antes de que empiece la campaña de la renta | Cada trabajador debe recibir el suyo para hacer su declaración. |
| Actualización salarial | Cuando se publiquen las nuevas tablas del convenio y el salario mínimo | Revisar que ningún salario quede por debajo. Ver salario mínimo 2026. |
| Calendario laboral | A principio de año | Debe estar expuesto en cada centro de trabajo. |
| Registro salarial | Actualizado de forma continua | Obligatorio para todas las empresas, con los salarios medios desglosados por sexo. |
| Modelo 145 | A principio de año | Los trabajadores actualizan su situación personal y familiar para calcular bien la retención de IRPF. |
La documentación que hay que conservar
Los recibos de salarios y los documentos de cotización deben conservarse al menos 5 años (artículo 3 de la Orden de 27 de diciembre de 1994). Los contratos y el registro de jornada, al menos 4 años, el plazo de prescripción de las infracciones laborales (artículo 4 de la LISOS). Es el plazo en el que la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social pueden revisar y sancionar. El registro de jornada debe estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección. Ver control horario laboral.
Si llega una inspección, lo que se revisa es justamente esto. Ver cómo auditar la nómina antes de una inspección de trabajo.
Cuatro formas de organizar la gestión de nóminas
No hay una opción mejor para todas las empresas. Depende del tamaño de la plantilla, de lo complejo que sea el convenio y de cuánto control quieras tener.
| Modelo | Cómo funciona | Encaja con | Lo que hay que vigilar |
|---|---|---|---|
| Hojas de cálculo y gestión interna | Alguien de la empresa calcula y tramita todo a mano | Muy pocas personas y convenio sencillo | Errores de cálculo, dependencia de una sola persona, cambios normativos |
| Gestoría tradicional | La empresa envía las incidencias y recibe las nóminas hechas | Empresas que no quieren tocar el proceso | Poca visibilidad, incidencias por correo, plazos de respuesta |
| Software de nóminas | La empresa calcula y tramita con un programa | Empresas con un departamento de RRHH o administración con experiencia laboral | Hace falta conocimiento laboral dentro para resolver dudas y casos raros |
| Software con asesoría laboral integrada | La empresa trabaja en el software y cuenta con asesores laborales para dudas y revisiones | Pymes que quieren control sin tener un experto laboral en plantilla | Que la asesoría conozca bien el convenio de la empresa |
Una señal de que el modelo actual se ha quedado pequeño: cerrar el mes cuesta cada vez más horas, las incidencias viajan por correo y las correcciones de nómina se repiten. Ver software de nóminas para pymes: qué debe tener.
Los errores que más cuestan
- Aplicar mal el convenio. Una categoría equivocada o unas tablas salariales sin actualizar generan diferencias que el trabajador puede reclamar con efecto retroactivo.
- Dar de alta tarde. Un trabajador que empieza sin alta previa es una infracción grave, aunque se regularice después.
- Olvidar incidencias. Horas extra, pluses o ausencias que no llegan a tiempo obligan a rehacer nóminas y cotizaciones.
- Ingresar tarde las cotizaciones. Los recargos se aplican automáticamente desde el día siguiente al plazo.
- No aplicar un embargo o aplicarlo por un importe incorrecto.
- No actualizar la retención de IRPF cuando cambian el salario o la situación familiar del trabajador.
- Liquidar mal una salida. Finiquitos con vacaciones o pagas extra mal calculadas. Ver cómo calcular un finiquito.
Checklist de cierre de mes
- ☑ Incidencias del mes recogidas antes de la fecha de corte
- ☑ Altas, bajas y variaciones comunicadas en plazo
- ☑ Contratos nuevos comunicados al servicio público de empleo
- ☑ Bajas médicas y altas médicas del mes revisadas
- ☑ Embargos y anticipos aplicados
- ☑ Diferencias con el mes anterior explicadas
- ☑ Salarios pagados y recibos entregados
- ☑ Liquidación de cotizaciones confirmada y con fecha de ingreso
- ☑ Retenciones de IRPF registradas para el modelo 111
Si estás eligiendo herramienta, consulta la guía del mejor programa de nóminas para pymes.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable si la nómina la hace una gestoría?
La empresa. Frente a la Seguridad Social, Hacienda y el trabajador, la obligación es del empleador. Otra cosa es que luego pueda reclamar a la gestoría según lo pactado en el contrato.
¿Cuánto tiempo lleva gestionar las nóminas cada mes?
Depende sobre todo de las incidencias, no del número de trabajadores. Una plantilla estable sin turnos ni variables se cierra rápido; una con cuadrantes rotativos, horas extra y varios centros necesita un proceso bien organizado para no alargarse.
¿Se puede entregar la nómina en formato electrónico?
Sí. El recibo de salarios puede entregarse en digital, por ejemplo a través de un portal del empleado, siempre que el trabajador pueda acceder a él y descargarlo.
¿Qué pasa si me equivoco en una nómina ya pagada?
Si el error afecta a la cotización o a la retención, además de corregirlo en la nómina siguiente puede hacer falta una liquidación complementaria a la Seguridad Social, y que el modelo 111 recoja la retención correcta. Si no, el ajuste queda en la nómina pero no en lo que se ha declarado.
¿El convenio cambia la forma de gestionar las nóminas?
Mucho. El convenio fija las tablas salariales, los pluses, las pagas extra y a veces la forma de calcular horas y festivos. Es la primera fuente de errores cuando no se revisa cada vez que se actualiza.
¿Qué contrato me conviene hacer?
Desde la reforma laboral de 2022, el indefinido es la regla. Los temporales solo se pueden hacer por una causa concreta (circunstancias de la producción o sustitución), y esa causa tiene que constar en el contrato. Si no se justifica, el contrato se considera indefinido.
¿Cuánto dura el periodo de prueba?
Lo que diga el convenio. Si no dice nada, el Estatuto pone un máximo de seis meses para técnicos titulados y de dos meses para el resto (tres en empresas de menos de 25 trabajadores). Tiene que figurar por escrito en el contrato.
¿Quién paga la baja por enfermedad?
En enfermedad común, los días 1 a 3 no tienen prestación, salvo que el convenio los complemente. La empresa paga del día 4 al 15 y, a partir del 16, la Seguridad Social o la mutua (aunque la empresa la adelanta en nómina por pago delegado). En accidente de trabajo, la prestación se cobra desde el día siguiente a la baja.
¿El convenio me obliga a complementar la baja?
Solo si lo dice. Muchos convenios obligan a completar hasta el 100 % del salario durante un tiempo. Si no se aplica, el trabajador puede reclamar las diferencias.
¿Cómo funciona el permiso por nacimiento?
Son 19 semanas para cada progenitor. Las seis primeras son obligatorias e ininterrumpidas tras el parto; once se pueden disfrutar de forma flexible durante el primer año, y las dos restantes hasta que el menor cumpla ocho años. Lo paga la Seguridad Social, y la empresa solo tiene que comunicarlo y dejar de pagar el salario esos días.
¿Es obligatorio el registro de jornada?
Sí, para todos los trabajadores, incluidos los que trabajan a distancia. Hay que guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la Inspección y de los representantes de los trabajadores.
¿Cómo se pagan las horas extra?
Como diga el convenio: en dinero, con un recargo, o en descanso. No pueden pasar de 80 al año y cotizan aparte, con un tipo propio.
¿Se pueden pagar las vacaciones en vez de disfrutarlas?
No, salvo al terminar el contrato, si quedan días pendientes. Si se pagan durante la relación laboral, esos días siguen debiéndose.
¿Cuánto cuesta despedir a un trabajador?
Depende de la causa. Un despido objetivo procedente son 20 días por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades. Si es improcedente, 33 días por año, con un máximo de 24 mensualidades (para la antigüedad anterior a 2012 se calcula con 45 días). Al fin de un contrato temporal le corresponden 12 días por año.
¿Qué es el registro retributivo y a quién le afecta?
Es una tabla con los salarios medios de la plantilla, separados por sexo y por grupo profesional. Todas las empresas tienen que tenerlo, sea cual sea su tamaño. Las de 50 o más trabajadores además tienen que hacer una auditoría retributiva dentro de su plan de igualdad.
Gestiona tus nóminas con tugesto
Con el software de nóminas y RRHH de tugesto tienes nóminas, contratos, control horario, cuadrantes y portal del empleado en una sola plataforma. Los cuadrantes pasan los pluses directamente a la nómina, y cuentas con asesoría laboral integrada para las dudas. Si lo prefieres, puedes contratar solo el software.
Revisado por Andrea Saiz, equipo laboral de tugesto · Actualizado en noviembre de 2026.
Guías, plantillas y novedades de nóminas, convenios y Seguridad Social.
Calculamos cada nómina con tu convenio, tu equipo la recibe en su portal y respondemos a tus dudas laborales en 2 h de media.
