Guía Nómina: todo sobre las nóminas y su gestión correcta [Incluye Modelo Excel]

Laboral

La gestión de nóminas es un trámite imprescindible en la administración de un departamento de Recursos Humanos, por eso a través de esta guía queremos detallarte todo sobre las nóminas. Las nóminas suelen ser un documento complejo que impacta directamente en la vida de las personas. Un error puede significar una multa a la empresa o que el trabajador no cobre el salario que le corresponde.

Complementos salariales, horas extra, deducciones, finiquitos… la nómina recoge información esencial sobre la gestión laboral de un trabajador. Por eso es importante hacerla correctamente.

En esta guía hemos recopilado los conocimientos imprescindibles en torno a la nómina para que no cometas ningún error en su gestión: desde aspectos más básicos como los tipos que existen hasta aspectos más complejos como el cálculo de su devengo y deducciones. En definitiva, te detallamos todo sobre las nóminas para que no quede ninguna duda al respecto.

¿Qué es la nómina?

La nómina es el documento legal con el que la empresa le retribuye su salario a un trabajador. Este documento legal recoge los salarios, las prestaciones y las deducciones de un empleado.

Antes de explicarte en detalle cómo gestionar una nómina, debes conocer que existen programas de gestión de nóminas que facilitan enormemente su cálculo y su gestión final.

¿Qué podemos encontrar en ella? Entender la estructura de las nóminas de trabajo es crucial para poder gestionarla correctamente, por eso te detallamos a continuación todo sobre las nóminas:

  • Datos identificativos de la empresa y del trabajador. La empresa tiene obligación de registrar su dirección del centro de trabajo y código de cuenta cotización en el que está incluido el trabajador. Por su parte, los datos del trabajador que figuran son su DNI, NUSS, grupo profesional, grupo de cotización y antigüedad.
  • Periodo de liquidación.
  • Devengos. En los devengos se detallan los percepciones salariales y no salariales que componen la retribución bruta del trabajador.
  • Tipos de deducciones. Figuran las aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y los conceptos de recaudación conjunta.
  • Liquido a percibir.
  • Bases de cotización. En ellas se detallan las contingencias comunes, las contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta.

El empleado recibe la nómina generalmente a final o principios de cada mes, aunque este factor cambiará en función de la empresa. Hay organizaciones empresariales que transfieren los salarios periodicidad diaria o semanal, aunque es poco común.

¿Qué se hace en la nómina?

La función de la nómina consiste en acreditar la cantidad retribuida a los empleados por los servicios prestados durante un cierto periodo de tiempo.

La gestión de nóminas y seguros sociales es un trámite que hace el departamento de nóminas, RRHH o financiero (el departamento encargado de su gestión dependerá en gran medida de la estructura y tamaño de la organización). La gestión de nóminas en recursos humanos asegura que a todos los empleados se les pague puntualmente y en forma, con las retenciones y deducciones correctas.

Habitualmente, se piensa que los departamentos de recursos humanos centran su actividad especialmente en realizar evaluaciones de desempeño, en la contratación y selección de personal, de la formación y desarrollo de empleados o de diseñar los organigramas corporativos. Es cierto. No obstante, una gran parte de la actividad de este departamento consiste en gestionar la administración de procesos administrativos en recursos humanos tales como las nómina de empleados y los seguros sociales.

¿Qué es nómina y tipos de nómina?

Las nóminas no son iguales en todas las organizaciones empresariales. Cada empresa elige el sistema de nómina que mejor se adapta a su actividad productiva, entre otros factores.

Por este motivo, podemos clasificar las nóminas en tres tipos en función de su periodicidad de pago, tipo de cargo o por presentar situaciones excepcionales.

Periodicidad de pago

La periodicidad de pago hace referencia a los periodos de pago que se establecen para emitir la nómina. Cada empresa, puede implantar:

  • Nómina semanal. Esta nómina se paga al término de cada semana laboral. Según el contrato firmado, puede remunerarse viernes, sábado o domingo.
  • Nómina quincenal. Más común que la nómina semanal, este tipo de sistema de nómina establece el pago de forma quincenal, por lo que se realiza la retribución dos veces al mes, una a mediados y otra a finales de mes. Es importante mencionar que durante la primera quincena no suelen estar contemplados los conceptos relativos a la Seguridad Social ni a retenciones fiscales.
  • Nómina mensual. Es la nómina más extendida en el sistema de retribución laboral español. Su pago suele realizarse entre los últimos días del mes liquidado y los primeros cinco días del mes siguiente, dependiendo de la política de la empresa.

Tipo de cargo

La nómina también puede variar en función de los cargos laborales.

  • Nómina general. Es la que recibe por norma general todo el personal que conforma la empresa.  Los cargos intermedios como jefes de equipo y managers quedan incluidos en esta clasificación.
  • Nómina de cargos ejecutivos. Suele ser de carácter confidencial. Solamente son conocedores de ella quien la liquida y quien le recibe. Puede contemplar beneficios adicionales que el resto de nóminas de la empresa.

Situaciones excepcionales

En estas nóminas englobamos todas las nóminas variables que se dan en la organización. Estas se deben a diversos factores, como las horas extra, bajas o pagas extras. Las incidencias en nómina conllevan un tratamiento especial de la misma al momento de su liquidación.

  • Nóminas con horas extras. Ocurre cuando el empleado excede el máximo de horas establecidas en su contrato.
  • Nóminas con pagas prorrateadas. Se realizan en función de cómo se retribuyen las pagas extraordinarias en la empresa. Algunas suelen hacer pagas extraordinarias durante verano y navidad. Al prorratearlas, la empresa las incluye todos los meses en las nóminas. En caso contrario, el empleado en vez de 12 nóminas recibe 14. 
  • Nóminas con baja por enfermedad. La enfermedad puede deberse por contingencias comunes o por contingencias profesionales.

¿Cómo se hace el cálculo de nómina?

Antes de seguir leyendo, te recomendamos descargar el ejemplo de nómina Excel de tugesto para guiarte sobre un ejemplo real de nómina.

Ejemplo de nómina excel

Para calcular una nómina de un empleado debemos prestar atención a los siguientes aspectos:

  • Modelo 145. En el modelo 145 podrás consultar el IRPF de su nómina en base a su situación personal y familiar.
  • Grupo de cotización. Son los 11 grupos, en función de puesto y capacitación, que establece la Seguridad Social para determinar las bases de cotización de los empleados.
  • Grupo profesional. Hay 3 elementos relevantes a la hora de tener en cuenta el grupo profesional asignado: el convenio colectivo, el principio de igualdad de género contemplado en la normativa y la retribución. Es de capital importancia asignar el grupo profesional correctamente pues de ello dependerá el salario y la cotización del empleado.

Teniendo claros estos aspectos básicos, vamos a ver cómo calcular los devengos y las deducciones en la nómina.

Cálculo de devengos en la nómina

Los devengos reflejan el total de ingresos que recibirá el trabajador por su trabajo. Como hemos adelantado antes, se compone de las percepciones salariales y de las percepciones no salariales.

El total devengado o salario bruto se calculará con la suma de las percepciones salariales y extrasalariales.

Percepciones salariales en nómina

  • Salario base. Es la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra trabajada realizada por un empleado. Su valor se establece o bien a través de un convenio colectivo de aplicación o mediante un acuerdo individual. Este último siempre deberá cumplir el Estatuto de los Trabajadores.
  • Complementos salariales. Son una serie de variables añadidas a la retribución del empleado, suponiendo un incremento del salario base. Los más conocidos suelen ser el plus por antigüedad, de nocturnidad o la gratificación por beneficios.
  • Horas extraordinarias.  Pueden gestionarse de dos maneras: retribuyéndose o recuperándose como descanso. En la nómina únicamente constan las primeras.
  • Gratificaciones extraordinarias o pagas extra. Son aquellos ingresos adicionales que recibe el empleado.
  • Salario en especie. Pago que la empresa realiza en bienes o servicios y que el empleado puede utilizar para sus fines particulares.

Percepciones no salariales en nómina

Las percepciones no salariales no tributan como salario ni tampoco tienen deducción de IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Estas pueden ser:

  • Gastos que el trabajador ha tenido que adelantar para realizar su trabajo kilometraje, dietas o gastos de material.
  • Prestaciones o indemnizaciones a la Seguridad Social por despido, traslado, desempleo. 

Cálculo de deducciones en la nómina

Las deducciones en la nómina son las aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). En este apartado también se calculan los anticipos en nómina, los productos recibidos en especie u otras deducciones.

Seguridad Social

Este sistema le garantiza al empleado cobertura en situaciones de jubilación, desempleo o enfermedad.

Para calcular la Seguridad Social en nómina deberás calcular los siguientes puntos:

  • Cotización por contingencias comunes: cotizaciones destinadas a cubrir situaciones de incapacidad temporal o permanente derivadas de enfermedad común, accidente no laboral, maternidad, paternidad y jubilación.
  • Desempleo: recaudación destinada a cubrir la prestación de desempleo del trabajador.
  • Formación profesional: destinada a formación y reciclaje de empleados.
  • FOGASA (Fondo de Garantía Salarial): destinada a garantizar una parte de salarios en caso de insolvencia o concurso de acreedores de la empresa.
  • Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: destinado a cubrir parte del salario en caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, el porcentaje varía en función de las tablas de cotización de cada actividad, del CNAE de la empresa y del puesto de trabajo del empleado.
  • Horas extra fuerza mayor: exigidas por la empresa por la necesidad reparar o prevenir siniestros de forma urgente.
  • Otras horas extra: son todas aquellas horas que se trabajan adicionalmente a la jornada pactada. Se calculan según las reglas de las contingencias comunes.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

El IRPF en nómina es el adelanto de la Declaración de la Renta del ejercicio siguiente. El IRPF corresponde a las retribuciones recibidas por las rentas de trabajo. Su porcentaje es variable y lo define la Agencia Tributaria año. Por ello, es aconsejable consultar de vez en cuando la calculadora de IRPF de Hacienda y las tablas con los tipos impositivos que facilita la institución.

El mínimo obligatorio de retención es un 2%.

Anticipo de nómina

El anticipo de nómina es un derecho de los trabajadores. Por lo general, está regulado en el convenio y en muchos de ellos se especifica el porcentaje máximo de la cantidad que pueden solicitar los empleados.

El pago de la nómina por adelantado se extrae del salario neto o líquido que percibe el trabajador.

Valor de los productos recibidos en especie

Es la cantidad neta que supone el uso de productos y servicios de la empresa recibidos como pago en especie. Este tipo de pago no podrá superar el 30% del salario. Amplía más información en el post de tugesto sobre qué significa pago en especie.

Líquido total a percibir en la nómina

El líquido total a percibir, más conocido como salario neto, es el salario que el trabajador finalmente percibe como salario. Se obtiene restando el salario bruto y las deducciones.

Esperamos que te haya resultado útil este post y que hayas aprendido un poco más acerca de cómo gestionar una nómina correctamente. Tal y como mencionábamos al principio, si deseas optimizar tu tiempo en la gestión de la nómina te recomendamos agendar una demo con el software de nóminas de tugesto.

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