Cómo calcular las retenciones de IRPF en la nómina de los trabajadores

Tiempo de lectura: 6 minutos
cómo calcular las retenciones en nominas de trabajadores

A la hora de establecer el salario de tus empleados, debes tener en cuenta las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que deben estar incluidas en su nómina; por eso, en este post te mostramos cómo calcular el IRPF en la nómina de los trabajadores.

Tipos de retenciones en nómina

Una nómina es un registro que realiza la empresa sobre el salario de sus empleados, incluyendo sus retenciones y bonificaciones. Lo primero que debes hacer es saber cuál es el sueldo bruto anual del trabajador y dividirlo entre el número de pagas

Debes tener en cuenta que, si las pagas están prorrateadas, tendrás que dividir esta cantidad entre 12; estas son las siguientes retenciones que se aplican mensualmente en la nómina.

  • Cuota a la Seguridad Social: una parte la paga la empresa y otra el trabajador La que paga la organización representa cerca del 30% del salario base y no forma parte del salario bruto; por el contrario, la que abona el empleado si se incluye y supone cerca del 6,4%.
  • Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas: en el caso de las personas asalariadas, la retención del salario base se hace mes a mes, de forma que no hay que pagarlo todo de una sola vez.
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Cómo calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores: factores

Ahora que ya sabes qué tipos de retenciones en nómina tiene un empleado, a continuación te mostramos los distintos factores que debes tener en cuenta para calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores.

  • Condiciones de la persona trabajadora: la situación personal de cada empleado puede reducir la cantidad del IRPF que se debe retener en la nómina; por ejemplo, no es lo mismo si se tiene hijos o no.
  • Retribuciones salariales en concepto de renta del trabajo: estimación de la cantidad que se debe retener según la retribución, los complementos salariales, las horas extras y las bonificaciones; en este caso, no se tienen en cuenta indemnizaciones ni suplementos, como gastos de desplazamiento o dietas, entre otros.
  • Tramos dentro de cada ejercicio fiscal: porcentaje de retención de IRPF en función del salario bruto anual del trabajador; es importante que tengas en cuenta que el IRPF se divide entre un tipo estatal y uno autonómico.

Estos son los porcentajes de retención en función del salario bruto anual del trabajador:

  • Hasta 12.450€: 19%.
  • De 12.450 a 20.200€: 24%.
  • De 20.200 a 35.200€: 30%.
  • De 35.200 a 60.000€: 37%.
  • Más de 60.000€: 45%.

Además, se espera que, en un futuro, se añadan nuevos tramos que irán desde 60.000€ hasta 130.000€, con una retención del 45%; desde 130.000€ y 300.000€ para una retención del 47% y, para cantidades superiores a 300.000€ anuales, la retención será del 49%.

Lo más recomendable es que dejes esta labor a profesionales expertos, como los que trabajan en nuestra asesoría online. En tugesto además podrás utilizar un intuitivo programa de nóminas con el que las retenciones de IRPF se calculan automáticamente.

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Pasos para calcular las retenciones de IRPF de los trabajadores generales

Según el artículo 80 y siguientes del Reglamento del IRPF, estos son los pasos para calcular las retenciones en nómina de los trabajadores incluidos en los casos generales.

1. Conocimiento de la información

Es imprescindible saber cuál es el importe íntegro del salario y cuáles son las circunstancias personales del trabajador; por ello, se ha elaborado el modelo 145 que te permite saber qué importes no están obligados a retener:

  • Situación familiar.
  • Rentas del cónyuge.
  • Número de hijos.
  • Tipo de renta.

El modelo 145 se tiene que presentar anualmente, aunque si no hay cambios en los datos no es necesario que el trabajador lo presente; además, es necesario que el empleado lo presente al iniciar la relación laboral, así como si se producen cambios en los datos.

2. Cálculo de la base de retención

El siguiente paso es calcular la base de retención; para ello, se suman las retribuciones fijas y variables que están previstas a lo largo de todo el año. Debemos señalar que no están incluidas las contribuciones de la compañía a planes de pensiones, ni los planes de previsión social empresarial, las mutualidades de previsión social o los atrasos.

Si las retribuciones son en especie lo que se hace es incorporar su valor; por su parte, si el trabajador cobra por días, el importe se calcula multiplicando por 100 el jornal diario y restando las siguientes cantidades:

  • Reducciones por rendimientos irregulares.
  • Reducciones por obtención de rendimientos laborales.
  • Cotizaciones sociales.
  • 2.000€ de otros gastos deducibles.
  • Pensión compensatoria al cónyuge.

3. Mínimo personal y familiar

Una vez conocida la base de retención, el siguiente paso sería calcular el mínimo personal y familiar; en este caso, es importante señalar que los descendientes computan por la mitad.

4. Aplicación de la escala

El artículo 85.1.1º del Reglamento del IRPF recoge la escala que se debe aplicar a la base de la retención y al cálculo del mínimo personal y familiar.

Si el trabajador tiene que abonar una pensión de alimentos a sus hijos, sin derecho a desgravar por ellos, lo primero que se hace es aplicar la escala al importe de las pensiones compensatorias.

Después, se hará lo mismo con el resto de retribuciones y se sumarán estas dos cantidades, a las que habrá que restar el importe de aplicar la escala al cálculo del mínimo personal y familiar.

5. Retención para trabajadores con retribuciones inferiores a 22.000€

En el caso de que el trabajador reciba menos de 22.000€, la cuota de retención debe ser inferior al 43%, siempre que dicha retribución supere la cantidad mínima excluida de retención; esta depende del estado civil, el número de hijos y los ingresos del cónyuge del empleado.

6. Limitaciones

Debes saber que el tipo de retención se calcula dividiendo la cuota entre la base de retención y, después, multiplicando esta cantidad por 100. El resultado se muestra con 2 decimales y, además, está sujeto a distintas limitaciones:

  • Siempre debe ser superior al 2%: para los contratos de menos de un año de duración; en el caso de trabajos efectuados en Ceuta y Melilla será el 0,8%.
  • No puede ser negativo.
  • Superior al 15%: para relaciones laborales especiales de carácter dependiente; 6% en Ceuta y Melilla.

7. Casos en los que es necesario regularizar el tipo de retención

Existen determinados casos en los que es necesario regularizar el tipo de retención de los trabajadores:

  • Mantenimiento de la relación laboral.
  • Cambios durante el año de las retribuciones y los gastos deducibles.
  • Movilidad geográfica: además, se incluye el cambio de residencia que suponga que el trabajador sea contribuyente por el IRPF.
  • Nacimiento o adopción de un hijo: también ocurrirá cuando haya cualquier cambio en las circunstancias de los descendientes, como la aparición o incremento de una discapacidad.
  • Establecimiento de una pensión: puede ser compensatoria al cónyuge o por alimentos a los hijos.
  • Rentas del cónyuge superiores a 1.500€.
  • Variaciones de las circunstancias de los ascendientes.
 

En estos casos, será necesario volver a calcular las retenciones de IRPF de los trabajadores.

8. Solicitud de un tipo de retención más elevado

Es importante destacar que, según el artículo 88.5 del Reglamento del IRPF, el trabajador puede solicitar un tipo de retención más elevado; deberá hacerlo por escrito y la aplicación será, como mínimo, hasta final de año. En cualquier caso, el máximo de retención que puede pedir un empleado es un 45%.

Retención en casos especiales

A continuación te mostramos cuáles serían las retenciones del IRPF de los trabajadores en supuestos especiales:

  • Consejeros y administradores: un 35% a empresas con una cifra de negocios en el ejercicio anterior superior a 100.000€; en el caso de que sea inferior a esta cantidad, se aplica un 19%.
  • Colaboraciones con la empresa: engloban la impartición de cursos, conferencias o similares, así como elaboración de obras literarias, científicas o artísticas en las que se ceda el derecho a su explotación; en estos casos, el porcentaje de retención será del 15%.
  • Atrasos de ejercicios anteriores: no se aplica la retención habitual y esta será del 15%.
  • Régimen especial de impatriados: los empleados pueden optar a tributar según las normas de los Impuestos sobre la Renta de no residentes, 24%, por los primeros 600.000€ de renta y, a partir de ahí, será a un 45%.
  • Trabajo realizado en Ceuta y Melilla: la cantidad retenida suele ser la mitad de la que le corresponde a un trabajador del resto de España, como hemos visto anteriormente.

Preguntas frecuentes

A continuación te respondemos a las preguntas que, con más frecuencia, nos han realizado los usuarios de nuestra asesoría online relacionada con las retenciones de IRPF en la nómina de los trabajadores:

  • ¿Es obligatorio retener IRPF?: sí. La empresa está obligada a hacer esta retención e ingresar en Hacienda estos importes.
  • ¿Se puede elegir el IRPF de la nómina?: el trabajador no puede elegir el IRPF de la nómina, pero puede solicitar una reducción según el Real Decreto 1003/2004.
  • ¿Por qué se retiene una parte de la nómina para el IRPF?: la Agencia Tributaria establece un sistema de retenciones mensuales que las empresas deben aplicar a sus trabajadores.

En definitiva, calcular las retenciones de IRPF de los trabajadores es posible, pero lo mejor es que dejes este trabajo a contables profesionales, como los que trabajan en nuestra asesoría online.

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