Cómo preparar el cierre trimestral del IVA de forma rápida y sencilla

El cierre trimestral del IVA es un momento de gran tensión para el autónomo y el empresario. ¿Tengo todas las facturas? ¿Qué modelos debo presentar? ¿Qué facturas están pendientes de pago?

A todo ello se suma el hecho de que tienes que continuar con las dinámicas empresariales del día a día. Desde tugesto ayudamos a cientos de empresarios como tú que se sienten agobiados por el calendario fiscal y el cumplimiento del cierre trimestral del IVA. Si no quieres sucumbir cada trimestre entre papeles, toma nota sobre cómo preparar el cierre trimestral de forma rápida, sencilla y sin estrés.

Picos de trabajo en los cierres trimestrales

Por mucho que como autónomo lleves al día tus cuentas, a la hora de afrontar la declaración trimestral del IVA es imposible no incurrir en un pico de trabajo que pone contra la pared la conciliación del calendario fiscal y el cierre trimestral del autónomo con el desempeño del propio negocio.

Tanto los asesores o gestores como los empresarios, estamos limitados por el calendario trimestral que marca la AEAT para hacer el cierre trimestral del IVA. En el otro extremo, dependemos del ritmo con el que el cliente nos entrega la información. Y como siempre, suele ser a última hora.

Sobre el primer elemento no podemos intervenir así que es importante centrarse en el segundo. Contar con un software fiscal online en la que podamos automatizar el envío y la reclamación de facturas y pagos facilita la tarea de cumplir con la obligación tributaria del cierre trimestral. Esta es una muy buena forma de evitar el pago de este tipo de impuestos fuera de plazo y garantizar la fecha límite de presentación, conocer las actividades exentas de IVA, conocer regímenes especiales como el recargo de equivalencia, etc.

Eso sí, es importante dar una pequeña formación en la nueva dinámica comunicativa, y sobre todo que esto no se produzca en el momento de tramitar el cierre trimestral del IVA o alguna fecha importante del calendario fiscal.

No dejes el cierre trimestral para el último minuto

Dado que cumplir con los cierres trimestrales del IVA y el IRPF son procesos engorrosos, el mayor error en el que se puede incurrir es dejarlo para el último momento. Incluso si eres gestor o cuentas con formación en la tramitación de los diversos cierres trimestrales.

Si eres de los que lo deja todo para el último minuto, te habrás encontrado en una situación muy común: no cuadran los registros de actividad con las facturas que estás metiendo. Para que esto no te vuelva a ocurrir, o bien contratas un software de gestión de facturación y presentación de cierres trimestrales de IVA o cuentas con un asesor fiscal y contable que te aconseje y/o lleve todo el papeleo.

Consejos para hacer más fácil el cierre trimestral

Tanto si has optado por contar con el apoyo del gestor como si estás decidido a gestionar tú mismo el cierre trimestral del IVA y cumplir con el calendario fiscal, toma nota de estos consejos que te lo facilitarán.

Recuerda que según el calendario fiscal tienes que repetir cuatro veces al año – en enero, abril (primer trimestre del año), julio (segundo trimestre del año) y octubre (tercer trimestre del año) – con todo este ritual de papeleo y modelos. Ten en cuenta estos aspectos para cerrar el trimestre fiscal con la tranquilidad del deber cumplido.

• El cierre trimestral implica presentar facturas de ventas y de compras, aunque de estas sólo son validas aquellas que tienen relación directa con la actividad profesional.
• Toda la documentación justificativa serán facturas. Los albaranes, tickets y recibos no computan a la hora de calcular el IVA soportado y deducirlo de la cuenta del IVA trimestral con la Agencia Tributaria.

¿Cómo podemos hacer el cierre del trimestre y no morir en el intento?

• Clasifica y ordena las facturas cada día, según las diversas afectaciones y guárdalas en un espacio accesible y localizado para el momento del cierre trimestral.
• Haz una estimación mensual del resultado de la declaración para controlar en todo momento las ganancias pero también la tesorería y la caja reales de la empresa.
• Prever siempre un remanente en la cuenta para el pago a la Agencia Tributaria del cierre trimestral del IVA y el todos los demás pagos que debas cumplir.

Todo esto es válido también cuando no tienes ingresos en un trimestre. En este caso, en el modelo correspondiente marcas la casilla de ‘sin actividad’ del final.

• Utiliza un asistente de cierre de trimestre. Algo que sin duda te facilitará mucho la tarea de cerrar el trimestre es contar con un asistente como el que tenemos en tugesto. El asistente te proporciona una ruta guiada a través del sistema con todos los pasos a realizar para que completes el cierre con éxito.

¡Importante! Una vez tengas todos los datos introducidos, no olvides comprobar su coherencia y veracidad. Para evitar posibles errores, el asistente del cierre contable de tugesto realiza la validación de los datos antes de darlo por finalizado.

Modelos a presentar en el cierre trimestral

A la hora de cumplir con el calendario trimestral, no sólo se presenta el modelo de cierre trimestral del IVA. Según la actividad, a quién se factura y los gastos cosechados, tendrás que presentar uno o varios modelos.

1. Modelo 303, con el que se declara el IVA generado (ingresos) y el repercutido (gastos).
2. Modelo 130 para las retenciones del IRPF incluidas en las facturas, si está presente en al menos el 70% de éstas. Si está en el 100% no es exigible.
3. Modelo 111, por el que declaras las retenciones que has pagado a otros profesionales subcontratados para servicios terceros.
4. Modelo 115, para reflejar el gasto del alquiler de un local si existiera.

¿Tienes dudas? En tugesto te las resolvemos sin compromiso alguno. Invertimos en I+D+i para transformar el modo tradicional de administrar tu negocio. Tú mismo puedes administrar nuestro programa de gestión de la mano de nuestros expertos asesores y abogados.

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