Gastos deducibles del IRPF de los autónomos

Si eres autónomo seguro que has escuchado el papel tan importante que juegan los gastos deducibles en la declaración de la renta. Conocerlos te ayudará a optimizar tu dinero.

En concreto, los gastos deducibles del IRPF en autónomos son los que la Agencia Tributaria permite deducir de las ventas e ingresos que se usan para calcular el beneficio de la actividad del contribuyente y se aplicará el porcentaje de IRPF que corresponda en la declaración de la renta. En el caso de los autónomos, los gastos deducibles son aquellos que tienen una vinculación directa con la actividad laboral. Todos estos deben estar bien documentados en facturas o recibos y registrados en los libros contables, no presentándose fuera de plazo en ninguna circunstancia.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Los requisitos necesarios que establece la Agencia Tributaria para que un gasto sea deducible del IRPF de autónomos son los siguientes:

• Vinculados a la actividad económica.
• Justificados con facturas o recibos. Estas deben contener todos los datos fiscales.
• Registrados contablemente por el autónomo en el libro de gastos e inversiones.

De los tres el más interesante es el primero, ya que el autónomo deberá demostrar, con la documentación necesaria, que corresponden a su actividad laboral y no a gastos relacionados con su vida privada. Un claro ejemplo sería el desarrollo de su actividad profesional en su propia vivienda. En este caso debería determinar los gastos que le produce dicha actividad, separándolos de los gastos caseros.

Todo gasto relacionado con tu actividad, aunque sea deducible, se debe justificar en el libro de gastos y documentarlos al detalle con el fin de superar cualquier inspección que puedas tener.

Gastos deducibles para autónomos

A la hora de realizar la Declaración de la Renta, nos debemos preguntar: ¿Qué puede desgravar un autónomo?

• Mercancías: se trata del gasto que supone la compra de productos o servicios para poder desarrollar la actividad económica.
• Sueldos y salarios: cantidad que recibe una tercera persona por una relación laboral; engloba el suelo, las pagas extraordinarias, las dietas y los pagos en especie. Para que puedan deducirse, deben ser habituales y continuos, debe existir contrato laboral y afiliación a la Seguridad Social; además, la retribución no debe ser superior a la del mercado.
• Relativas a la Seguridad Social: recoge la cuota de la Seguridad Social de los trabajadores y del propio autónomo.
• Otros gastos personales: de formación e indemnizaciones derivadas de la relación personal y del seguro. También se incluyen los gastos derivados del cuidado de la salud de los trabajadores, entre otros.
• Arrendamientos y cánones: alquiler, cánones y asistencia técnica.
• Servicios profesionales independientes: gestores, abogados, procuradores, auditores o asesores, entre otros.
• Otros servicios exteriores: un ejemplo de estos gastos deducibles para autónomos serían el transporte, los servicios bancarios, de investigación y desarrollo, la publicidad y la electricidad.
• Tributos fiscalmente deducibles: el Impuesto sobre Actividades Económicas y el Impuesto sobre bienes e inmuebles.
• Gastos financieros: préstamos y similares. Los recargos de aplazamientos de la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social son gastos NO deducibles.
• Provisiones fiscalmente deducibles: los autónomos que cotizan por estimación directa pueden desgravar facturas no cobradas o gastos asociados a devoluciones de ventas.
•  Gastos de difícil justificación tope anual de 2.000 euros en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
• Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones que se consideran inmovilizado material o intangible y que afectan a la actividad profesional.
• Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales o asistencia a eventos relacionados con la actividad profesional, entre otros.

¿Cuáles son los gastos deducibles en el IRPF del autónomo?

Una vez nos hemos asegurado que cumplimos los requisitos anteriores, vamos a ver los gastos que puede desgravarse un autónomo en su declaración de la renta:

• Sueldo y salarios: Entre estos e incluyen las pagas extras los gastos de viaje, las dietas o las retribuciones en especie.
• Gastos de la Seguridad Social: En estos se recoge la cuota de la Seguridad Social de los trabajadores y del propio autónomo.
• Otros gastos personales: Aquí se incluyen los gastos de formaciones e indemnizaciones, los planes de pensiones, los gastos en relaciones publicas…
• Mercancías: Se refleja el gasto de compra de productos como materias primas, material de oficina todos aquellos servicios que se necesitan para poder desarrollar la actividad económica.
• Arrendamientos y cánones: alquiler, cánones y asistencia técnica.
• Servicios profesionales independientes: Deducción de los honorarios de gestores, abogados y procuradores entre otros.
• Tributos fiscalmente deducibles: El IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles) y el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas).
• Otros servicios exteriores: Entre ellos se incluyen investigación, desarrollo, transporte, publicidad, servicios bancarios y la electricidad.
• Gastos financieros: Prestamos y similares.
• Provisiones fiscalmente deducibles: Los autónomos que cotizan por estimación directa pueden desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.
• Reparaciones y conservación: Gastos relacionados con el mantenimiento o adaptaciones de los bienes materiales.
• Provisiones y gastos de difícil justificación: El tope anual está estimado en los 2.000 euros implicado directamente del 5%del importe del rendimiento neto previo.
• Amortizaciones: Su cálculo debe realizarse conforme lo estipulado en el impuesto de sociedades. Es el importe derivado del deterioro o depreciación de las inversiones como el material inmovilizado o intangible que afecte a su actividad.
• Otros gastos deducibles: La adquisición de libros, la suscripción a revistas profesionales o asistencia a eventos relaciones con la actividad personal.
• Gastos por dieta de manutención: El autónomo puede deducirse hasta unos 26,67 euros diarios mientras trabaje de día. Si trabaja de noche, puede deducirse hasta 53,34 euros diarios. Para que pueda desgravarse deberá ser fuera de su propia localidad, en horario laborable y justificada.
• IVA soportado: Solo será deducible siempre que no sea desgravable en la declaración del IVA.
• El autónomo puede deducirse hasta unos 26,67 euros diarios mientras trabaje de día. Si trabaja de noche, puede deducirse hasta 53,34 euros diarios. Para que pueda desgravarse deberá ser fuera de su propia localidad, en horario laborable y justificada.
• Suministros domésticos: Lo aplicaran aquellos trabajadores que realicen su actividad laboral desde casa y lo hayan notificado a Agencia Tributaria.

Gastos especiales y sin factura

Dentro del grupo de los gastos deducibles, algunos son de especial interés. En este caso hablamos de los gastos espaciales y aquellos que se pueden desgravar sin factura.

Gastos especiales

Hay una serie de partidas de gastos repetidas entre los autónomos y justo esas son las que presentan alguna peculiaridad. Estas siempre generan muchas dudas, sobre todo al tenerlo que relacionarlo con la actividad. En concreto, aquellos que producen serias dudas son:

• Local u oficina: Si se da el caso de arrendamiento de un local comercial, se puede desgravar todo el gasto asociado con el mismo. Para ello, el arrendador debe entregarte dicha factura con IVA, ya que no está excepto. En este caso se pueden descontar entre un 15 y un 50% de los gastos. En cuanto a los suministros, si trabajas desde casa, siempre que tu contrato lo permita, puedes acogerte al 30% de deducción de suministros como son el agua, la luz y el internet.
• Vehículo y gastos asociados: Aquí entra la gasolina, el mantenimiento del vehículo y el seguro. De todos ellos se debe entregar una justificación de uso profesional o disponer de varios vehículos, uno para la actividad y otro para uso personal.
• Gastos derivados de viajes y dietas: Se incluyen los billetes de avión, las comidas y los taxis. Se desgravarán estos viajes siempre que pueda justificarse que son de representación.
• Costes de vestuario: Sólo se contempla el vestuario profesional que en este caso serian uniformes, ropa de protección u otras prendas con el logotipo del negocio.
• Teléfono móvil: Para poder incluir este gasto especial, se deberán diferenciar las líneas. Una se destinará solamente para el uso personal, la otra quedará ligada al uso profesional.

Gastos sin factura

La normativa del IRPF es más permisiva en cuanto a la del IVA, ya que esta obliga al autónomo a presentar una factura reglamentaria de cualquier gasto. En el caso del IRPF existen varios gastos que no necesitan presentar la factura:

• Pólizas de seguros.
• Salarios y seguros sociales.
• Cuota de autónomos.
• Gastos bancarios.
• Gastos de contratos mercantiles, relacionados con los traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad.
• Impuestos y tasas municipales en las que se incluyen las tasas de la basura y el IBI.

Gastos fiscalmente no deducibles

Todos los gastos citados con anterioridad, se pueden deducir en el IRPF de los autónomos. Pero existen algunos que no y, por lo tanto, a los que el autónomo deberá hacer frente:

• Multas y sanciones.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos relacionados con personas o empresas en paraísos fiscales.
• IVA soportado que pueda deducirse en la declaración del IVA.

Ahora que ya conoces todos los gastos deducibles del IRPF, te resultará útil saber que con el software de contabilidad de tugesto es muy sencillo llevar al día la contabilización de tus gastos profesionales. ¡Pruébalo ya!