Factura electrónica a la Administración pública: todo lo que debes saber

Desde el 15 de enero de 2015, las sociedades y otras entidades que venden bienes o prestan servicios a las Administraciones Públicas están obligadas a facturarles electrónicamente, según el artículo 4 de la Ley 25/2013. Cualquier otro proveedor, como un autónomo, puede hacerlo de forma voluntaria. Te contamos en este post todo sobre la factura electrónica a la Administración pública.

Además, la factura electrónica va a ser obligatoria también entre empresas y autónomos, así que conviene tener un programa de facturación preparado.

A lo largo de este post os explicamos qué pasos debéis seguir para hacer la facturación electrónica a los mencionados organismos de manera correcta.

Aceptación de la facturación electrónica por la Administración pública

La obligación de facturación electrónica a las Administraciones Públicas no solo afecta a los emisores de las facturas, sino también a estas entidades las cuales tienen el deber de aceptarlas.

En este sentido, el artículo 2 de la Ley 25/2013 delimita qué entidades se consideran Administraciones Públicas a estos efectos (remite a la ley de contratos del sector público e incluye a las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social). Son, entre otras, las siguientes:

• La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.

• Las entidades gestoras y los servicios comunes de Seguridad Social.
• Los organismos autónomos.
• Las Universidades Públicas.

• Las entidades de derecho público que tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.

• Las entidades de derecho público vinculadas a Administraciones Públicas, o dependientes de las mismas, que cumplan alguna de las características siguientes:
  • Que su actividad principal no consista en la producción de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro.
  • Que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la prestación de servicios.

• Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional y del Tribunal de Cuentas. Así como los del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación.

• Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco, en lo que respecta a su actividad de contratación. Asimismo están sujetas las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, tal y como está establecido en la Ley.

¿Quiénes deben presentar facturas electrónicas a la Administración?

La Ley 25/2013 se aprobó con el fin de impulsar la factura electrónica y la creación de un registro contable de facturas en el sector público.

El texto establece en su artículo 4 que todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública pueden expedir y remitir factura electrónica.

Lo anterior, se recoge como norma general, pero en todo caso deben facturar electrónicamente las siguientes entidades:

• Las Sociedades Anónimas.

• Las Sociedades de responsabilidad limitada.

• Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.

• Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.

• Las uniones temporales de empresas.

• Cualquier agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de utilización de activos, fondo de regularización del mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.

Como excepción, las Administraciones Públicas pueden excluir reglamentariamente de la obligación de facturación electrónica las facturas de hasta 5.000 euros (artículo 4.1 de la Ley 25/2013). Los autónomos (personas físicas) no aparecen en la lista de obligados, así que para ellos es voluntaria; aun así, confirma siempre las instrucciones del organismo al que facturas.

Aunque se aplique esa exclusión, todos los proveedores pueden expedir y remitir factura electrónica a la Administración (artículo 4.1), también en facturas de 5.000 euros o menos.

Y hay un plazo: el proveedor debe presentar la factura en un registro administrativo en los 30 días siguientes a la entrega de los bienes o la prestación del servicio (artículo 3 de la Ley 25/2013).

¿Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas?

A la hora de expedir una factura electrónica para la Administración debes tener en cuenta que, además de que sea electrónica, ésta requiere un formato específico.

El formato exigido es Facturae en su versión 3.2.x, un XML estructurado, firmado con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido o con sello electrónico avanzado (artículo 5 de la Ley 25/2013). La Orden HAP/1074/2014 fija además un tamaño máximo de 8 MB por factura con sus anexos.

En la factura debes identificar los órganos administrativos a los que va dirigida: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Sus códigos están en el directorio de unidades de FACe.

Además del formato, hay varias maneras de emitir la factura electrónica:

• A través de un programa informático de creación de facturas electrónicas.

• Por medio de un prestador de servicios de facturación electrónica.

• Por el propio destinatario de la factura, también llamado este método «autofacturación».

Cómo enviar la factura electrónica a las Administraciones Públicas

Este es otro de los datos clave que debes conocer si quieres que tu facturación electrónica a la Administración sea válida.

Las facturas electrónicas se presentan a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de cada Administración (artículo 6 de la Ley 25/2013).

Se trata de una ventanilla electrónica única donde llegan todas las facturas electrónicas que van dirigidas a una Administración. Las entidades locales y las comunidades autónomas pueden tener el suyo o adherirse al del Estado. En función del destinatario, el punto puede pertenecer a:

• La Administración General del Estado.

• Una comunidad autónoma.

• Una entidad local.

A través de cada uno de los puntos generales de entrada el emisor de la factura puede consultar el estado de tramitación de la misma.

En concreto el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado se denomina FACe.

Al entrar en este sitio web el usuario puede realizar varias cosas:

• Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.

• Consultar el estado de tus facturas.

• Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.

• Obtener cualquier tipo de ayuda.

Además es importante recordar el deber que tiene el emisor de la factura electrónica de conservar las copias de las facturas expedidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, igual que las facturas en papel (artículo 19 del Real Decreto 1619/2012).

Infografía: Factura electrónica

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Además si también eres cliente de nuestro servicio Quipo, debes saber que éstas se pasarán automáticamente a tu contabilidad para que puedas ahorrar tiempo y trabajo.

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