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Factura electrónica a la Administración pública: todo lo que debes saber

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Desde hace años, concretamente desde el 15 de enero de 2015, todos aquellos que trabajen para las Administraciones Públicas, o sean proveedores de bienes y servicios de las mismas, están obligados a realizar la facturación electrónica. Te contamos en este post todo sobre la factura electrónica a la Administración pública,.

Es por este motivo, y por la innovación que supone de cara al futuro, que desde tugesto hemos implantado el servicio de facturae en nuestro programa de facturación.

A lo largo de este post os explicamos qué pasos debéis seguir para hacer la facturación electrónica a los mencionados organismos de manera correcta.

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Aceptación de la facturación electrónica por la Administración pública

La obligación de facturación electrónica a las Administraciones Públicas no solo afecta a los emisores de las facturas, sino también a estas entidades las cuales tienen el deber de aceptarlas.

En este sentido, el Ministerio de Hacienda ha delimitado qué entidades están obligadas a aceptar la facturación electrónica que son las siguientes:

  • La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
  • Las entidades gestoras y los servicios comunes de Seguridad Social.
  • Los organismos autónomos.
  • Las Universidades Públicas.
  • Las entidades de derecho público que tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
  • Las entidades de derecho público vinculadas a Administraciones Públicas, o dependientes de las mismas, que cumplan alguna de las características siguientes:
    • Que su actividad principal no consista en la producción de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro.
    • Que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la  prestación de servicios.
  • Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional y del Tribunal de Cuentas. Así como los del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación.
  • Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco, en lo que respecta a su actividad de contratación. Asimismo están sujetas las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, tal y como está establecido en la Ley.

¿Quiénes deben presentar facturas electrónicas a la Administración?

La Ley 25/2013 se aprobó con el fin de impulsar la factura electrónica y la creación de un registro contable de facturas en el sector público.

El texto establece en su artículo 4 que todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública pueden expedir y remitir  factura electrónica.

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Lo anterior, se recoge como norma general, pero en todo caso deben facturar electrónicamente las siguientes entidades:

  • Las Sociedades Anónimas.
  • Las Sociedades de responsabilidad limitada.
  • Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
  • Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
  • Las uniones temporales de empresas.
  • Cualquier agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de utilización de activos, fondo de regularización del mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.

Como excepción las Administraciones Públicas pueden excluir de la obligación de facturación electrónica aquellas facturas cuyo importe no sea superior a 5000 euros.

Pese a lo especificado en el párrafo anterior, la Administración está obligada a aceptar la factura electrónica, si el proveedor se la expide de tal modo, aunque ésta sea igual o inferior a 5000 euros.

Si esto ocurre, la Administración Pública, aunque así lo quiera, no puede aplicar la mencionada excepción.

¿Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas?

A la hora de expedir una factura electrónica para la Administración debes tener en cuenta que, además de que sea electrónica, ésta requiere un formato específico.

El mencionado formato, exigido por la Administración para ser aceptado por ésta, es el formato facturae, en su última versión 3.2.

Precisamente esta es la versión que está disponible en nuestra plataforma online, la cual se ha creado específicamente y con el objetivo de facilitar el trabajo a nuestros clientes en relación con las Administraciones Públicas.

Además del formato hay que tener qué maneras de emitir la facturación electrónica existen;

  • A través de un programa informático de creación de facturas electrónicas.
  • Por medio de un prestador de servicios de facturación electrónica.
  • Por el propio destinatario de la factura, también llamado este método «autofacturación».

Cómo enviar la factura electrónica a las Administraciones Públicas

Este es otro de los datos clave que debes conocer si quieres que tu facturación electrónica  a la Administración sea válida.

Para hacerlo correctamente las facturas electrónicas deben ser enviadas a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas que ha creado el Estado.

Se trata de una ventanilla electrónica única donde llegan todas las facturas electrónicas que van dirigidas a una Administración. En función de quién sea el destinatario la ventanilla única electrónica puede pertenecer a:

  • La Administración General del Estado.
  • Una comunidad autónoma.
  • Una entidad local.

A través de cada uno de los puntos generales de entrada el emisor de la factura puede consultar el estado de tramitación de la misma.

En concreto el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado se denomina FACe.

Al entrar en este sitio web el usuario puede realizar varias cosas:

  • Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
  • Consultar el estado de tus facturas.
  • Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
  • Obtener cualquier tipo de ayuda.

Además es importante recordar el deber que tiene el emisor de la factura electrónica de conservar todas aquellas expedidas durante el plazo previsto para ello en la Ley General Tributaria, que es el mismo que el establecido para las facturas tradicionales en papel.

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Infografía: Factura electrónica

Infografía resumen de Factura Electrónica

Si utilizas nuestro programa de facturación, podrás tener registradas todas las facturas que hayas emitido.

Además si también eres cliente de nuestro servicio Quipo, debes saber que éstas se pasarán automáticamente a tu contabilidad para que puedas ahorrar tiempo y trabajo.

Si tienes alguna duda o consulta no olvides que puedes dejarnos tu comentario al final de este post.

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