¿Sabes cómo enviar facturas electrónicas a un ayuntamiento? ¿Puedes mandarle una factura a una pyme en PDF? ¿Eres capaz de hacer un envío de factura electrónica a través de FACe? ¿Estás leyendo esto y ya te estás saturando de pensarlo?
Es cierto que cada vez más empresas y autónomos emplean este tipo de facturación, pero también muchas aún no están al día de este modelo más automatizado de gestión. Pero con este post aprenderás a enviar una factura electrónica a tus clientes, ya sean una administración pública, una empresa o un particular.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es igual que una en versión papel. Pero ésta se distingue de las tradicionales por su forma de envío a los destinatarios, ya que se transmite por vía electrónica y telemática.
La facturación electrónica está sustituyendo a la clásica y cuenta con la misma validez fiscal y jurídica.
Existen dos tipo de facturas electrónicas, las facturas con formato estructurado y las facturas en formato no estructurado, las facturas estructuradas son aquellas que se emiten bajo una estructura informática determinada por el Estado o organismos internacionales, comúnmente vienen en un formato XML o EDIFACT. Las facturas en formato no estructurado serían aquellas que recibimos en un formato de imagen, como puedan ser las escaneadas o en formato pdf.
¿No te fías mucho de lo digital? En este caso, puedes estar tranquilo. Las facturas electrónicas pueden llevar una firma electrónica generada por una autoridad de certificación aceptada por la agencia tributaria, esta firma garantiza la integridad del contenido de las mismas frente a un terceros. Con el reglamento de facturación del año 2013, esto dejó de ser obligatorio, pero siempre es aconsejable.
También puedes recurrir a un sistema de intercambio electrónico de datos o alternativa que acepte la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
La obligatoriedad de la factura electrónica
El Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, estableció las obligaciones referentes a la facturación, tanto en papel como en su formato telemático.
Desde 2015, la facturación electrónica únicamente es obligatoria si se tiene que facturar a la administración pública. Y tampoco lo es siempre, ya que existen situaciones en las que, si la cuantía no llega a 5.000 euros, aún se permite hacerlo en papel.
Esta clase de particularidades las indican asimismo las legislaciones autonómicas y locales. Por lo que, ante la duda de presentar o no factura electrónica, infórmate sobre el organismo que corresponda.
No obstante, debes saber que la facturación electrónica es cada vez más común y tiende a volverse obligatoria poco a poco. Así que nuestra recomendación es que comiences a usarla pronto.
Por cierto, aunque es voluntario, también es posible enviar una factura electrónica a una empresa privada
Beneficios de la factura electrónica
Utilizar la factura electrónica es un hecho ventajoso por diversos motivos:
- Ayuda a controlar el fraude fiscal.
- Supone un ahorro económico y en espacio, ya que dejas de gastar en papel así como el gasto postal
- Representa también un ahorro de tiempo, puesto que acelera la tramitación y, por tanto, agiliza el cobro.
- Facilita una mejor gestión empresarial haciéndolo más ágil
Obligaciones del emisor de la factura
Como te podrás imaginar, para que una factura electrónica sea igual de válida que una en papel, ésta debe cumplir una serie de requerimientos.
¿Cómo enviar una factura electrónica legal?:
- Debe de emitirse bajo el consentimiento de ambas partes, emisor y receptor.
- Se debe asegurar el acceso a las facturas, en cuestiones de visualización, legibilidad, copiado, descarga, impresión…
- Se tienen que conservar sus datos, no la factura en sí, sino la base de datos que la ha generado.
- Hay que contabilizar la factura.
- Al crear la factura electrónica debe encontrarse en un formato reconocido y aprobado como PDF, XML, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc.
- El formato PDF suele emplearse si el destinatario se trata de un particular o una pyme, con el objetivo de guardar el documento.
- El formato XML es común cuando el destinatario va a ser una administración pública, es un formato establecido por el Estado.
- El formato EDIFACT es habitual cuando el destinatario se trata de una empresa que gestiona de manera automatizada su información, las normas de esta codificación se derivan de la adopción de acuerdos internacionales
- La factura debe contener los campos obligatorios que se piden en toda factura.
Datos para que una factura electrónica sea válida
Estos son los campos que deben constar en tus facturas electrónicas:
- Numeración y serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos del emisor y del receptor.
- DNI, CIF o un equivalente.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción con datos correctos para hacer el cálculo de la base imponible.
- Impuestos como el IVA, la retención del IRPF y, si es necesario, el recargo de equivalencia.
- Importe total que pagar.
Cómo enviar una factura electrónica de manera fácil y sencilla
Si tu negocio todavía no cuenta con un programa informático especializado en facturación electrónica, deberías valorar dicha posibilidad.
Estos softwares se ajustan a tus necesidades, independientemente de si tu cliente es una administración pública a la que debas enviar la factura mediante el portal FACe con formato facturae o si se trata de una empresa privada que pueda recibirla en formato PDF.
En tugesto ofrecemos un software tanto para empresas como para autónomos. Con éste, podrás enviar los datos de tus facturas de manera rápida y segura, automatizando todo este proceso que te quita tanto tiempo para centrarte en tu actividad.
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Ya has visto que enviar una factura electrónica es seguro y más fácil de lo que se podría pensar. Sólo necesitas tener los conocimientos o la ayuda necesaria para lograrlo.
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