Cómo crear un portal para empleados

La digitalización ha provocado una nueva forma de trabajar en las empresas y de gestionar la información. En la actualidad, el mejor método para realizar cualquier trámite interno en una compañía es a través de un portal para empleados. En este post te vamos a mostrar qué es y cómo crear un portal para los empleados de tu empresa.

¿Qué es el portal del empleado?

El portal del empleado, o del trabajador, es un sitio web con acceso restringido para tu plantilla pensado para facilitar la gestión de distintas tareas relacionadas con ellos. Su objetivo principal es establecer una relación interna entre la empresa y los trabajadores.

¿Para qué sirve?

La función principal del portal del empleado es gestionar la información, personal y laboral, de los empleados; en otras palabras, ayuda a realizar ciertas tareas de forma ágil y automática, para que los trabajadores puedan realizar otras que aportar más beneficios. Del mismo modo, se trata de una base de datos que permite realizar y almacenar las gestiones de forma online y segura, para reducir los posibles errores. 

Por su parte, el empleado tiene acceso a toda la información y puede realizar gestiones, como la solicitud de vacaciones, sin tener que realizar esta solicitud a un superior, algo que siempre suele llevar cierto tiempo.

Lo más probable es que, debido al avance tecnológico, en unos años todas las empresas, grandes o pequeñas, dispongan de un portal para empleados; por todo ello, muchas compañías ya disponen de él, por ejemplo Mercadona, ONCE o el Ayuntamiento de Fuenlabrada, entre otros.

Cómo crear el portal del empleado

Para crear el portal del empleado es fundamental que los responsables del departamento de Recursos Humanos de tu empresa analicen las necesidades de tu plantilla.
El portal del empleado debe ser un sistema sencillo, para que su uso aporte soluciones y no de problemas; además, tiene que garantizar la seguridad y la privacidad de los datos de tus trabajadores. Por ello, la mejor forma de implementarlo es con el software propio de tugesto.com

A continuación te mostramos 4 pasos que debes tener en cuenta para crear el portal del empleado en tu empresa:

1. Elementos imprescindibles: para crear el portal para empleados necesitas medios tecnológicos y redactores de contenidos; es decir, necesitas un servidor web y trabajadores que den información a tus empleados.
2. Primer contenido: lo más recomendable es empezar con temas relacionados con la organización y el objetivo de la empresa, así como manuales de actuación en casa de incendio, por ejemplo.
3. Promoción del sistema: los empleados tienen que saber que existe dicho portal y tiene que saber utilizarlo; para ello, puedes realizar una campaña de mailing o poner avisos, carteles, por toda la oficina.
4. Coste: un portal para empleados requiere tiempo y dinero; a la hora de ponerlo en marcha, existen muchos factores que pueden determinar su precio final. En cualquier caso, debes saber que, de media, la puesta en marcha de estos proyectos suele durar unos 3 meses.

Razones por las que optar por un portal de empleados

El portal del empleado no debe entenderse como una red social de carácter corporativo sino como una herramienta que simplifica la administración del personal. Como ya hemos visto, el portal permite gestionar diferentes aspectos de su puesto y mantener la información actualizada de su estado.

Actualmente son muchas las empresas que necesitan realizar un análisis del tiempo y recursos humanos que invierten para la gestión del personal. Pero más allá de esto, existen una serie de razones por las que las empresas apostar por un portal de empleados y son las siguientes:

• Herramienta diferenciadora que aporta valor a la empresa.
• Aumento de la productividad y fidelización debido a la motivación.
• Recursos de ayuda: el portal del empleado facilita el trabajo y pueden recibir comunicación interna sobre los criterios, indicadores y objetivos en su sección personal.
• Aporta mayor facilidad para la conciliación laboral y familiar: herramienta compatible con el teletrabajo o trabajo a distancia. Los trabajadores que hayan solicitado flexibilidad laboral pueden hacer uso del portal para comunicarse con los managers. 
• Canal directo de comunicación: resuelve problemas de comunicación interna y agilizan el trabajo.
• Datos actualizados: se reduce el riesgo de que las bases de datos no estén actualizadas.
• Registro de las consultas: Todas las comunicaciones quedan registradas para su posterior consulta.
• Optimiza dinero y tiempo: permite al área de recursos humanos ocuparse de tareas de mayor valor para la empresa. Por otro lado, también reduce gastos económicos que pueden invertirse en mejorar la eficiencia y la competitividad.

Ventajas de crear un portal del empleado

Una de las principales ventajas del portal del empleado es que el propio trabajador se autogestiona y se automatiza la información, de forma que se ahorra mucho tiempo en la realización de gestiones sencillas. A continuación te mostramos los principales beneficios de crear un portal del empleado:

• Facilita el teletrabajo: al poder conectarse online, desde cualquier dispositivo, los empleados pueden realizar sus tareas laborales sin necesidad de estar en la oficina. En este otro post te explicamos cómo llevar el control horario durante el teletrabajo.
• Comunicación bidireccional: se reducen los conflictos laborales por la falta de comunicación interna; además, los managers pueden gestionar los mensajes, proyectos y horarios, para que no un trabajador no tenga varias tareas al mismo tiempo y estas puedan afectar a la productividad de la empresa.
• Menos riesgos: un portal del empleado disminuye la posibilidad de perder los datos, mostrarlos a terceros o de no disponer de la información necesaria en un momento determinado.
• Compromiso: el empleado puede asumir más responsabilidades, especialmente los trabajadores de RRHH, sin que se sientan agobiados por ello.
• Menos carga de trabajo para los responsables de RRHH: los empleados solicitan ellos mismos sus ausencias y vacaciones desde su portal del empleado. El responsable tan solo las valida con un clic.

• Información unificada: garantiza una búsqueda más rápida y ágil de los documentos corporativos y personales que pueda necesitar el trabajador.
• Mejora la cultura de la empresa: el portal del empleado es imprescindible para grandes empresas, distribuidas en departamentos; de esta forma, se establece una imagen única y se fomenta la colaboración entre los distintos departamentos.

• Agilidad en la tramitación: una de las principales ventajas del portal del empleado es qué trámites que antes llevaban horas o días, como la evaluación de los trabajadores, pueden realizarse de forma online en unos minutos.

Aspectos a tener en cuenta para crear un portal del empleado

A continuación te mostramos algunos aspectos que debes tener en cuenta para crear el mejor portal del empleado:

• Estructura y diseño: un portal para empleados debe cumplir una serie de prestaciones y requisitos; debe ser un sitio diseñado desde el punto de vista de recursos humanos, no administrativo.
• Accesibilidad: es importante que los trabajadores puedan acceder desde cualquier dispositivo electrónico.
• Usabilidad: si los trabajadores tienen que leerse un manual o preguntar constantemente por el funcionamiento del sistema, la página web estará siendo más un problema que una solución.
• Versión móvil o App: tus trabajadores pueden acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento, y realizar todas las gestiones que necesitan.
• Descarga de documentos: así los trabajadores no tienen que estar solicitando el envío de esa información por correo electrónico.
• Imagen corporativa: se refuerza la comunicación interna y los valores de tu compañía.
• Calendario de vacaciones: uno de los mejores servicios es la solicitud de vacaciones por parte de los trabajadores; también pueden ver cuántos días les quedan pendientes y los propios responsables podrán validar su solicitud. En este otro post te explicamos cómo gestionar las vacaciones de tus empleados.
• Solicitud de bajas: en el portal pueden adjuntar la documentación que justifique la baja.
• Datos personales: cambios de domicilio, cuenta bancaria, así como otras circunstancias que puedan a la nómina de los trabajadores. También es un espacio donde consultar nóminas.
• Seguridad: se almacenan datos confidenciales de tu empresa y de tus trabajadores; por eso, debes apostar por un software que garantice la seguridad de la información y la protección de datos. También es recomendable que la compañía disponga de seguro de responsabilidad civil, para evitar ciberataques.
• Compensación de gastos: puede solicitar a través del sistema la devolución de gastos de dietas o viajes.

En definitiva, saber cómo crear un portal para empleados es la mejor forma de garantizar una comunicación interna efectiva entre los trabajadores de tu empresa y los responsables. Prueba el portal del empleado de tugesto y empieza a digitalizar la gestión de recursos humanos de tu empresa. ¿A qué esperas?