¿Sabes cómo enviar facturas electrónicas a un ayuntamiento? ¿Puedes mandarle una factura a una pyme en PDF? ¿Eres capaz de hacer un envío de factura electrónica a través de FACe? ¿Estás leyendo esto y ya te estás saturando de pensarlo?
Es cierto que cada vez más empresas y autónomos emplean este tipo de facturación, pero también muchas aún no están al día de este modelo más automatizado de gestión. Pero con este post aprenderás a enviar una factura electrónica a tus clientes, ya sean una administración pública, una empresa o un particular.
Respuesta corta
Para enviar una factura electrónica en España, depende del destinatario. A una Administración pública se envía en formato Facturae, firmada y a través de su punto general de entrada, como FACe. A una empresa o autónomo hoy puedes enviarla en PDF u otro formato si el cliente lo acepta, hasta que te llegue la factura electrónica obligatoria entre empresas. tugesto, una compañía de Visma, te da facturación preparada para VeriFactu con contabilidad y asesores.
- Administraciones: Facturae 3.2.x con firma electrónica avanzada; obligatoria para SA, SL y otras entidades desde el 15 ene 2015 (art. 4 y 5 Ley 25/2013).
- Entre empresas: obligatoria desde el 6 oct 2027 si facturas más de 8 M€ y desde el 6 oct 2028 el resto (RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026).
- Hasta entonces, enviar factura electrónica a un cliente privado exige su consentimiento (art. 9.2 RD 1619/2012).
- Precios de tugesto, sin IVA: solo facturación desde 7,90 €/mes (autónomos) o 12,90 €/mes (empresas); con contabilidad y fiscalidad, 37 €/mes (autónomos) o desde 69 €/mes (empresas); con asesoría, 49 €/mes (autónomos) o desde 149 €/mes (empresas).
Fuente: Ley 25/2013 (BOE-A-2013-13722) · RD 1619/2012 (BOE-A-2012-14696) · RD 238/2026 (BOE-A-2026-7295) · calendario AEAT · noviembre 2026.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es igual que una en versión papel. Pero ésta el Reglamento de facturación la define como la que se expide, transmite y recibe en formato electrónico (art. 9.1 del Real Decreto 1619/2012).
La facturación electrónica está sustituyendo a la clásica y cuenta con la misma validez fiscal y jurídica.
Existen dos tipo de facturas electrónicas, las facturas con formato estructurado y las facturas en formato no estructurado, las facturas estructuradas son aquellas que se emiten bajo una estructura informática determinada por el Estado o organismos internacionales, comúnmente vienen en un formato XML o EDIFACT. Las facturas en formato no estructurado serían aquellas que recibimos en un formato de imagen, como puedan ser las escaneadas o en formato pdf. Ojo: cuando sea obligatoria entre empresas, la factura tendrá que ir en un formato estructurado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT, conforme a la norma europea EN 16931), según el artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026. Un PDF no bastará.
¿No te fías mucho de lo digital? En este caso, puedes estar tranquilo. Las facturas electrónicas pueden llevar una firma electrónica generada por una autoridad de certificación. El artículo 10 del Real Decreto 1619/2012 permite garantizar la autenticidad y la integridad de la factura con firma electrónica avanzada, con un intercambio electrónico de datos (EDI) o con otros medios validados por la Agencia Tributaria. En las facturas a las Administraciones públicas la firma electrónica avanzada sí es obligatoria (artículo 5 de la Ley 25/2013).
También puedes recurrir a un sistema de intercambio electrónico de datos o alternativa que acepte la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
La obligatoriedad de la factura electrónica
El Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación, tanto en papel como en formato electrónico. Hoy hay dos obligaciones distintas:
A la Administración pública: desde el 15 de enero de 2015, las sociedades anónimas, las limitadas y otras entidades están obligadas a facturar electrónicamente a través del punto general de entrada (artículo 4 de la Ley 25/2013). Las Administraciones pueden excluir de esa obligación las facturas de hasta 5.000 euros. Te lo contamos en detalle en factura electrónica a la Administración pública.
Entre empresas y autónomos: la Ley 18/2022 (Crea y Crece) añadió el artículo 2 bis a la Ley 56/2007. El Real Decreto 238/2026 da 12 meses a quienes superaron 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses al resto, contados desde la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Según el calendario de la Agencia Tributaria, eso es el 6 de octubre de 2027 y el 6 de octubre de 2028. Más detalle en factura electrónica obligatoria 2026.
No obstante, debes saber que la facturación electrónica es cada vez más común y va a ser obligatoria para todas las empresas y autónomos. Y no la confundas con VeriFactu, que regula el programa con el que facturas: sociedades antes del 1 de enero de 2027 y resto antes del 1 de julio de 2027 (Real Decreto 1007/2023). Nuestra recomendación es que empieces a usarla pronto.
Mientras no te llegue la obligación, enviar una factura electrónica a una empresa privada es voluntario y necesita el consentimiento del destinatario (artículo 9.2 del Real Decreto 1619/2012).
Beneficios de la factura electrónica
Utilizar la factura electrónica es un hecho ventajoso por diversos motivos:
- Ayuda a controlar el fraude fiscal.
- Supone un ahorro económico y en espacio, ya que dejas de gastar en papel así como el gasto postal
- Representa también un ahorro de tiempo, puesto que acelera la tramitación y, por tanto, agiliza el cobro.
- Facilita una mejor gestión empresarial haciéndolo más ágil
Obligaciones del emisor de la factura
Como te podrás imaginar, para que una factura electrónica sea igual de válida que una en papel, ésta debe cumplir una serie de requerimientos.
¿Cómo enviar una factura electrónica legal?:
- Hoy necesitas el consentimiento del destinatario, salvo cuando la factura electrónica sea obligatoria (artículo 9.2 del Real Decreto 1619/2012).
- Se debe asegurar el acceso a las facturas, en cuestiones de visualización, legibilidad, copiado, descarga, impresión…
- Se tienen que conservar las facturas expedidas y recibidas, con su contenido original, durante el plazo de la Ley General Tributaria (artículo 19 del Real Decreto 1619/2012).
- Hay que contabilizar la factura.
- Al crear la factura electrónica debe encontrarse en un formato reconocido, según quién la reciba:
- El formato PDF se usa hoy con particulares y pymes que lo aceptan, pero no servirá cuando la factura electrónica entre empresas sea obligatoria.
- El formato XML en su versión Facturae 3.2.x es el obligatorio para las Administraciones públicas.
- El formato EDIFACT, junto con UBL y CII, es una de las sintaxis admitidas para la factura electrónica obligatoria entre empresas (artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026).
- La factura debe contener los campos obligatorios del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.
Datos para que una factura electrónica sea válida
Estos son los principales campos que deben constar en tus facturas electrónicas (artículo 6 del Real Decreto 1619/2012):
- Numeración y serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del receptor.
- NIF del emisor y, en general, del destinatario.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción con datos correctos para hacer el cálculo de la base imponible.
- Impuestos como el IVA, la retención del IRPF y, si es necesario, el recargo de equivalencia.
- Importe total que pagar.
Cómo enviar una factura electrónica de manera fácil y sencilla
Si tu negocio todavía no cuenta con un programa informático especializado en facturación electrónica, deberías valorar dicha posibilidad.
Estos softwares se ajustan a tus necesidades, independientemente de si tu cliente es una administración pública a la que debas enviar la factura mediante el portal FACe con formato facturae o si se trata de una empresa privada que pueda recibirla en formato PDF.
En tugesto, una compañía de Visma, ofrecemos un software tanto para empresas como para autónomos. Con éste, podrás enviar los datos de tus facturas de manera rápida y segura, con facturación preparada para VeriFactu, contabilidad y fiscalidad en la misma plataforma. Precios de tugesto, sin IVA: solo facturación desde 7,90 €/mes (autónomos) o 12,90 €/mes (empresas); con contabilidad y fiscalidad, 37 €/mes (autónomos) o desde 69 €/mes (empresas); con asesoría, 49 €/mes (autónomos) o desde 149 €/mes (empresas).
La ventaja de elegir nuestro programa en lugar de otra aplicación que puedas encontrar en internet es que podrás disfrutar de nuestro asesores fiscales que revisan tu facturación desde la misma plataforma.
Ya has visto que enviar una factura electrónica es seguro y más fácil de lo que se podría pensar. Sólo necesitas tener los conocimientos o la ayuda necesaria para lograrlo.
Preguntas frecuentes sobre cómo enviar facturas electrónicas
¿Cómo se envía una factura electrónica en España?
Depende del destinatario. A una Administración pública, en formato Facturae 3.2.x, con firma electrónica avanzada y a través de su punto general de entrada, como FACe (Ley 25/2013). A una empresa o autónomo, hoy puedes enviarla por email o plataforma en el formato que acepte el cliente, con su consentimiento, hasta que la factura electrónica obligatoria entre empresas te aplique.
¿Es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Lo será. La Ley 18/2022 la incorporó al artículo 2 bis de la Ley 56/2007 y el Real Decreto 238/2026 la desarrolla. Según el calendario de la Agencia Tributaria, será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto.
¿Quién está obligado a enviar factura electrónica a la Administración pública?
Desde el 15 de enero de 2015, las sociedades anónimas, las sociedades limitadas, las entidades extranjeras, los establecimientos permanentes, las UTE y otras entidades del artículo 4 de la Ley 25/2013. Las Administraciones pueden excluir las facturas de hasta 5.000 euros.
¿Un PDF enviado por email es una factura electrónica?
Hoy sí puede serlo, si el cliente lo acepta y se garantiza su autenticidad e integridad. Pero cuando sea obligatoria entre empresas, la factura deberá ir en formato estructurado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT, según el artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026), y un PDF no bastará.
¿Necesito el consentimiento del cliente para enviarle una factura electrónica?
Sí, salvo en los casos de factura electrónica obligatoria. Lo dice el artículo 9.2 del Real Decreto 1619/2012.
¿La factura electrónica tiene que llevar firma electrónica?
A las Administraciones públicas, sí: firma electrónica avanzada (artículo 5 de la Ley 25/2013). Entre particulares y empresas, el artículo 10 del Real Decreto 1619/2012 admite la firma electrónica avanzada, el intercambio electrónico de datos (EDI) u otros medios validados por la Agencia Tributaria.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas electrónicas?
Durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, igual que las facturas en papel, y con su contenido original (artículo 19 del Real Decreto 1619/2012).
¿Factura electrónica y VeriFactu son lo mismo?
No. La factura electrónica regula cómo se envía la factura al cliente. VeriFactu regula el programa con el que la emites ante Hacienda: las sociedades deben usar un software adaptado antes del 1 de enero de 2027 y el resto antes del 1 de julio de 2027 (Real Decreto 1007/2023).
¿Qué programa uso para enviar facturas electrónicas y cuánto cuesta?
tugesto, una compañía de Visma, ofrece facturación preparada para VeriFactu con contabilidad y fiscalidad en la misma plataforma. Precios de tugesto, sin IVA: solo facturación desde 7,90 €/mes (autónomos) o 12,90 €/mes (empresas); con contabilidad y fiscalidad, 37 €/mes (autónomos) o desde 69 €/mes (empresas); con asesoría, 49 €/mes (autónomos) o desde 149 €/mes (empresas).
¿tugesto o Holded para facturar electrónicamente?
Holded y tugesto pertenecen al grupo Visma. Holded es un software de gestión y facturación. tugesto une la facturación preparada para VeriFactu con contabilidad, fiscalidad y, si tienes plantilla, nóminas, con asesores. No publicamos tarifas de Holded: consúltalas en su web.
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