Número y serie de una factura: ¿Qué significan?

Una de las mayores preocupaciones de los emprendedores o los nuevos autónomos es su desconocimiento del mundo de la gestión empresarial (contabilidad, facturación, fiscalidad, laboral, procesos administrativos y judiciales…).

Porque cuando desconoces el significado de los conceptos de una factura es fácil llegar a error. Por eso hoy, desde tugesto y gracias a nuestro programa o software de facturación, queremos explicarte qué es y cómo funcionan los números y series de una factura. Y es que este es un concepto que genera grandes dudas entre los autónomos.

Qué son los números y serie de una factura

Sabemos que la facturación es una obligación legal de toda persona inscrita en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). También sabemos que las facturas deben presentar un contenido, éste, si es correcto, validará los “requisitos legales” para que la factura sea legal y no tengamos problemas con Hacienda. Dentro de una factura, el primer contenido que encontramos es el número y la serie.

A éstos les seguirían: la fecha de expedición, la fecha de operación (si es distinta a la de expedición), el NIF nombre y apellidos o razón social del expedidor, identificación de los bienes o servicios prestados, el tipo impositivo o la expresión “IVA incluido” y contraprestación total. En las facturas rectificativas, además, deberíamos hacer referencia a la factura rectificada.

Los números y series de una factura, correctamente introducidos, son una numeración obligatoria de las facturas. Las series deben ser correlativas. Cualquier error en la numeración y en las series de las facturas puede conllevar una inspección al autónomo por parte de la Agencia Tributaria. A continuación, te explicamos cómo numerar correctamente tus facturas.

Numerar correctamente las facturas

La serie de una factura

Como hemos explicado, en primer lugar, nuestra factura deberá contener una serie y un número.

Para crear una nueva serie, lo más recomendable es que, por cada año fiscal, se cambie la serie y se inicie el año con una nueva. Pero ¡ojo! que no podrás volver a cambiar la serie numérica de tus facturas hasta que dicho año finalice. Es decir, que aunque tu primera factura se haya emitido en junio, no podrás cambiar la serie hasta el 1 de enero a las 00:00 horas.

Hay cientos de formas de poner las series a tus facturas. Desde tugesto, nuestro programa de facturación, “Tufactura”, tiene asignado uno por defecto para cada tipo de factura. Así, para el año fiscal 2017, las series podrían ser:

• FAC2017 para facturas
• AB2017 para facturas de abono (facturas rectificativas)
• PR2017 para presupuestos

(Un autónomo corriente sólo debería tener que usar tres tipos de serie. Sin embargo, existen supuestos contemplados en los que un mismo empresario, que sea dueño de distintos comercios o marcas, utilice series distintas para cada uno. De este modo la contabilidad es más transparente para todos.)

El signo de separación

Después de la serie, necesitas un símbolo separador para diferenciar serie de número. Se puede usar cualquiera. En tugesto, por defecto, nos aparecerá una barra inclinada (/). Pero podrían valer guiones, guiones bajos, puntos, barras inclinadas hacia la izquierda, etc.

El número

Ahora, cada factura deberá tener un número, y este deberá ser correlativo con la serie. Es decir, que hemos facturado 5 facturas en lo que va de nuestro año fiscal y ahora tenemos que hacer una de abono, el número de la rectificativa no será la 6, sino la 1 porque las facturas de abono tienen su propia serie. En tugesto, por defecto, todas las facturas se inician en el número 1, pero hay múltiples formas de hacerlo:

• Empezando por 1000: FAC2017/1000, FAC2017/1001, FAC2017/1002…
• Empezando por 50: FAC2017/50, FAC2017/51, FAC2017/52…

Lo importante es seguir siempre esta numeración correlativa. En caso de no seguirlo, tendrás problemas con la Agencia Tributaria (una inspección de Hacienda, por ejemplo).