La contabilidad del autónomo paso a paso

La contabilidad del autónomo es un tema delicado que parece, a simple vista, de difícil y farragosa gestión. Nada más lejos de la realidad. Desde tugesto vamos a exponer unas pautas básicas con las que facilitaros esta tarea.

Poder conocer, comprender y analizar la contabilidad de tu negocio te ayudará a conocer su estado así como estudiar su evolución.

Al conocer los ingresos y gastos y previendo los cobros y pagos, podrás saber si tienes pérdidas o beneficios y, también, reconocer amenazas u oportunidades, esenciales para la supervivencia de la empresa.

¡Comenzamos!

Recoge y ordena la documentación

Lo primero que debes hacer es recoger y ordenar la documentación. Hay que unificar y clasificar, por una parte, las facturas y/o tickets que emitas a los clientes y, por otra, aquellas que recibas de los proveedores: facturas, recibos, extractos bancarios… tanto en papel como en formato digital.

Con esta tarea, evitarás pérdidas y podrás localizar rápidamente la documentación que necesites consultar.

Comprueba que la documentación cumple con los requisitos necesarios

Una vez has ordenado la documentación, debes comprobar si ésta cumple con los requisitos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una factura, ¿tiene todos los datos?

Por su parte, los recibos, tickets (llamados ahora facturas simplificadas), justificantes bancarios y otros comprobantes del gasto también deben recoger los datos necesarios que justifiquen la veracidad del mismo.

Crea los 3 libros contables del autónomo

Ahora sí. Ya puedes empezar a trabajar. Al autónomo en Estimación Directa se le exige la contabilidad de tres libros que pueden llevarse tanto en papel como en formato digital: el libro registro de ventas e ingresos, el libro de compras y gastos y, por último, el libro registro de bienes de inversión o amortizaciones.

Libro registro de ventas e ingresos

Se le conoce como el libro de registro de facturas. Aquí hay que recoger una a una las facturas que has emitido, por orden cronológico de emisión y sin saltos ni duplicidades, junto con los datos del cliente y de la operación en cuestión: concepto, importe facturado, tipo de IVA, cantidad de IVA e importe total.

Paralelamente, es conveniente registrar los cobros y sus fechas para poder conocer de un vistazo los clientes morosos, los rezagados, los buenos clientes pagadores…

Libro de registro de compras y gastos

Se recogen todos aquellos gastos deducibles para la empresa.

¿Qué es un gasto deducible? Aquellos relacionados con el desarrollo de tu actividad y que son necesarios para la obtención de ingresos. Por ejemplo, en el caso de un autónomo se refiere únicamente a los gastos relacionados con su actividad profesional y no los gastos personales que, sabemos, es complicado diferenciar en este tipo de empresario.

En el libro, por tanto, se recogerán únicamente las facturas, recibos, extractos de gastos… en forma de nóminas, seguridad social, cuota de autónomo, alquileres, servicios de profesionales independientes, suministros, etcétera. Estos gastos se recogerán por fecha de recepción incluyendo los datos básicos del proveedor, concepto de la operación, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA e importe total de factura.

Libro de bienes de inversión

Deberás anotar aquellos elementos de inmovilizado material e inmaterial (bienes que vayan a estar en nuestro patrimonio más de un año) afectos a nuestra actividad y que se vayan a amortizar.

Hay que apuntar el número de registro, el valor de adquisición del bien, la fecha en que se puso en marcha, las cuotas de amortización y las bajas de los elementos.

Conoce nuestra plataforma para la gestión de tu contabilidad

Como has visto, estos libros son la contabilidad que debe llevar un autónomo. Aunque puede parecer una tarea difícil o engorrosa, si se cuenta con las herramientas necesarias, la gestión resulta mucho más sencilla.

Desde tugesto, como abogados y asesores online, te ayudamos a llevar la contabilidad del día a día de forma sencilla y online. A través de nuestro programa de contabilidad con los diferentes módulos o softwares de facturación, contabilidad, fiscal y laboral puedes gestionar todo tu negocio desde un solo lugar y en la nube.

Infórmate y simplifica tu día a día. ¡Te esperamos!

Ana Roig, abogado y asesor contable y fiscal de tugesto