¿Cómo escoger los tipos de conceptos para facturas?

Muchos son los que al iniciar una actividad se ven forzados a aprender algunas de las tareas administrativas que conlleva tener un negocio. Una de las más cotidianas es la contabilidad. Y para ser más concretos, hoy hablamos de los tipos de conceptos para facturas.

Desde tugesto, y gracias a nuestro programa de facturación, agilizamos la contabilidad con el objetivo de hacer esa gestión más sencilla y accesible para todos.

En este post nos centramos en el registro de gastos y facturas, tratando de despejar todas tus dudas sobre este trámite. En concreto, hablaremos sobre los tipos de conceptos para que a partir de ahora tengas claro cuál debes de escoger en tus facturas.

A través de la plataforma de contabilidad de tugesto, vamos a guiarte para responder todos tus interrogantes en referente a este tema como uno de los softwares de nóminas y RRHH más importantes en España.

Factura recibida: ¿Qué tipos de conceptos para facturas registro en mis gastos?

¿Dónde y en qué concepto debo de poner el registro de mis gastos en una factura recibida?

Es probable que te hayas hecho esa pregunta más de una vez a la hora de seleccionar el tipo de concepto en tus facturas recibidas.

Lo primero que tienes que pensar es la naturaleza del gasto, porque dependiendo del gasto, deberás escoger un tipo de concepto u otro.

A continuación te contamos qué conceptos debes de seleccionar dependiendo del tipo de gasto.

Gastos de personal

Los gastos de personal, en el módulo de contabilidad de tugesto, se encuentra dentro del desplegable de «Operaciones corrientes».

En los gastos de personal puedes registrar los siguientes conceptos:

• Nóminas
• Seguros Sociales
• Indemnización a trabajador
• Anticipo al personal

Gastos originados por el banco

Los gastos originados por el banco los encontrarás en «Financiación», dentro de «Operaciones financieras».

En gastos originados por el banco puedes encontrar seleccionado en verde las operaciones frecuentes a contabilizar.

Puedes registrar los siguientes conceptos en estas operaciones frecuentes:

• Intereses
• Comisiones
• Traspaso
• Otros gastos

Gastos dependiendo de la actividad de mi empresa

Para guiarte mejor a la hora de escoger los conceptos, queremos que hagas un pequeño análisis reflexivo del negocio para conocer la actividad que desarrollas profesionalmente.

Conociendo la actividad que desarrollas en tu empresa, nos resultará más fácil indicarte qué tipo de conceptos debes escoger en tus facturas recibidas.

Si eres una empresa de servicios

Si eres una empresa de Servicios, tus principales gastos pueden venir a través de materiales que utilizas en la prestación de servicios.

Éstos se pueden contabilizar en los siguientes conceptos, escogiendo siempre aquel que corresponda:

• Mercaderías

Escogerás este concepto cuando quieras registrar el pago de todos los materiales que utilices para la prestación de tu servicio. Puede ser material de oficina o productos que utilices para desempeñar tu trabajo. Por ejemplo, en el caso de una masajista, este sería el concepto que debería escoger para registrar el gasto de cremas o lociones.

• Otros aprovisionamientos

Lo registrarás cuando el gasto no tenga que ver con tu actividad principal.

• Trabajos realizados por otras empresas

Seleccionarás este concepto para trabajos que cedes a otras empresas para que lo realicen ellos porque tú no puedes o desconoces las tareas.

Si eres una empresa que transforma materias

No tienen por qué ser empresas tipo industriales. Se consideran también empresas pequeñas que transforman materias como bares, panaderías, restaurantes… ya que son negocios que compran materias y las transforman en productos distintos.

En este caso tienes que escoger los siguientes conceptos en función del gasto que vayas a registrar:

• Materias Primas

Seleccionarás este concepto para los materiales que compres para la fabricación de tu producto.

• Otros aprovisionamientos

Este concepto lo puedes escoger para la compra de productos, de embalajes o cualquier otro tipo materias que compres para el almacenaje  de tus productos y/o posterior uso.

Si eres una empresa de comercio

Con Comercio nos referimos a aquellas empresas que compran o venden productos sin realizar ningún tipo de alteración.

Si tu negocio se clasifica en Comercio, registrarás los siguientes conceptos dependiendo del gasto que registres:

• Mercaderías

Si quieres registrar el gasto de los productos que compres, seleccionarás esta opción.

• Otros aprovisionamientos

Escogerás este concepto si compras algún otro tipo bien para su embalaje y/o transporte.

Gastos comunes en todos los negocios

Los demás conceptos que te mostramos en Quipo, son conceptos que debes escoger para gastos comunes para todo tipo de negocios.

Dependiendo de la naturaleza de los propios gastos, a continuación comentamos las características de cada tipo de concepto que se encuentran incluidos en el apartado “Servicios” de nuestras solución online:

• Alquileres:

Escogerás este concepto para registrar los arrendamientos/alquileres de cualquier bien que alquiles. Por ejemplo, el alquiler de una nave, un coche o una máquina que necesites.

• Alquileres (renting):

Esta opción la elegirás cuando quieras registrar en especial los alquileres que hayas realizado a través de un contrato de renting.

• Fianzas entregadas:

La seleccionarás cuando registres la entrega de alguna fianza a cambio de que en un futuro te la devuelvan.

• Reparación y conservación:

Se registrarán todos los gastos o facturas con una naturaleza de reparación o reforma que se haga. Hay que tener en cuenta que esta reparación y/o conservación si implica una vida mayor del bien, una mayor productividad. La normativa contable permite que éste se pueda activar como mayor valor del bien y se imputará el gasto a lo largo de la vida del bien.

• Servicios profesionales:

En este concepto se incluirán gastos notariales, abogados, asesorías, y cualquier otro tipo de servicio profesional que te hayan prestado.

• Transportes:

Aquí hay que tener un poco de precaución. Si piensas que son los portes que te cargan en las facturas por traer las mercancías hasta tu negocio, estarás cayendo en un error. Los portes son un mayor valor de la compra de mercancías, otros aprovisionamiento, materias primas o cual fuera el concepto principal de las mercancías compradas. Es por ello que en este caso solo tendrás que registrar los gastos de transporte que pagues  por cuenta de otros.

• Primas de seguros:

Registrarás los gastos de seguros de responsabilidad civil, así como cualquier otro seguro que tengas. Hay que tener en cuenta que normalmente éstos te llegarán a través del cargo en alguna de las cuentas bancarias, por lo que no tendrás una factura física.

• Publicidad y Relaciones públicas:

Registrarás todos los gastos relacionados con la publicad así como los gastos de merchandising.

• Suministros:

En este apartado una vez seleccionado, te aparece un segundo desplegable donde tendrás que escoger entre los distintos suministros que puede tener tu negocio: luz, agua, televisión por cable, Internet, teléfono, etc.

• Otros servicios:

Este concepto se suele conocer entre los contables como un cajón de sastre, debido a que allí añades los gastos que no sabes donde colocarlos. Este concepto se encuentra en una fase de desarrollo por parte del departamento contable de tugesto para la implementación de un subgrupo de conceptos más detallados en Quipo. Desde el departamento de contabilidad, hacemos un llamamiento a si tienes alguna sugerencia de algún concepto importante que se tenga que incluir nos lo hagas llegar, nosotros lo estudiaremos y si da el caso lo incluiremos.

• Gastos de formación:

Escogerás este concepto para los gastos derivados en cursos para formar a tus trabajadores o tú mismo. Los cursos deben estar relacionados con vuestra actividad.

• Otros gastos de personal:

Este tipo de concepto lo incluirás en los gastos relacionados con la compra de uniformes para el trabajo, gastos de las revisiones de salud de las mutuas, e incluso se podrían contabilizar, dependiendo del concepto del gasto, las facturas de la ETT. Estos gastos te vendrán a través de facturas.

Todos estos tipos de conceptos comentados en este último punto se pueden encontrar sumados en el apartado “7. Otros gastos de explotación” del Libro Pérdidas y Ganancias.

Otros tipos de conceptos a escoger en gastos

Cabe la posibilidad de que te encuentres otros tipos de conceptos dependiendo del gasto. Nosotros te nombramos algunos de ellos:

• Pago de algún modelo fiscal

Tienes que registrar los pagos que realices de los modelos fiscales. En caso de que te encuentres ante el pago de algún modelo fiscal puedes pagarlo en Quipo a través de la opción que te ofrecemos en el módulo contable.

• Gastos de impuestos

Si te encuentras ante algunos de los distintos impuestos que pagas (y entendemos impuestos no como un modelo fiscal) lo contabilizarás a través de la opción «Impuestos» situada en el menú principal de gastos en Quipo.

Un ejemplo de este tipo de gastos puede ser el I.B.I, el impuesto de circulación, recogida de basuras, etc.

Es muy importante, que tengamos en cuenta que una multa o sanción no es un impuesto ya que pueden conllevar a sufrir ciertos problemas fiscales, ya que las multas son un gasto no deducible que tendrás que contabilizar en Quipo a través de su opción correspondiente en el menú principal de gasto.

Factura emitida: ¿Qué tipos de conceptos para facturas registro en mis ingresos?

A la hora de escoger un tipo de concepto cuando registras o contabilizas un ingreso, es mucho más sencillo que los gastos, debido a que no tienes un abanico tan amplio de posibilidades.

Para elegir un concepto tienes que recordar, tal y como te hemos dicho al principio, saber la actividad que desempeña tu empresa. Dependiendo de ello, escogerás un concepto u otro.

Si eres una empresa de Servicios

Si tu empresa es de servicios, tendrás que contabilizar tus ingresos con el siguiente concepto:

• Prestaciones de servicio
  Captura Módulo de Contabilidad de tugesto: Factura emitida> Prestaciones de servicios

Si eres una empresa que transforma materias

En caso de transformación de materias escogerás entre.

• Producto terminado
• Producto semiterminado

En este caso es posible que veas que muchos contables se decantan por contabilizarlo como:

• Venta de mercaderías

Siempre hay que tener en cuenta que las facturas no se pueden contabilizar en el mismo concepto dependiendo del proveedor/cliente.

El concepto en la que vas a poner el gasto/ingreso viene determinado por la interpretación de cada persona a la hora de registrarlo, así como el concepto de la propia factura.

Por último nos faltaría comentar el inmovilizado o también llamados Bienes de inversión pero debido a su naturaleza más complicado lo pospondremos para un post futuro.

¿Qué ocurre si has utilizado por equivocación o por error otro tipo de concepto?

En principio si has contabilizado alguna de las facturas o gastos en algunos de los tipos de conceptos anteriores, no sucedería nada.

Analíticamente, todas estas cuentas contables se encuentran incluidas en el grupo consumo, y se encuentran recogidos en la línea “4.Aprovisionamientos” de nuestro Libro de Pérdidas y ganancias:

Éste te puede servir para el cálculo del margen bruto.

El margen bruto se obtiene sumando los puntos 2 y 4, dividiéndolo por el punto 1 y multiplicándolo por 100.

Con esta fórmula obtendrás el porcentaje de margen bruto, con el cual tendrás que pagar otros gastos de servicios, personal, etc.

Si deseas tener una explicación más amplia, toda esta información se puede encontrar redactada en el Real Decreto 1515/2007 de 16 de Noviembre por el cual se redacta el Nuevo Plan General de Contabilidad.

Y por último recordarte que como asesores contables expertos en la materia, estamos a tu disponibilidad para ayudarte en todo lo que necesites relacionado con los tipos de conceptos para facturas o sobre cualquier otra cuestión en tu empresa.