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Correo electrónico en el trabajo.

¿Es legal que entren a mi correo electrónico de empresa?

El correo electrónico es una herramienta muy utilizada en nuestra vida diaria, nos permite con una gran rapidez, comunicaciones importantes y estar en contacto con personas de nuestro entorno y vida privada.

En la vida laboral tiene una importancia aún mayor pues nos da la posibilidad de gestionar nuestra empresa de forma rápida y sin dar importancia a la localización geográfica entre emisor y receptor.

La asignación de la cuenta de correo corporativo o laboral está dirigido a motivos estrictamente laborales.

No obstante, existe cierta dificultad para separar la vida privada de la actividad laboral, y a menos que la empresa establezca lo contrario, hay una cierta aceptación social en el uso de estos medios para fines privados.

Conviene que la empresa comunique a sus empleados las normas de uso del correo electrónico y que en ellas se establezca si está permitido, o no, el uso privado.

A continuación te vamos a hablar sobre las consideraciones que tiene que tener en cuenta la empresa para acceder al correo electrónico de un empleado.

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El correo electrónico de empresa y su privacidad

Respecto al acceso al correo electrónico por parte de la empresa, hay ciertas consideraciones sobre este asunto, y que no distinguen sobre si está permitido o no el uso privado, ya que el empleado no puede controlar el contenido de los mensajes que son enviados por terceras personas.

Consideraciones a tener en cuenta para acceder al correo electrónico de un empleado

Trabajador preocupado por la privacidad de su correo electrónico.

  • La empresa solo puede acceder al correo electrónico cuando esté expresamente justificado y además no exista otro medio o mecanismo para alcanzar el objetivo perseguido.
  • El medio tiene que ser proporcionado a la finalidad y si es posible, se tiene que limitar el acceso a los datos sobre el emisor y el receptor, la hora de la comunicación y otros datos como el número de mensajes enviados, el volumen de información o el tipo de archivos que se haya adjuntado u otros sistemas de análisis que no analicen el contenido. Sólo si esta información no es suficiente para alcanzar la finalidad perseguida, se podrá acceder al contenido de los mensajes siempre que se cumplan las garantías apropiadas, evitando entrar en los mensajes que se puedan identificar como privados.
  • Se tiene que informar tanto al administrador del sistema como al resto de personas que intervengan en las operaciones de control de sus deberes y obligaciones en materia de seguridad, y en especial del deber de secreto profesional. Sin perjuicio de la obligación general de secreto que se deriva de la normativa de protección de datos, puede ser conveniente hacer firmar a las personas que intervienen en estas operaciones un compromiso de confidencialidad respecto de los datos a los que tengan acceso.
  • Las personas trabajadoras pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto de la información que haya obtenido la empresa a través de las medidas de control implantadas.

Rectificación y cancelación de datos personales

Derechos de rectificación y cancelación

¿Por qué es importante las normas en el uso del correo electrónico?

Queremos poner un ejemplo de la importancia para empresa y trabajador a la hora de establecer las normas del uso del correo electrónico:

El que el Tribunal Constitucional (TC) ha denegado su amparo a un trabajador despedido de una empresa del sector químico por enviar información “sensible” y “confidencial” a la competencia utilizando para ello el teléfono móvil y el correo electrónico corporativo. Lo relevante es que para comprobar el delito la empresa accedió al correo corporativo del empleado.

Por unanimidad, la Sala Primera del TC considera que no se vulnera el secreto de las comunicaciones y tampoco el derecho a la intimidad porque en el convenio colectivo del sector se habla expresamente del uso del correo corporativo solo para asuntos profesionales.

En este caso el acceso a los correos es proporcional a la situación de sospecha que vivía la empresa y el registro del correo del trabajador era una medida justificada para verificar si revelaba datos.

Si tienes dudas sobre la privacidad en el trabajo, desde tugesto, como abogados especialistas en tema de protección de datos, te asesoramos sobre cualquier duda que tengas:

Solicita más información sobre la solución online para la protección de datos en tu empresa.

Rachel Torres, auditora LOPD de tugesto

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tugesto • 4 mayo, 2016


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