¿Qué es un contrato de confidencialidad?

¿Qué es un contrato de confidencialidad?

En el momento en que tu empleado firma el contrato de trabajo ya inicia su relación laboral, teniendo acceso a todo tipo de datos de carácter personal que se tramitan en tu empresa.

Si deseas que tus empleados o clientes no desvelen ninguna información relevante de la empresa, firmar un acuerdo de confidencialidad te ayudará a evitarlo. Es idóneo para, por ejemplo, proteger información sensible.

Definición de contrato de confidencialidad

Un contrato de confidencialidad es un acuerdo entre las personas que intervienen en el tratamiento de los datos personales (los trabajadores, la gestoría, el subcontratista…) con la empresa titular.

Cabe destacar que el contrato de confidencialidad es sólo un medio, ya que la obligación de guardar secreto siempre existe independientemente de que se firme el compromiso de confidencialidad o no. Así es como lo recoge el art. 5 Estatuto de los Trabajadores (referente a los deberes laborales), y en concreto en su punto 1.a) que hace referencia expresa al deber de “Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las reglas de la buena fe y diligencia”.

Por tanto, el contrato de confidencialidad es exclusivamente un documento escrito que utilizan las empresas para informar a los trabajadores de su obligación legal y cumplir con su deber de informar acerca del secreto profesional. Además es una buena práctica y una prueba de la buena fe empresarial, siendo una de las principales funciones del contrato de confidencialidad.

Obligaciones de los empleados al firmar el contrato de confidencialidad

Tal y como establece el artículo 10 de la LOPD: “El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos.”

De la expresión “y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento» se extiende el deber de secreto a todas las personas que participan en el tratamiento de los datos (uso, recogida, almacenamiento…) que se encuentran almacenados en la empresa.

 A partir de entonces el deber de secreto deberá ser respetado y se perpetuará con el tiempo, siguiendo así cuando la relación laboral ya se ha extinguido.

Contenido del contrato de confidencialidad

Partes afectadas

Son las personas a las cuales afecta el contrato de confidencialidad. En el caso de que sea una persona jurídica (empresa), deberá aparecer en el contrato de confidencialidad el representante legal de la misma.

Definición de qué es confidencial

 En esta parte se indica qué datos se consideran confidenciales.

Obligaciones de las partes

Se describen principalmente las obligaciones del trabajador: guardar secreto, no divulgar la información a la que tenga acceso…

Gracias a la gestión de Recursos Humanos se vela por la puesta en marcha y consecución de los objetivos de este tipo de contratos.

Consecuencias del incumplimiento del contrato o de las obligaciones

Se describen las sanciones y las responsabilidades en que pueda incurrir el trabajador que incumpla su deber de secreto.

¿Por qué debemos firmar acuerdos de confidencialidad con los trabajadores?

Con esta sencilla medida puedes reducir algunas prácticas que se dan en el mundo empresarial.

Puedes evitar que el empleado, en el momento que abandona su puesto laboral, se lleve base de datos, información confidencial o reservada, desarrollos de nuevos productos, etc.

Por otro lado este documento puede servirte como prueba en un juicio, ya que en este contrato se manifiesta expresamente la obligación de confidencialidad y secreto, además de demostrar el conocimiento del trabajador de tal obligación.

¿Es motivo de despido si tu trabajador se niega a firmar?

Pueden darse varios motivos por los cuales un trabajador se niegue a firmar.

Muchas veces es por ignorancia, pero pueden deberse a otras razones.

Cómo hemos comentado antes, la obligación de guardar secreto siempre existe, habiendo contrato de confidencialidad o no.

Por ello, lo ideal sería que él firmara, pero la empresa no puede obligarle.

Se entiende que no constituye una causa de despido procedente.

Sin embargo, sería bueno revisar el Convenio Colectivo para que, antes de proceder al despido, se pueda imponer una sanción de suspensión de trabajo o sueldo que pueda estar tipificada en el propio documento.

Cabe destacar que siempre se puede despedir de forma improcedente pagando la correspondiente indemnización al trabajador.

Cómo actuar cuando el empleado se niega a firmar el contrato

• Explicar al trabajador que la firma del compromiso no es algo negativo

Hay que hacerle entender que es una obligación legal.

La empresa simplemente le informa de buena fe para evitar que por desconocimiento el trabajador pudiera revelar información personal, o bien, realizar actuaciones con estos datos que puedan serle perjudiciales.

Lo importante es explicar bien el fin de firmar este documento.

• Ofrecerle firmar un documento en el que se exprese

Por ejemplo:

 «D ._____________, se niega a firmar el compromiso de confidencialidad facilitado por la empresa», y archivar junto con el resto de compromisos firmados o bien en el expediente del trabajador.

• Que el trabajador ponga un «NO conforme» al lado de su firma si es su voluntad

De ese modo queda constancia de que la empresa le ha informado.

Entendemos que nada más se puede hacer, lo  importante es que la empresa pueda acreditar que se ha intentado informar de buena fe sobre la obligación de guardar secreto.

Consecuencias del incumplimiento del deber de secreto

La vulneración del deber de guardar secreto acerca del tratamiento de los datos de carácter personal viene contemplado como infracción grave en el artículo 44.3 d) de la LOPD.

Si un trabajador vulnera el deber de secreto y revela datos a terceras personas, la sancionada (por la Agencia Española de Protección de Datos) será la entidad responsable del fichero, es decir, la empresa y no el trabajador en cuestión.

Sin embargo, podemos reclamar indemnización por daños y perjuicios derivados del incumplimiento del deber de secreto por parte del trabajador siempre que lo hayamos estipulado en el contrato de confidencialidad.

El deber de secreto también está regulado en el Código Penal.

Una vez que se vulnera el código de confidencialidad, se trata de un delito contra la intimidad, el derecho a la propia imagen y a la inviolabilidad del domicilio.

El artículo 197 del Código Penal, resguarda la revelación de secretos por parte de cualquier persona que maneje los datos.

Se castiga el apoderamiento por parte de un individuo de un secreto o revelación de intimidad, de una carta, de papeles o mensajes electrónicos sin contar con el consentimiento del afectado.

En este supuesto también se incluyen las interceptaciones de medios de escuchas, trasmisión, grabación o reproducción de sonido o imagen.

Además, el Código Penal trata de imputar el delito a los encargados o responsables de los ficheros que vulneren el deber de secreto y a quienes cedan datos reservados sin consentimiento del afectado.

Las sanciones son más duras cuando se trata de la revelación de datos considerados sensibles y especialmente protegidos como: la ideología, religión, creencias, salud, origen racial o vida sexual, o si la víctima es un menor de edad o un incapacitado.

¿Cómo evitar el riesgo de incumplimiento de la normativa?

Si quieres evitar el riesgo de incumplimiento de la normativa y las sanciones, es necesario que formes a tus trabajadores sobre los principios básicos de la LOPD y firmes contratos de confidencialidad con los mismos.

De este modo, das a conocer a tus empleados tus políticas de tratamiento de la información, tus políticas de privacidad y les das a conocer su deber de secreto profesional respecto a los datos personales a los que tenga acceso.

En tugesto somos conscientes de la importancia de llevar a cabo una correcta adaptación de la LOPD en tu empresa:

Te podemos asesorar y podemos ofrecerte un servicio completo de implantación y mantenimiento de la normativa y además de darte una serie recomendaciones que serán de gran ayuda y valor para tu empresa.

¿Y tú? ¿Has tenido alguna vez algún problema con algún empleado por no tener un contrato de confidencialidad? Cuéntanos tu caso, como expertos en derecho laboral o derecho penal estamos aquí para ayudarte.

Laura Carrillo, auditora LOPD de tugesto