Cómo se hace el cierre contable y la legalización de libros

Tras sobrevivir a la fecha límite de presentación de los modelos fiscales del cuarto trimestre, después de salir con vida de la presentación de resúmenes anuales que vencía en la misma fecha y, por lo tanto, una vez sobrevenido el temido cierre fiscal, autónomos y empresarios aún tienen que enfrentarse al cierre del ejercicio contable de la empresa. Por esto en este post os explicamos cómo se hace el cierre contable y la legalización de libros contables.

En tugesto, sabemos que no todo el mundo cuenta con la tranquilidad de los gestioners, por eso te explicamos todo lo que tienes que tener en cuenta para salir victorioso de este último tramo administrativo. No te líes nunca más con el cierre contable.

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Paso 1. Comprobar la contabilidad

Realizar el cierre contable requiere comprobar los siguientes puntos de tu contabilidad:

• • Ingresos y gastos introducidos.

• • Los pagos y cobros contabilizados. Hay que entender, antes de avanzar, la diferencia entre ingresos y gastos / pagos y cobros. Un ingreso y un gasto son, por ejemplo, una factura emitida o recibida. Forman parte de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Por otro lado, un pago y un cobro se contabilizan cuando el cliente nos realiza el pago de la factura emitida, o en la fecha en la que realizamos el pago de una factura a un proveedor. Con los pagos y cobros se crea el Balance de Situación, que afecta a la Tesorería. La Tesorería es el efectivo en caja y el saldo acreedor en cuentas bancarias. Importante revisar también el Plan General Contable.

• • Nóminas. Entran dentro de nómina los conceptos de «sueldos y salarios», así como «indemnizaciones».

• • Seguros Sociales. Matizamos aquí que no se contabiliza por igual el importe de una nómina a una asalariada que los Seguros Sociales (pagos a la Seguridad Social por dicho empleado). También se integran en Seguros Sociales otros gastos como, por ejemplo, de formación para los trabajadores.

• • Comprobación de los pasivos o activos fiscales. Esto es, la comprobación de que la deuda que refleje la contabilidad sea la misma que se debe a la Administración Pública (Hacienda).

• • Conciliación bancaria. Hay que comparar los apuntes contables sobre una cuenta bancaria con la situación real de la misma.

• • Comprobación de los activos clasificados como inmovilizados. Los activos inmovilizados son los bienes de la empresa destinados a la actividad. Por ejemplo: terrenos, vehículos, mobiliario, maquinaria, instalaciones técnicas, etc.

• • Reclasificación de deudas y créditos (o de pasivos). Se trata de un traspaso a corto plazo de las deudas que tenemos. Por ejemplo, ante un préstamo, hay que separar anualmente la deuda (lo que se paga de amortización) a corto plazo (la deuda de un año), de lo que se pagará otros años (deuda a largo plazo). Cada año se ha de actualizar este saldo deudor. 

• • Regularización de existencias. A final de año las empresas deben realizar un inventariado de existencias. En la regularización, se deja claro el valor de todas ellas.

Paso 2. Impuesto sobre Sociedades

Antes de dar por terminada nuestra hazaña hay que calcular el Impuesto sobre Sociedades. Conoce aquí los tipos de Impuestos sobre Sociedades. Una vez calculado dicho gravamen, lo contabilizamos.

Ahora sí, ya puedes dar por finalizado el ejercicio contable de este año. Pero antes tu asesor creará y calculará el asiento de regularización de gastos e ingresos (Pérdidas y Ganancias). Y también el siguiente asiento cierre, además de abrir el nuevo ejercicio 2018.

Legalización de libros tras el cierre contable

Ya casi hemos terminado el cierre contable. ¿Ahora qué? Sólo resta legalizar tus libros contables ante el Registro Mercantil de tu Comunidad Autónoma.

Recuerda que debes legalizar tus libros en el Registro Mercantil de la autonomía donde se encuentre el domicilio social de tu empresa. Ponte las pilas para que no te pille el toro.

Desde septiembre de 2013, la forma correcta de presentar (legalizar) los libros es de forma telemática. Los formatos que soportan los diferentes Registros Mercantiles son: pdf., .xlsx, .odt, .rtf, .doc y alguno más de forma excepcional.

Una vez tenemos claro el formato, los libros que hay que legalizar (presentar) son:

1. 1. Libro diario. Este es el libro de registro diario de la contabilidad.

1. 1. Libro de Actas. Toda sociedad debe realizar al menos una Acta al año (la Junta General Ordinaria, en la que se aprueban los resultados del ejercicio anterior). Se trata del libro donde se registran las Actas de las reuniones de la sociedad. Estas deben registrar la fecha de la reunión, el orden del día, el resumen de lo hablado, acuerdos pactados, resultado de votaciones…

1. 1. Registro de Socios. Será obligatorio en el supuesto de que se hayan vendido o comprado participaciones en la sociedad.

1. 1. Contratos del Socio Único si hablamos de sociedades unipersonales.

1. 1. Cuentas Anuales. El libro debe contener: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de flujos de efectivo y Memoria.

Además de estos libros, empresarios y autónomos son libres de presentar cualquier otro libro que deseen.

¿Por qué hay que legalizar los libros?

Es una forma que tiene la Administración Pública de «precintar» la información económica de nuestra sociedad. De esta forma, se aseguran de que las cuentas no se manipularán en un futuro.

Con esto damos por terminado el cierre contable. Ahora toca realizar lo más minuciosamente posible la contabilidad del presente ejercicio, día a día, y agilizar así el próximo cierre contable del que tendrás que preocuparte el año que viene. ¡Buena suerte!