¿Qué es el offboarding en las empresas?

El mundo laboral actual es muy dinámico y cambiante. Las empresas no solo se enfrentan a un constante flujo de entradas de empleados, pues también lo hacen con salidas. Como vimos anteriormente en otro de nuestros artículos sobre la definición de onboarding, conocer qué es el offboarding es crucial tanto para la empresa como para el empleado, pues permite gestionar la desvinculación de forma profesional y cordial, cuidando la imagen de la empresa y manteniendo una buena relación con el empleado que se marcha.

¿Por qué es tan importante el proceso de offboarding?

Más allá de ser una obligación legal, ya que debemos acompañar a nuestros trabajadores hasta que se marchan de la empresa (por despido o por baja o jubilación, por ejemplo) un offboarding bien ejecutado ofrece múltiples beneficios:

• Minimiza errores: al evitar errores como seguir pagando beneficios a un empleado que ya no pertenece a la empresa o no entregar las cartas de baja pertinentes puede acarrear problemas legales y financieros.
• Protege la información confidencial: al dar de baja las cuentas de la empresa y recuperar las tarjetas de crédito o cualquier otro activo de la compañía, se resguarda la información confidencial y se previenen posibles fraudes.
• Mejora el clima laboral: un proceso de desvinculación transparente y cordial genera un mejor ambiente de trabajo, reduce el estrés entre la plantilla y refuerza la imagen de la empresa como un empleador responsable.
• Obtiene información valiosa: las entrevistas de salida permiten recopilar información valiosa sobre la experiencia del empleado en la empresa, sus puntos de vista y sugerencias para mejorar. Esta información puede ser utilizada para tomar mejores decisiones en el futuro.

Diferencias entre onboarding y offboarding

Onboarding y offboarding son dos procesos complementarios que forman parte del ciclo de vida del empleado o employee journey. La principal diferencia entre ambos radica en su enfoque:

• Onboarding: se centra en la incorporación del empleado a la empresa, brindándole la información y el apoyo necesarios para que se integre de manera efectiva y productiva.
• Offboarding: se enfoca en la desvinculación del empleado de la empresa, gestionando todos los aspectos administrativos, logísticos y legales relacionados con su salida.

Para verlo de forma gráfica y poder comparar ambos procedimientos, en esta tabla se recogen las principales cuestiones al respecto:

Etapas esenciales en el proceso de offboarding

Este proceso debe ser planificado y ejecutado con cuidado, siguiendo todos los pasos que el empleado se marche de la empresa de la forma más cordial y correcta.

Notificación formal

La empresa debe comunicar la decisión de finalizar la relación laboral al empleado de manera formal y cordial. Es importante explicar los motivos de la decisión con claridad y respeto, evitando entrar en detalles innecesarios o herir susceptibilidades.

Reunión de salida

Se debe programar una reunión individual con el empleado para discutir los detalles de la desvinculación, incluyendo la fecha de salida, los pagos pendientes, la devolución de bienes de la empresa y la entrega de documentos necesarios.

Recolección de documentos

Es fundamental recopilar todos los documentos relacionados con el empleado, como contratos, evaluaciones de desempeño, certificados de formación y cualquier otra información relevante.

Desactivación de acceso

Se deben desactivar todos los accesos del empleado a sistemas, redes y recursos de la empresa, incluyendo correo electrónico, tarjetas de crédito corporativas y cualquier otro acceso que pueda representar un riesgo de seguridad.

Entrevista de salida

Se recomienda realizar una entrevista de salida con el empleado para obtener información valiosa sobre su experiencia en la empresa. Esta información puede ser útil para identificar áreas de mejora en los procesos de onboarding, gestión del desempeño y cultura organizacional.

Cierre de trámites administrativos

Se deben finalizar todos los trámites administrativos relacionados con la desvinculación del empleado, como la baja en la seguridad social, la entrega de cartas de recomendación y la liquidación de pagos pendientes.

Mantener una buena relación

Es importante mantener una buena relación con el empleado saliente, incluso después de su desvinculación. Esto puede ser beneficioso para la empresa en el futuro, ya que el ex empleado puede convertirse en un embajador de marca o un potencial cliente.

Herramientas útiles

Para llevar a cabo un correcto offboarding, lo mejor es trabajar al lado de herramientas y softwares que ayuden y agilicen en el día a día todas estas cuestiones.

Por ejemplo, es fundamental contar con un software de recursos humanos, ya que automatizará muchos de estos puntos, como por ejemplo la baja de las cuentas del empleado en los sistemas de la empresa. Siguiendo en la línea de los softwares, el de evaluación del desempeño para recopilar toda la información posible del trabajador durante su tiempo en la empresa.

¿Cuáles son los errores más comunes que se cometen al respecto?

• Falta de comunicación clara: no comunicando adecuadamente la decisión de desvinculación al empleado, pudiendo generar confusión, frustración y resentimiento.
• Falta de empatía: tratando al empleado de manera fría o impersonal durante el proceso de offboarding, dañando su imagen profesional y afectando negativamente su bienestar emocional.
• No cumplir con las obligaciones legales: pudiendo exponer a la empresa a demandas y sanciones legales.

Consejos para realizar un offboarding con éxito

A continuación podrás encontrar este breve listado con tips o consejos para que el proceso de offboarding en tu empresa, con tus trabajadores, sea lo más positivo posible:

• Planifica con anticipación: por ejemplo, a través de un calendario de offboarding asignando responsabilidades a los miembros del equipo de recursos humanos.
• Comunica con claridad: informando al empleado sobre la decisión de terminar la relación laboral de forma clara, concisa y respetuosa.
• Ofrece apoyo emocional: brindando al empleado apoyo emocional durante el proceso de desvinculación.
• Sé transparente: explicando al empleado los motivos de la terminación de la relación laboral de forma honesta y transparente.
• Cumple con las leyes laborales: asegurando el cumplimiento con todos los requisitos legales relacionados con la terminación de la relación laboral.
• Mantén una buena relación: incluso después de que el empleado haya dejado la empresa, es importante mantener una buena relación profesional.