Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

Al igual que en un anterior post os contábamos la contabilidad del autónomo, hoy os contamos paso a paso cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso, ya sea pequeña o mediana.

Cualquier sociedad debe cumplir con una serie de obligaciones contables y fiscales. Pero la contabilidad, además de suponer una obligación, al ser un conjunto de procedimientos estandarizados para todas las empresas, permite reflejar de forma ordenada la situación económica en el día a día por lo que es una herramienta indispensable para la toma de decisiones tanto interna de la propia empresa como externa (accionistas, inversores, bancos…)

Esta contabilidad debe ajustarse a unas normas, debiendo ser ordenada, adecuada a la actividad de la empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones económicas. Es imprescindible que sea comprensible y útil y que muestre la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Es así porque se recogerán todos los ingresos y gastos, debiendo proporcionar información justa, siendo una de las principales características de la facturación/contabilidad.

Por su parte, el Plan General Contable establece unos principios de carácter obligatorio que debe seguir la contabilidad de la empresa, especialmente al registrar y valorar las operaciones de principio de empresa en funcionamiento, de devengo, de prudencia, de no compensación y de importancia relativa.

¿PGC o PGC PYMES?

Puedes aplicar el PGC PYMES si, durante dos ejercicios seguidos, cumples al menos dos de estas tres condiciones: activo de 4 millones de euros o menos, cifra de negocios de 8 millones de euros o menos y 50 trabajadores de media o menos. Si no, aplicas el PGC general. Hay una reforma en marcha para subir estos límites (a 7,5 y 15 millones de euros), pero a día de hoy no está aprobada.

Recopila y ordena la documentación

Antes de ponernos a contabilizar, lo primero que debemos hacer es recopilar toda la documentación y ordenarla. Una vez tenemos el material clasificado, comprobaremos si cumple con los requisitos necesarios y, tras esto, ya podemos empezar a contabilizar las operaciones siguiendo los principios y normas de valoración del Plan General Contable para, posteriormente, generar una serie de libros obligatorios.

Registra las operaciones en el Libro Diario

Una sociedad deberá registrar, día a día, todas las operaciones relacionadas con la actividad de la empresa en el Libro Diario. Cada anotación se llama apunte y cada registro en este libro es un asiento. Éstos funcionan con el sistema de partida doble que implica que cada apunte tiene su contrapartida, es decir, cada operación u hecho económico afecta siempre a dos cuentas. Por ejemplo: si se cobra una factura de la empresa, entra dinero en la caja de la empresa y, al mismo tiempo, se salda la deuda del cliente.

Las operaciones a registrar, como se ha señalado, son TODAS las que realice la empresa: facturas de ventas, subvenciones recibidas, indemnizaciones cobradas, facturas de compras, nóminas, suministros, gastos financieros, gastos bancarios, amortizaciones de elementos de inmovilizado, cobro y pago de facturas, liquidaciones de impuestos… y un sinfín de operaciones, siempre y cuando tengan carácter económico. Esta es la parte de la gestión documental.

Cierra el año

Una vez contabilizadas todas las operaciones, al final del ejercicio se deberá “cerrar el año” y obtener el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales que reúne:

• • Inventario al inicio y cierre del ejercicio

• • Balances trimestrales de comprobación

• • Balance de Situación

• • Cuenta de Pérdidas y Ganancias

• • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

• • Memoria

Los libros se legalizan en el Registro Mercantil y las cuentas anuales se depositan en él una vez aprobadas. Este es el calendario para un ejercicio que acaba el 31 de diciembre:

Otra documentación obligatoria no contable

A parte de estos libros contables obligatorios, existen otros de naturaleza no contable que la sociedad está obligada a llevar:

Libro de Socios (o Libro de acciones nominativas)

Según sea SL o SA y en ellos deben anotarse las participaciones en la sociedad y sus variaciones.

Libro de Actas

Donde se recogerán los acuerdos tomados en las juntas y demás órganos colegiados de la sociedad.

Presenta los libros fiscales

Finalmente, Hacienda obliga a la llevanza de otros libros de carácter fiscal a los sujetos pasivos de IVA (así como los modelos de declaración fiscal):

Libro registro de facturas expedidas

Deben relacionarse en este libro una a una las facturas o documentos sustitutivos (tickets) que se han emitido y estén sujetas (aunque exentas) a IVA.

Libro registro de facturas recibidas

En este libro se recogen todas aquellas facturas, justificantes contables y documentos de aduanas correspondientes a bienes adquiridos o servicios recibidos por la empresa en el desarrollo de la actividad empresarial.

Libro de bienes de inversión

Deberán llevarlo únicamente aquellos que deban practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.

Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Únicamente deberán registrarse algunas operaciones concretas realizadas con operadores situados en la Unión Europea.

Modelos fiscales habituales de una sociedad

• 303 (IVA, trimestral) y 390 (resumen anual).
• 111 y 115 (retenciones a trabajadores y profesionales, y por alquileres) y sus resúmenes, 190 y 180.
• 202 (pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades): del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre.
• 200 (Impuesto sobre Sociedades).
• 347 (operaciones con terceros de más de 3.005,06 €) y 349 (operaciones intracomunitarias, si las tienes).

¿Cuánto tiempo hay que guardar la contabilidad?

Seis años los libros, la correspondencia y los justificantes, según el Código de Comercio (art. 30). A efectos fiscales, el plazo de prescripción es de cuatro años, pero Hacienda puede comprobar las bases imponibles negativas hasta diez años después: si compensas pérdidas, guarda la documentación que las justifica.

VeriFactu y factura electrónica: qué afecta a tu sociedad

• VeriFactu: según la norma vigente (Real Decreto-ley 15/2025), los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben usar un programa de facturación adaptado antes del 1 de enero de 2027. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que lo aplazará a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE.
• Factura electrónica B2B: con la Orden HAC/1028/2026, es obligatoria desde octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros y desde octubre de 2028 para el resto.

Recursos de ayuda

Aunque no es obligatorio, utilizar el Libro Mayor es de gran ayuda para conocer los saldos y movimientos con cada elemento patrimonial.

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Ana Roig, abogado y asesor fiscal tugesto.

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