¿Qué es la gestión documental para empresas?

A la hora de tener una empresa productiva es fundamental garantizar su eficacia a la hora de administrar sus documentos, independientemente de si es una PYME o una gran compañía, garantizando así el buen funcionamiento de la misma. ¿Conoces qué es la gestión documental para empresas? En este post te contamos todo lo que debes saber sobre ella.

Descubre qué es la gestión documental en empresas

La gestión documental en empresas, también denominada DMS por sus siglas inglesas Document Management System, es un software pensado para almacenar, administrar y controlar la cantidad de documentos que tiene una compañía.

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¿Para qué sirve?

Este sistema se centra en la organización de las imágenes y documentos en formato digital y establece una localización centralizada, para que los empleados puedan verlos cuando lo necesiten. El principal objetivo de la gestión documental en empresas es mejorar su administración y evitar errores durante el proceso de búsqueda, pudiendo acceder a la documentación desde cualquier lugar siendo un paso vital hacia la transformación digital del negocio.

Este sistema está pensado para automatizar los procesos de las empresas, reducir los costes, el tiempo y el espacio, así como para mejorar la gestión de la información y de sus recursos.

Tipos de gestión documental

A continuación te mostramos los principales tipos de gestión documental para empresas que hay en la actualidad:

• Gestores de nombres y ubicaciones de ficheros grabados: son los más sencillos y su función es similar a la de un índice; además, permiten el almacenamiento rápido en pequeñas empresas.
• Bases de datos documentales: facilitan la introducción de ficheros y son muy recomendables para la organización y el almacenamiento.
• ECM: también denominado Enterprise Content Management, son los gestores más complejos y se emplean para grandes empresas, ya que su función es almacenar grandes cantidades de datos.
• Sistema de gestión documental de empresas on-premise: su capacidad viene determinada por el hardware de la empresa; destacan por tener una mayor seguridad.
• Sistemas de gestión documental en la nube: el software se sitúa en un proveedor al que se accede a través de internet.

Ventajas

Las ventajas de implantar un sistema de gestión documental para pequeñas empresas son impresionantes; a continuación te mostramos algunas de las más destacadas:

• Evitar duplicados: suele ocurrir cuando dos departamentos elaboran sus informes de forma independiente, lo que puede provocar una pérdida de tiempo y una mayor desorganización.
• Localización central: evita que los documentos se puedan encontrar repartidos en diversos lugares.
• Mejorar el flujo de trabajo: la automatización de las funciones hace que las labores de los trabajadores sean más eficientes y productivas, evitando dejar tareas incompletas.
• Seguimiento de la información: estos sistemas disminuyen los riesgos de perder los archivos, especialmente los físicos; además, incluyen copias de seguridad.
• Compartir información: las fotocopias permiten compartir los documentos, pero suponen un mayor esfuerzo e inversión; en cambio, los sistemas de gestión documental permiten tener todos los informes digitalizados y todos los trabajadores pueden acceder a ellos a través de su ordenador.
• Ahorro de espacio: ya no necesitas salas y salas para almacenar todos los documentos de tu empresa, en un solo sistema podrás acceder a ellos.

¿Cuándo es necesaria una gestión documental para empresas?

Estos son algunos de los síntomas que te indicarán que tu empresa necesita una gestión documental:

• Oficina llena de papeles, desorganizada y ocupando espacio: esto significa que la gestión documental es deficiente y el desorden disminuye la productividad de tu empresa.
• Dificultad para encontrar un documento.
• Riesgo de extravío: los papeles encima de las mesas ponen en peligro la confidencialidad de la información y existe el riesgo de que se extravíen.
• Gastos en impresión: entre el 6 y el 15% de los ingresos de una empresa se dedican al manejo de la documentación; en cambio, apostando por la gestión documental, estarás ahorrando hasta un 40% en costes de impresión.
• Autoría del documento: puede ser fundamental en algunos casos saber quién lo ha elaborado y si ha habido alguna modificación.

Aspectos a tener en cuenta

Antes de implantar un sistema de gestión documental para tu PYME es necesario que tengas en cuenta los siguientes aspectos:

• Posición de la empresa: debes analizar el estado de tu compañía y realizar una valoración objetiva previa.
• Organización: tienes que prestar atención a los aspectos interiores y a las relaciones de tu empresa con su entorno exterior; de esta forma, puedes detectar oportunidades y conocer las posibles amenazas.
• Mejoras: al conocer los puntos débiles tendrás claro qué necesitas para mejorar; en ese momento, tienes que definir un plan de trabajo, tomando como punto de partida el análisis realizado.
• Plan realista: debes poner fechas, fases, acciones y nombres, con la intención de elaborar un plan realista, sin objetivos imposibles de lograr.

Gestión documental para pequeñas empresas

Las PYMES suelen apostar por los sistemas de gestión documental en la nube, ya que permite trabajar de forma más flexible y eficiente. En este caso, el proveedor se encarga del mantenimiento y la seguridad del gestor y la empresa se ahorra impresionantes costes de personal.

En definitiva, la gestión documental para pequeñas empresas es imprescindible para evitar la pérdida de documentación y reducir los gastos de impresión; además, permite a tus trabajadores tener controlada toda la información, sin pasarse horas buscando.

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