¿Qué son los gastos suplidos? ¿Cómo Contabilizarlos?

Tiempo de lectura: 3 minutos
Qué son los gastos suplidos

Si eres abogado, procurador, gestor o notario, o necesitas como empresario de los servicios de estos profesionales, el término suplido seguro que te resulta conocido de verlo en las facturas. Todos los autónomos que ejercen desde el régimen de estimación directa tienen que incluir en sus libros de empresa el correspondiente a las provisiones de fondos y suplidos. Pero, ¿qué son los gastos suplidos? ¿Cuándo tengo que contabilizarlos? ¿Cómo se incluyen en las cuentas de la empresa? 

¿Qué son los gastos suplidos?

En contabilidad, se entiende como gastos suplidos aquellos que adelanta un profesional para realizar un encargo específico del cliente. De ahí que se le considere como un gasto a cuenta de un tercero. Normalmente, este tipo de actuaciones por parte del profesional responde únicamente a la necesidad de agilizar un trámite que de otra forma retrasaría su ejecución. 

Aunque el profesional adelante ese pago, posteriormente exige al cliente la devolución en forma de factura en la que se indica que se trata de un gasto suplido. Por ejemplo, si para el registro de una patente, una empresa encarga todo el papeleo a su gestor de confianza y éste hace el pago de los gastos de tramitación, el profesional hará una factura a su cliente de gasto suplido por el mismo importe del adelanto dado. 

Requisitos para poder llamar suplido a un gasto

¿Cualquier gasto puede ser considerado como un suplido? No. Además, en caso de incluirlo erróneamente como tal en los libros de contabilidad de la empresa, la Agencia Tributaria puede sancionar a la empresa. De ahí que sea tan importante conocer el término como aquello que es y lo que no puede ser considerado como tal.

Por ahora vamos a explicitar qué requisitos debe cumplir un gasto para que se le pueda considerar como suplido en las cuentas empresariales. 

El primer requisito es que exista una factura que pueda acreditar que ese gasto corresponde con el cliente y que el profesional, en sus gestiones, ha debido adelantar el pago. Además, dicha factura debe estar emitida a su nombre. 

El pago suplido siempre contará con una orden expresa, verbal o por escrito, del cliente hacia el profesional que la ejecuta. Eso sí, este ha de aportar el justificante de que ha realizado dicho pago. 

Cumpliendo con estos requisitos, incluso ante una inspección tributaria no se tendrá ningún tipo de problemas respecto a los gastos suplidos. Para mayor seguridad, es aconsejable siempre guardar una copia de la factura. 

Diferencias entre gastos suplidos y provisión

En contabilidad se pueden confundir fácilmente términos como gastos accesorios, aprovisionamiento, y gastos suplidos. Las diferencias entre unos y otros reales son mínimas, pero a efectos contables no, por lo que conviene explicar ambos para no caer en errores que puedan suponer una inspección tributaria. 

Gasto accesorio no es lo mismo que gasto suplido

Se consideran gastos accesorios todos aquellos que genera el profesional para sí mismo en el cumplimiento de sus funciones. Por ejemplo, uno muy recurrente, es el de la gasolina o el de los billetes de tren en los desplazamientos. 

Los gastos suplidos son gastos obligados que el profesional paga por adelantado en nombre del cliente y para beneficio de éste.

Gastos suplidos y provisiones

En la relación contractual entre profesiones como abogados y asesorías con sus clientes es habitual incluir una partida de dinero adelantada para que el contratado disponga de mayor flexibilidad a la hora de realizar sus servicios.

Evidentemente, dada la naturaleza de los gastos suplidos y las provisiones, éstas pueden utilizarse como aquéllas, o no. Sólo los casos que hemos detallado en los requisitos a cumplir podrán serlo. 

Ten en cuenta, asimismo, que ambos elementos irán diferenciados en el Libro de provisiones y suplidos.

Desde tugesto facilitamos la inclusión de estas partidas diferenciadas en nuestro software para gestión de facturas, de modo que no tendrás que preocuparte por si están bien asignadas de cara a una posible inspección. 

¿Cómo se hace la factura?

A la hora de emitir la factura, los gastos suplidos no se deben incluir en la base imponible ya que no aplica retenciones ni repercute IVA. Se indicará debajo de la base imponible para que quede reflejado en el total, y siempre especificando que se trata de un gasto suplido o como “cantidad abonada por cuenta del cliente”. 

En tugesto, las facturas ya incorporan el campo de suplido. Para añadirlo, únicamente tendrás que indicar su importe. Si no, lo dejas en blanco. ¡Así de fácil! 

Por último, siempre se ha de enviar la factura con el suplido a nombre del cliente junto con la nuestra para que el cliente lo registre en su contabilidad y no se genere un vacío contable. 

Los gastos suplidos no entran dentro de los gastos deducibles como actividad profesional ni se deben incluir en el modelo 347, ya que son considerados movimientos de caja.

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