Gastos suplidos: ¿Qué son y qué requisitos deben cumplir?

Tiempo de lectura: 4 minutos
gastos suplidos

Es posible que como empresario hayas necesitado los servicios de un abogado, procurador, gesto o notario y por ello el termino gasto suplido seguro que te resulta conocido.

Todos los autónomos que ejercen desde el régimen de estimación directa tienen que incluir en sus libros de empresa el correspondiente a las provisiones de fondos y gastos suplidos.

Pero, ¿qué son los gastos suplidos? ¿Cuándo se contabilizan? ¿Cómo se incluyen en las cuentas de una empresa? A lo largo de este post encontrarás las respuestas a estas preguntas.

¿Qué son los gastos suplidos?

En contabilidad, un gasto suplido es un gasto que un profesional tiene a cuenta de un tercero. En otras palabras, se entiende como gasto suplido aquello que adelanta un profesional para realizar un encarga especifico de un cliente.

Normalmente, este tipo de actuaciones por parte del profesional responde únicamente a la necesidad de agilizar un trámite que de otra forma retrasaría su ejecución. 

Aunque el profesional adelante ese pagoposteriormente exige al cliente la devolución en forma de factura en la que se indica que se trata de un gasto suplido. Su importe se factura sin aplicar el IVA.

Por ejemplo, el registro de una patente: una empresa encarga todo el papeleo al gestor y éste hace el pago de los gastos de tramitación. Es el profesional hace una factura a su cliente de gastos suplidos por el mismo importe del adelanto dado. 

Por lo tanto, el pago de tasas, portes o seguros, entre otros, son un claro ejemplo de lo que podría ser un gasto suplido.

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto suplido en contabilidad?

Para que un gasto se considere como suplido en las cuentas empresariales debe cumplir los siguientes requisitos:

  • El gasto se debe haber realizado por cuenta del cliente y por lo tanto la factura deberá llevar el nombre del cliente final y no la del profesional o sociedad.
  • Es necesario obtener una factura de dicho pago para justificar el gasto suplido y que el cliente pueda desgravarlo.
  • Que el pago se haya realizado por orden del cliente, quien debe ser consciente de toto momento del pago de este tipo de gastos.

Cumpliendo estos requisitos, no se tendrá ningún tipo de problema frene una inspección de la Agencia Tributaria. Es aconsejable guardar una copia de la factura.

En caso de incluir los gastos suplidos erróneamente en los libros de contabilidad de la empresa, la Agencia Tributaria puede sancionar a la empresa. De ahí que sea tan importante conocer el término como aquello que es y lo que no puede ser considerado como tal.

Diferencias entre gastos accesorio, suplidos y provisión

En contabilidad se pueden confundir fácilmente términos como gastos accesorios, aprovisionamiento y gastos suplidos. Las diferencias entre unos y otros realmente son mínimas, pero a efectos contables no.  Por lo tanto, es necesario explicar ambos para no caer en errores que puedan suponer una inspección tributaria. 

  • Gasto accesorio:

Se consideran gastos accesorios todos aquellos que genera el profesional para sí mismo en el cumplimiento de sus funciones. Por ejemplo, la gasolina o los billetes de tren en los desplazamientos. 

  • Gastos suplidos y provisiones:

En la relación contractual entre profesiones como abogados y asesorías con sus clientes es habitual incluir una partida de dinero adelantada para que el contratado disponga de mayor flexibilidad a la hora de realizar sus servicios.

Ambos elementos irán diferenciados en el Libro de provisiones y suplidos. En este libro de registro, debe incluirse los siguientes datos:

  • La fecha de la operación
  • El tipo de operación: si se trata de un gasto suplido o de una provisión
  • El pagador de la provisión o el perceptor del suplido
  • El importe
  • El número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación

💡En tugesto contamos con un software de fracturación en el que facilitamos la inclusión de estas partidas diferenciadas. Permite llevar tus ingresos y gastos al día para que puedas conocer la contabilidad de tu empresa al momento.

Cómo añadir en una factura los gastos suplidos

Lo primero es dejar claro que un gasto suplido no es un servicio que el profesional ofrece a su cliente, por lo que no representa un gasto deducible ni un ingreso computable.

Por lo tanto, a la hora de emitir la factura, el profesional no puede aplicar el IVA ni el IRPF en relación a sus servicios sobre el gasto suplido, ya que no es un servicio que se ofrezca al cliente. Pero este si se incluirá en la factura, ya que es el cliente final el que debe hacerse cargo del importe.

Para ello, el gasto suplido se reflejará en la factura bajo el concepto “suplido” o “cantidad abonada por cuenta del cliente” sin aplicar el IVA ni el IRPF.

Ejemplo:

Servicios de un bufete de abogados

Base imponible: 640

IVA +21%   IRPF -15%

Total, servicios prestados: 678,4€

Suplidos: 36€

👉En tugesto, las facturas ya incorporan el campo de suplido. Para añadirlo, únicamente tendrás que indicar su importe. Si no, lo dejas en blanco. ¡Así de fácil! 

¿Cómo deducir un gasto suplido?

Aunque el profesional no puede desgravarse el gasto suplido, el cliente final si puede hacerlo y declararlo ante la Agencia Tributaria. Para ello deberá contar con la factura correspondiente del pago y asegurarse de que este a su nombre, ya sea persona o sociedad.

En este caso no se tendrán en cuenta los tickets, por lo tanto, el profesional deberá pedir la factura del tramite a nombre del cliente, para que este pueda declararlo.

Si la factura del gasto suplido está al nombre del cliente el profesional lo introduce en la factura como concepto de suplido y el cliente se lo deduce como gasto.

¿Son los gastos reembolsables, gastos suplidos?

En muchas ocasiones se suelen confundir los gastos suplidos con los gastos rembolsables. La principal diferencia entre ambos está en la factura. Si esta estuviera a nombre del empresario, hablaríamos de un gasto reembolsable y no suplido.

Cuando ocurre esto es porque previamente el empresario ha acordado con su cliente de abonarle los honorarios y los gastos necesarios para poder ofrecerle el servicio completo como las facturas, del viaje dietas…

Debe quedar claro que los gastos reembolsables siempre estarán a nombre del profesional que ofrece el servicio, pero estos serán abonados por el cliente. En caso de querer incluir los gastos reembolsables en la factura emitida al cliente, deben sumarse a la contraprestación por tus servicios.

A estos si se les aplicará el IVA y el IRPF correspondientes y el importe a incluir estará compuesto únicamente por la base imponible de la factura pagada sin incluir el IVA de la misma. Hay que tener en cuenta que los gastos reembolsables no quedan libres de ingreso a efectos de IRPF o Impuesto de Sociedades.

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