Las empresas que gestionan empleados, candidatos o colaboradores, tienen la obligación de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y LOPDGDD. En este caso, no importa cuál sea el tamaño, ya que, si se tratan datos personales, se deberá cumplir con la normativa.

¿Qué datos maneja RRHH?

El departamento de RRHH es uno de los principales focos de tratamiento de datos personales dentro de las empresas. En él, se gestionan datos como currículums y procesos de selección, contratos laborales, nóminas y datos bancarios, información médica relativa a bajas laborales, control horario y geolocalización, además de evaluaciones de desempeño.

Todo ello se encuentra en el ámbito del RGPD, puesto que son datos que identifican de manera directa o indirecta a una persona. Por lo tanto, cualquier software de RRHH o herramienta de índole digital, deberá garantizar su protección en todo momento.

Principales obligaciones legales en RRHH

Información y transparencia

La empresa deberá informar de manera clara a los trabajadores acerca de cuáles son los datos que se recogen, para qué se utilizan, cuál es la base legal de dicho tratamiento, el tiempo de conservación o las cesiones a terceros. Toda esta información no es algo opcional, sino un ítem obligatorio directo del RGPD.

Base legal del tratamiento

Para el tratamiento de los datos se requiere de una base legal. En este caso, encontramos ejecución del contrato (nóminas, contratos), obligación legal (Seguridad Social, Hacienda), consentimiento e interés legítimo. El hecho de que en estos apartados puedan surgir errores, podrían derivar en sanciones relevantes para la empresa.

Registro de actividades de tratamiento

Se deberá documentar la totalidad de los tratamientos de datos en RRHH. Es decir, la finalidad, la categoría de datos, los destinatarios y medidas de seguridad. El registro del mismo será obligatorio y clave de cara a auditorías.

Seguridad de la información

El RGPD exige medidas técnicas y organizativas. En dicho campo, hallamos el control de accesos, cifrado de datos, copias de seguridad o restricción por perfiles. Como ejemplo, los sistemas de fichaje digital deberán garantizar el acceso limitado y el almacenamiento seguro.

Formación de los empleados

En este aspecto, no será suficiente con cumplir a nivel técnico, sino que también se deberá formar al equipo. Todos los trabajadores con acceso a datos tendrán que conocer normas de uso, protocolos de seguridad y consecuencias derivadas de su incumplimiento. Por tanto, la formación en protección de datos es obligatoria en la práctica empresarial.

3 momentos clave en RRHH donde se debe cumplir

Antes de contratar (reclutamiento)

Se deberá informar a la persona candidata acerca del uso de su currículum vitae, no se almacenarán datos de forma indefinida y se evitará la recopilación de datos que sean innecesarios.

Durante la relación laboral

En este momento es donde se engloba la mayoría de obligaciones, puesto que se gestionan las nóminas, el control horario, evaluaciones y prevención de riesgos laborales. Habrá que tener especial cuidado en cuanto a la geolocalización, la videovigilancia y los datos biométricos, ya que deberán ser proporcionales y justificables.

Tras el contrato

Se deberán bloquear y eliminar los datos, se conservarán únicamente por obligación legal y el acceso a los mismos será restringido.

Derechos digitales de los empleados

La LOPDGDD refuerza los derechos clave dentro del entorno laboral. Por ejemplo, los más determinantes son: el derecho a la intimidad, a la desconexión digital, a la privacidad en dispositivos y el derecho frente a la videovigilancia.

En España, ya existen sanciones a las empresas por vulnerar dichos derechos, como por ejemplo el uso indebido de móviles personales o contacto con los trabajadores fuera de la jornada laboral. Todo ello refuerza la idea clave de que la protección de datos también es cultura empresarial.

Riesgos y sanciones

El hecho de no cumplir con la obligatoriedad del RGPD puede salir caro. En este sentido, encontramos sanciones de hasta 10 millones de euros o bien, el 2-4% de la facturación anual. Y no solo hablamos de sanción económica, sino también reputacional o pérdida de la confianza de los empleados.

Cabe recalcar que ciertas sanciones provienen de errores comunes, como son: el uso de datos sin base legal, falta de información al trabajador, sistemas invasivos (geolocalización, biometría) o el uso de dispositivos personales sin garantías.

Para cumplir íntegramente con todo ello, tugesto

Con tugesto, el cumplimiento está integrado, automatizando las cláusulas legales, el registro de tratamiento integrado y control de accesos inteligente.

El trabajador podrá acceder a sus datos, rectificarlos o bien, solicitar su eliminación. Además, la seguridad es cifrada, la arquitectura segura y las auditorías continuas.

Conclusión

La protección de datos en RRHH ya no es únicamente una obligación legal, sino también una ventaja competitiva. Las empresas que lo entiendan, no evitan únicamente sanciones, sino que generan confianza interna, mejoran su cultura organizativa y se posicionan mejor frente a clientes y talento. En un mercado en el que la digitalización de RRHH es imparable, el cumplimiento del RGPD es el nuevo estándar.

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La importancia del RGPD y la Agencia Española de Protección de Datos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece las bases para un tratamiento seguro de los datos personales. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) supervisa el cumplimiento de esta normativa, asegurando que las empresas respeten las directrices de seguridad. En el caso de la gestión de nóminas, las organizaciones deben ser especialmente cuidadosas, ya que el tratamiento de datos personales implica información sensible como el salario, horas trabajadas y datos bancarios.

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Conceptos clave en la gestión de nóminas

La definición legal de nómina es clara: se trata de un documento que refleja la retribución que recibe un trabajador en función de su jornada laboral, prestaciones y deducciones. Este recibo, conocido como recibo individual de salarios, contiene información personal y confidencial que requiere un tratamiento adecuado por parte de los responsables y encargados del tratamiento.

Dentro del ámbito del derecho laboral, la gestión de nóminas incluye también el control horario, la prevención de riesgos laborales y la seguridad social. Todo esto genera una gran cantidad de datos que deben ser protegidos para evitar infracciones legales y garantizar los derechos del trabajador.

Servicios externalizados y su impacto en la protección de datos

Externalizar el servicio de gestión de nóminas puede ser una decisión eficiente para muchas empresas, pero implica riesgos en cuanto a la seguridad de los datos. Al contratar un servicio de gestión de nóminas, es crucial asegurarse de que el proveedor cumple con el RGPD y que sus procesos garantizan la confidencialidad y el uso adecuado de los datos.

Las empresas deben formalizar acuerdos claros con los proveedores, asegurándose de que estos actúen como encargados del tratamiento bajo estrictas directrices de seguridad. La responsabilidad proactiva es clave para prevenir brechas de seguridad y garantizar que los datos de los trabajadores se manejen adecuadamente.

Seguridad en la era digital

El uso de internet y redes sociales ha transformado la forma en que se gestionan los datos laborales. Sin embargo, también ha aumentado los riesgos asociados al acceso no autorizado y la filtración de información. Para proteger los datos en la gestión de nóminas, es fundamental implementar medidas técnicas y organizativas, como:

1. Cifrado de datos: Asegura que la información sea ilegible para terceros no autorizados.
2. Control de accesos: Solo el personal autorizado debe tener acceso a los sistemas de gestión de nóminas.
3. Auditorías periódicas: Revisar los procesos para identificar posibles vulnerabilidades.
4. Capacitación del personal: Educar a los empleados sobre buenas prácticas en seguridad y protección de datos.

Buenas prácticas para garantizar la protección de datos

La guía sobre relaciones laborales de la AEPD ofrece recomendaciones prácticas para garantizar el cumplimiento del RGPD en el ámbito laboral. Algunas de estas incluyen:

• Consentimiento informado: Asegúrate de que los empleados conozcan y consientan el tratamiento de sus datos.
• Minimización de datos: Recoge solo la información necesaria para la gestión de nóminas.
• Seguridad y protección social: Integra medidas que protejan tanto los datos como el bienestar de los trabajadores.
• Documentación del tratamiento: Mantén un registro detallado de cómo se recopilan, procesan y almacenan los datos.

Prevención de riesgos laborales y su relación con los datos

La prevención de riesgos laborales genera también un volumen considerable de datos personales, como informes médicos y evaluaciones de seguridad. Es esencial que estos datos sean tratados con el mismo nivel de protección que los asociados a la nómina, garantizando su confidencialidad y uso exclusivo para fines legales.

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Retos y oportunidades en el ámbito laboral

La correcta gestión de nóminas y la protección de datos personales presenta retos importantes, especialmente en un mundo cada vez más digitalizado. No obstante, también abre oportunidades para mejorar la eficiencia y la transparencia en las relaciones laborales. La implementación de sistemas seguros y el cumplimiento de la normativa fortalecen la confianza de los empleados y mejoran la reputación corporativa.

La protección de datos en la gestión de nóminas es un aspecto crucial en el ámbito del derecho laboral y un reflejo de la responsabilidad social corporativa de las empresas. Cumplir con el RGPD y las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos no solo evita sanciones legales, sino que también protege los derechos de los trabajadores y fortalece la seguridad en el entorno laboral. Al adoptar una gestión proactiva y segura, las organizaciones pueden garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales, promoviendo un ambiente laboral ético y eficiente.

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A partir del próximo 25 de mayo entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD en adelante) europeo. Con respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), esta nueva normativa incluye algunas novedades que te explicamos a continuación.

Las 9 principales novedades del RGPD

Las novedades más destacadas que pueden afectar a tu negocio/empresa son:

1. • La obligación de la obtención del consentimiento expreso para el uso de todos los datos personales, especial repercusión a menores de 16 años.

1. • Se han ampliado nuevos derechos ARCO: derecho a la transparencia de la información, derecho de supresión(derecho al olvido), derecho de limitación y derecho de portabilidad.

1. • Evaluación de impacto del tratamiento de datos personales. Lo que significa que las empresas deberán valorar el riesgo que el tratamiento de los datos personales pueda suponer para los derechos y libertades de los interesados para poder posteriormente establecer las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de dichos datos.

1. • La obligación de comunicar fallos a la autoridad de protección de datos, es decir, comunicar las violaciones de seguridad en materia de protección de datos.

1. • La obligación de llevar un registro de tratamiento de datos bajo su responsabilidad. Sobre todo con los datos especialmente sensibles.

1. • La obligación de aplicar medidas de seguridad apropiadas para garantizar el nivel de seguridad adecuado a los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas.

1. • Se introduce la nueva figura del Delegado de Protección de Datos. No es obligatoria para todos, y asume nuevas y cualificadas competencias en materia de coordinación y control del cumplimiento de la normativa de protección de datos. Puede ser tanto un miembro de la plantilla como una persona/empresa externa.

1. • La obligación de firmar nuevos acuerdos de confidencialidad con los encargados del tratamiento de datos (gestorías, empresas de mantenimiento informático, etc.)

1. • Se elimina la obligación de la inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.

Todavía existen muchos aspectos pendientes de desarrollo y concreción. En todo caso, las disposiciones contenidas en el reglamento son directamente aplicables en cada uno de los Estados Miembros, sin necesidad de transposición y obliga a las empresas privadas e instituciones públicas a afrontar un importante proceso de readaptación normativa.

¿A quién afecta el RGPD?

Como empresa o profesional (autónomo) cada vez hay que gestionar más datos de clientes o grabaciones de cámaras de vigilancia. El nuevo reglamento afecta a todos ellos. Es decir, que se aplica cada vez que se facilita un dato, ya sea información textual o audiovisual.

A nivel de ciudadanos, el RGPD  se aplica en los contextos más cotidianos. Desde ir al banco, obtener una tarjeta de algún comercio, cuando nos inscribimos en un gimnasio, cuando nos graban en las cámaras de seguridad de nuestro trabajo…

¿Por qué hay que cumplir el RGPD?

Sencillamente, porque es la ley. El RGPD es de obligado cumplimiento. Las empresas y personas físicas (autónomos) están obligados a proteger la información de sus clientes cumpliendo con estas novedades del RGPD.

Si cumples con el RGPD te evitarás denuncias. Y responsabilidades civiles, penales y laborales. Problemas que por lo general terminan transformándose en elevadas sanciones económicas.

Además, quienes no infrinjan las normas de datos podrán obtener la «Q» de calidad y de los certificados ISO para sus empresas y negocios.

Cumple la normativa con tugesto

El proceso de readaptación no es técnicamente fácil. Será importante contar con un asesoramiento jurídico especializado para aplicar estas novedades del RGPD a tu negocio.

Por ello en tugesto trabajamos en el desarrollo y aplicación de todas las nuevas obligaciones que pueden afectarte. Así, con nosotros a partir del 25 de mayo de 2018 tu organización profesional cumplirá al 100% con el RGPD. ¡No corras riesgos!

Entre nuestros servicios te ofrecemos:

• • Evaluación de estado de seguridad de tu empresa. Nuestros abogados realizan un análisis de riesgo para tomar las medidas más adecuadas.

• • Adaptamos tu empresa de forma integral para que cumpla la normativa. Ten en cuentan la importancia de esta adaptación, ya que las sanciones económicas van de los 900 a los 600.000 euros.

• • Elaboración del Documento y otras Medidas de Seguridad obligatorias.

• Redacción de Nuevas Cláusulas que den acceso a los datos por parte e terceros. Así como contratos con los Encargados del tratamiento y Delegados.

 

No dudes en consultarnos para acceder a más información como esta, para conocer las categorías especiales de datos o cualquier otro detalle que sea relevante para tu negocio. ¡Te esperamos!

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El correo con Copia de Carbón Oculta, también llamado Correo con Copia Oculta, es lo que todos conocemos como CCO. Muchos de nosotros sabemos que debemos enviar mensajes a varios destinatarios en CCO cuando no queremos que entre ellos puedan ver los correos de los demás. Se trata de una herramienta que nos ayuda a guardar la privacidad de nuestros destinatarios. Pero también nos puede servir como estrategia (podemos enviar cien mensajes a cien clientes de un solo clic sin que nadie conozca nuestra cartera de clientes por ello). Hasta ahí todo está claro. Pero, ¿conoces las consecuencias de un despiste en el que no usemos CCO? Te contamos cuál es la multa por no usar CCO tanto si eres empresa como particular.

Qué es la CCO

El campo CCO es el que aparece en nuestro programa de correo electrónico después de “Para” y “CC”. La principal diferencia con el campo “CC” (Correo en Copia) es que este se usa para mandar un mail a un (o varios) tercero visible para el destinatario principal. Mientras que si usamos el campo de correo con copia oculta (BCC por sus siglas en inglés Blind Carbon Copy) ningún destinatario será visible para el resto. El CCO se usa también como precaución contra el correo masivo, virus, etc. Ya que evita que un archivo infectado se propague por cientos de usuarios. Puedes usar el campo CCO directamente para enviar un mismo correo a varios destinatarios sin usar el campo para. Aunque si usas un correo principal (para) y el resto en CCO para ninguno de ellos será visible el resto.

La ley de protección de datos y el CCO

Una vez tenemos claro qué es el CCO, ¿qué tiene que ver con la Ley de Protección de Datos (LOPD)? Mucho. El artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999 exige a quienes manejan datos ajenos guardar el secreto profesional de los mismos. Es decir, que si otorgas tu dirección de correo a una web, empresa, etc. Estas deben de mantenerlo oculto a terceros. En concreto, la ley dice lo siguiente: “El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo. El incumplimiento del deber de secreto constituye infracción grave de acuerdo con lo previsto en el artículo 44.3.d) de la LOPD: «La vulneración del deber de guardar secreto acerca del tratamiento de los datos de carácter personal al que se refiere el artículo 10 de la presente Ley”. En la LOPD se entiende el correo electrónico, por lo tanto, como dato de carácter personal, incluso cuando este se encuentre disponible públicamente, en internet por ejemplo. Únicamente podemos difundir el correo electrónico con consentimiento del propietario. Por lo tanto, el incumplimiento de esta normal puede acarrear una importante multa por no usar CCO.

¿Cuál es la multa por no usar CCO?

Depende de cada caso concreto. La multa por no usar CCO puede variar desde 600 hasta 3.000 euros o más (legalmente podría llegar a los 60.000 euros). La cuantía depende de la cantidad de correos electrónicos que son vulnerados en un mensaje. Es decir, que no es lo mismo enviar un correo sin CCO a 10 destinatarios, a 50 o a 4.000. Entre algunos de los casos de nuestro país encontramos la multa de 3.000 euros impuesta a una inmobiliaria. Esta empresa envió una felicitación navideña a todos sus clientes (4.000 personas) olvidando la CCO en 2010. Otro caso es el de una empresa de recursos humanos a la que se le aplicó la multa mínima (600€) por vulnerar por error la privacidad de 10 personas que habían sido descartadas en una oferta laboral. Si tienes una empresa y la Ley de Protección de Datos es tu asignatura pendiente, no te preocupes. En tugesto somos Instituto Nacional de Protección de Datos, pudiendo contratar nuestro software LOPD. Con él podrás gestionar todo lo referente con protección de datos de tu empresa desde cualquier dispositivo (pc, tableta, móvil…) y a cualquier hora, de forma fácil e intuitiva, además de contar con el soporte técnico de nuestros profesionales cuando lo necesites.

				
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