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A quién y cómo enviar facturas electrónicas en España

En un post anterior explicábamos qué es una factura electrónica o factura online. En pocas palabras, la factura electrónica tiene los mismos efectos legales que las impresas, se regulan bajo el mismo Real Decreto 1619/2012, requieren los mismos requisitos, pero se pueden emitir y enviar con distintos formatos. Hoy te explicamos  cómo enviar facturas electrónicas y a quién puedes hacerlo en España si eres empresa, autónomo, freelance o pyme.

Al poder crearse con programas de facturación online, fáciles y rápidos de manejar, estas facturas se usan cada vez más. Desde pymes, autónomos a grandes empresas. De hecho seguramente ya recibas tu factura eléctrica, de tus servicios telefónicos contratados o incluso extractos bancarios en tu mail.

A quién enviar facturas electrónicas

La factura electrónica puede enviarse a cualquiera, siempre que se acepte por la otra parte y se de consentimiento. Tanto al consumidor o usuario de tus productos y/o servicios, como a proveedores o Administraciones Públicas.  De hecho, desde el 15/01/2012, las Administraciones públicas sólo admiten y emiten este tipo de factura por sus ventajas. Esto incluye:

  • La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
  • También entidades gestoras y los servicios comunes de Seguridad Social.
  • Los organismos autónomos.
  • Las Universidades Públicas.
  • Las entidades de derecho público que tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
  • Entidades de derecho público vinculadas a Administraciones Públicas, o dependientes de las mismas.
  • Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional y del Tribunal de Cuentas. Así como los del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación.
  • Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco, en lo que respecta a contratación.
  • Las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

A continuación te explicamos cómo enviar facturas electrónicas a estas Administraciones. Pero también a cómo enviar facturas electrónicas a otras empresas o al consumidor/usuario.

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Cómo enviar facturas electrónicas

Cómo enviar factura online a administraciones públicas

Las Administraciones Públicas exigen la factura electrónica con un formato específico: el formato facturae, en su versión 3.2 o 3.2.1. Una vez tenemos claro el formato, debemos saber cómo debemos enviar la factura online. Tenemos dos opciones.

La primera es a través de un programa informático, que puede estar instalado en nuestro ordenador o puede ser una plataforma en la nube que pueda usarse además en cualquier tipo de dispositivo (ordenadores, tablets, móviles…). Esta opción es muy recomendable ya que resulta rápida y económica. Con Tufactura los usuarios pueden enviar las facturas electrónicas a las Administraciones Públicas en el último formato 3.2.

La segunda es a través de un tercero. Se trata de empresas especializadas en facturación electrónica, que además de emitir también almacenan facturas.

También debes saber que no se pueden enviar facturas electrónicas a las Administraciones Públicas desde cualquier lugar. Deben enviarse desde puntos generales de entrada de facturas electrónicas, creados por el Estado. Estos son ventanillas electrónicas únicas de la Administración. Dependiendo de a quién vaya dirigida la factura, hay tres grupos: la Administración General del Estado, una comunidad autónoma o una entidad local.

Cómo enviar factura electrónica a otra empresa

Se pueden enviar facturas electrónicas a otras empresas, siempre que usemos programas informáticos adecuados a lo que exige la otra empresa, y siempre y cuando hayamos obtenido su consentimiento. Como en cualquier otro tipo de factura, la electrónica exige una serie de requisitos para garantizar 1) la autenticidad del origen (quién emite la factura y a quién) y 2) la integridad del contenido de la misma (que no haya sido modificada). La diferencia es que en las facturas online, la forma de garantizar estos dos puntos es a través de la firma electrónica. Pero recuerda que junto con la firma, necesitas el certificado electrónico reconocido que facilitan por parte del Estado. Un certificado puede ser el DNI electrónico.

En el caso de Tufactura, el mismo software de facturación electrónica te indica si se ha garantizado correctamente.

Cómo enviar factura online al consumidor o usuario

Para saber cómo enviar facturas electrónicas a un consumidor  tienes que tener en cuenta lo mismo que para enviarlas a otra empresa. Es decir, que necesitas tener su consentimiento como que desea recibir la factura electrónica. Y también necesitarás poder garantizar, como en cualquier tipo de factura, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura online. Todo ello a través de la firma digital.

Igualmente, para enviar factura electrónica al consumidor puedes optar por distintas opciones, tres en esta ocasión: un programa de facturación online, contratar el servicio a un tercero o bien mediante la denominada coloquialmente “autofacturación”. La autofacturación se da cuando el mismo destinatario de la factura es quien la crea. Este sistema se usa en muy pocas ocasiones en determinados sectores como el de la construcción, o el de la compra venta de oro.

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tugesto • 29 septiembre, 2017


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