Qué son las dietas laborales, quién las paga y cómo se cobran

¿Qué son las dietas laborales? Las dietas laborables son los gastos que un trabajador genera mientras trabaja fuera de su puesto de trabajo habitual. Por ejemplo: los gastos de un viaje, comidas de trabajo, alojamientos en hoteles, bonos de transporte público, etc.

Cualquier cantidad que perciba el trabajador por cualquier concepto, sea salarial o extra salarial, la pague él directamente o la abone la empresa, debe estar reflejada en su nómina. Cotizarán y/o tributarán los conceptos e importes que establecen las normas de aplicación.

El RD-Ley reformó el art. 147.3 de la Ley General de Seguridad Social y dice textualmente:

«Los empresarios deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social en cada período de liquidación el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas”.

Y el art. 26.1 del Estatuto de los Trabajadores: 

”Se considerará salario la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los periodos de descanso computables como de trabajo”.

Esto significa, que con independencia de que los conceptos estén sujetos a cotización y/o tributación, todos ellos sin excepción deben figurar en nómina.

Estatuto de los Trabajadores

El artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores habla de la movilidad geográfica del trabajador y de cómo se compensan sus gastos durante la movilidad geográfica (dietas). Dice así:

“Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas”

Este artículo explica que todos los gastos de desplazamiento de un trabajador a un puesto de trabajo no habitual deberán ser cubiertos por la empresa, además de pagar su salario habitual.

Muchos Convenios Colectivos incluyen normas propias sobre dietas, por lo que convendría echar un vistazo también al mismo.

Qué incluyen las dietas laborales

Las dietas abarcan cualquier gasto que el trabajador genere durante el desplazamiento. Esto incluye transporte: coche, transporte público, taxi, avión, tren, etc. También las comidas y el alojamiento (hotel, apartamento…).

Para cubrir estos gastos, la empresa debe ofrecer a su trabajador una retribución extra.

Diferente situación es, si los conceptos sujetos a cotización y/o tributación han sido abonados directamente por la empresa (por ejemplo, las reservas en el caso de los hoteles, vuelos o bien, facilitando a los empleados tarjetas de empresa…). Estos gastos irán justificados con un ticket de compra o con una factura directa a nombre de la empresa y se contabilizarán como gastos de viaje propios de la actividad, sin que tengan que reflejarse en nómina, puesto que no han sido “adelantados” por el trabajador.

Cómo se pagan las dietas

Ya sabemos qué son las dietas laborales y que la empresa debe hacerse cargo de ellas. Pero, ¿cómo se pagan?

Gastos de locomoción y desplazamiento

Se exceptúan de cotización y tributación, las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto.

Los gastos de locomoción resarcen al trabajador los gastos, que por dicho concepto, efectúe en los desplazamientos provisionales o temporales a un lugar distinto del que habitualmente realiza su actividad laboral y por orden de la empresa.

Se puede satisfacer el importe de los mismos o en el que caso de que el trabajador se desplace con su propio vehículo, abonarle un precio por kilómetro. Su cuantía se establecerá en este caso en el convenio colectivo o pacto entre trabajador y empresario.

Los gastos de locomoción que se excluirá de gravamen:

• Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
• En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Los gastos de transporte se justifican con factura, billete de tren…. Y para los kilometrajes, se suele utilizar hojas de ruta, donde se detalle la realidad del desplazamiento, motivo, lugar y distancia realizada.

Según la Consulta Vinculante de la Dirección General de Tributos (V0315-17), de 6 de febrero de 2017;”(…) Respecto a la justificación de la realidad de los desplazamientos, la misma podrá realizarse por medio de cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho, si bien corresponderá a los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria su valoración.”

Gastos de manutención y estancia

Lo más correcto es que la empresa incluya el dinero de las dietas en la nómina del mes siguiente. ¿Dónde? En la sección devengos, y concretamente como percepciones no salariales.

Las percepciones no salariales se refieren a indemnizaciones, compensaciones económicas que no forman parte del salario habitual. Mientras que las percepciones salariales sería el dinero que la empresa paga por nuestro trabajo. Incluiría también las horas extra, por ejemplo.

Por lo que respecta a la tributación, estas no estarán sujetas a retención, siempre que sea de aplicación el régimen de dietas que se regula en el artículo 9.A.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF)

Los gastos por comida solo tendrá la consideración de dieta a efectos laborales cuando tenga su origen en un desplazamiento en las condiciones expuestas. Cuando no sea así, tendrá la consideración de salario en especie (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurante, etc.).

Todos los gastos han de justificarse y deben de estar relacionados con la actividad de la empresa.

Estos deben ser acreditados por el pagador, pues a él le corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, obedecen a razones laborales y de organización de la actividad.

Cuestión diferente es el tema del renting del coche, que podría estar considerado como salario en especie.

En este sentido, se consideran rentas en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda.

Solo se considerará salario en especie cuando realmente se están retribuyendo los servicios prestados por el trabajador y no cuando dicha retribución constituya un medio necesario para llevar a cabo con normalidad la actividad de la empresa por parte del trabajador. Es decir, si el vehículo debe usarlo el trabajador para hacer desplazamientos de un lugar a otro como parte de su actividad profesional, dicho vehículo no será considerado retribución en especie. 

Sin embargo, si ese vehículo se utiliza, también, para fines particulares, si que estaríamos hablando de rentas en especie (y solo se cotizará y tributará) por la parte que se utilice para dichos fines, en aplicación a una serie de cálculos e imputaciones establecidas por la norma.

A grandes rasgos, en el caso de que el vehículo sea un renting, tendrá que tomarse como base para el cálculo el 20% del valor de mercado del vehículo el año en el que se celebra el contrato y se tienen que incluir los gastos y tributos como el IVA, entre otros.

Para la imputación del coche de empresa como retribución en especie, también hay que tener en cuenta otros factores como el uso que se le dará al vehículo. Según este criterio, podemos encontrarnos frente a dos escenarios distintos:

• Vehículo destinado únicamente para el uso particular del trabajador: en este caso la base de cálculo anteriormente mencionada (20% del coste de adquisición o valor de mercado del vehículo) se tendrá que dividir en 12 meses y esto dará como resultado el importe que se tiene que imputar de forma mensual como retribución en especie.
• Vehículo destinado para un uso mixto (profesional y particular): la base del cálculo explicada con anterioridad se divide, también, entre los 12 meses y, además, se toma en consideración el porcentaje de tiempo que el vehículo está disponible para uso particular del trabajador. El criterio que establece la Administración Tributaria es que el uso particular tiene que equivaler al 80% del total de la disponibilidad del vehículo, aunque hay casos profesionales en los que el porcentaje podría ser inferior. El resultado del cálculo será el importe que se debe imputar mensualmente como retribución en especie.

Al final lo que os debe quedar claro es que toda cantidad que se le abone al trabajador en el ejercicio de su actividad laboral y a consecuencia de la relación laboral, debe de incluirse en la nómina, y dependiendo de la naturaleza, fin y justificación de la misma, estará exenta de cotizar y/o tributar o no, en aplicación a la normativa vigente.

También te puede interesar “Cómo incluir las dietas por desplazamientos en las facturas siendo autónomo”

Controla todas estas cuestiones de la mano de un software de recursos humanos como el de tugesto.