La creación y envío de nóminas es un trámite constante en los departamentos de recursos humanos. La gestión de las nóminas a menudo consume gran cantidad de tiempo y de recursos si lo gestiona la compañía a nivel interno.
Si por el contrario es una gestoría laboral externa la que se encarga de esta gestión, se suele hacer al margen del manager de RRHH llegando a producirse retrasos y errores en las nóminas.
Actualmente existen soluciones digitales como los software de nóminas optimizan este tipo de trámites repetitivos gracias a la automatización de procesos. Los resultados son tangibles: un aumento de la eficiencia no solo en el departamento de RRHH, sino en la globalidad de la compañía.
¿Qué es un software de nóminas?
Un software de gestión de nóminas es un programa informático que utilizan las empresas para digitalizar el proceso de creación de nóminas.
Esta solución online puede disfrutarse como software en la nube o software on premise.
Software de Recursos Humanos en la nube
El modelo SaaS (Service as a Service), más conocido como software en la nube, es un servicio alojado en internet. Por lo tanto, un SaaS es un software al que se accede a través de la red.
💡Puede interesante los resultados de la aplicación de la tecnología SaaS a la gestión de los Recursos Humanos.
Software de Recursos Humanos on premise
Un software On-premise es un programa informático que se instala en el ordenador y en el que usuario se hace cargo de las actualizaciones y del mantenimiento del software y de los servidores. Por lo general, se abona una cuota de mantenimiento y un pago inicial de licencia.
¿Para qué se utiliza un software de nóminas?
Un software de nóminas permite crear nóminas de manera automática y sencilla, automatizando sus cálculos y simplificando la gestión de conceptos como el IRPF o seguros sociales. Ese sistema permite generar automáticamente la nómina del empleado, evitando errores de cálculo y ganando en tiempo.
Con un software de nóminas disfrutas de las siguientes funcionalidades:
- Generación de ficheros telemáticos para la presentación en la TGSS: ficheros de bases, CRA y AFI: ficheros necesarios tanto para comunicarse con la Seguridad Social como para el cálculo individualizado de las cuotas de los trabajadores.
- Modelos laborales: consulta y gestión de los modelos laborales relativos a los empleados tales como el 145.
- Gestión de conceptos salariales: posibilidad de modificar fácilmente el salario base o añadir algún concepto salarial que por defecto no vaya en la categoría del trabajador.
- Listado de bases y retenciones: posibilita el cálculo de la base de cotización diaria del mes anterior al que nos encontramos, necesaria para calcular nóminas con bajas AT/IT.
- Finiquitos: al dar a un trabajador de baja en la Seguridad Social la herramienta calcula el finiquito correspondiente.
- Pagas extra: gestionar fácilmente las pagas extras, tanto si están calculadas de forma prorrateada (forman parte del sueldo mensual) o son pagadas en el mes que indiques.
- Acceso a informes: como costes mensuales, trabajadores con partes de baja o resumen de nominas
- Acceso y edición a convenios: consulta y gestión de convenios, tanto colectivos como personalizados.
Otros aspectos a valorar a la hora de contratar un software de nóminas:
- Portal del empleado
- Contabilización de nóminas
- Comunicación directa con la Seguridad Social
- Asesoramiento de expertos laborales
Los softwares de nóminas más completos como el de tugesto, gestionan el ciclo integral de la gestión de nóminas, desde la creación de la nómina hasta la descarga por el trabajador desde un Portal del Empleado.
A la hora de escoger un software de recursos humanos que gestione nóminas, también es importante tener en cuenta que este tenga comunicación directa con la Seguridad Social, ya que agilizará procesos administrativos como las altas y bajas de contratos.
Asimismo, el asesoramiento de expertos laborales es algo que cada vez valoran más departamentos de recursos humanos de pequeñas y medianas empresas por la tranquilidad de poder disfrutar de un apoyo continuado ante dudas o imprevistos.
La contabilización de las nóminas de forma automática es un extra que deben tener en consideración el manager de RRHH. En algunos programas como tugesto es posible posibilidad esta funcionalidad al tener integraciones con el software de contabilidad.
¿Qué diferencia hay entre un software de nóminas y un software de incidencia de nómina?
Un software de nóminas permite llevar a cabo la gestión completa de las nóminas y seguros sociales, desde la creación hasta su envío, mientras que un software de incidencia de nómina únicamente permite anotar las incidencias que ha habido en las nóminas.
La diferencia no es baladí. Mientras que el software de nóminas lo utilizan las empresas que se ocupan internamente de la gestión de sus recursos humanos, el software de incidencia de nómina lo utilizan las empresas que tienen externalizado este servicio. Por lo tanto, en función de las necesidades y de la forma de trabajo de tu departamento, te interesará optar por una opción u otra.
Nosotros recomendamos a las empresas, en la medida de sus posibilidades y de su capacidad, contar con un software especializado en la gestión de nóminas. Este le permitirá tener al departamento de RRHH el control total de su gestión, optimizar su tiempo y ahorrar en costes. En definitiva, simplificar y automatizar procesos estando así al tanto de todos los requerimientos legales y fiscales.
Ventajas de utilizar un software de nóminas en tu gestión de recursos humanos
Como ya te habrás imaginado, utilizar un software de nóminas conlleva numerosos beneficios. Una vez aprendido qué es un software de nóminas, es momento de descubrir las ventajas de su uso:
- Optimización de tiempo y reducción de errores: el software consigue automatizar en dos o tres clics un proceso que, realizándose de manera manual, puede llevar varias horas. Repercute en la optimización del tiempo y en la minimización de errores humanos.
- Agilidad en las gestiones: permite agilizar tareas administrativas tales como el cálculo de nóminas e IRPF y la documentación de gestión de personal.
- Control absoluto de los procesos de nóminas: el software perite llevar un control exhaustivo de los trámites que pueden hacer variar el cálculo de una nómina tales como bajas laborales, bajas médicas u horas extras.
- Centralización de la información: posibilita centralizar la información y los procesos en una sola herramienta, evitando el caos de registrar llamadas y correos en un Excel. El manager tiene un control detallado de todas las operaciones y gestiones laborales.
- Ahorro de costes: un software de nóminas contribuye a maximizar los recursos de la empresa al automatizar y simplificar procesos. El departamento de RRHH consigue ser más rentable y eficiente.
- Nóminas accesibles 24/7 y desde cualquier dispositivo: cuando las nóminas ya están listas, el equipo puede acceder a ellas, ya sea mediante su envío o mediante la descarga directa a través del portal del empleado. Los empleados pueden acceder a ellas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Cumplimiento de la normativa laboral vigente: los softwares aseguran el correcto cumplimiento de la legislación pertinente gracias a sus cálculos automáticos a partir de los convenios. Garantizan la tranquilidad de evitar problemas con la Seguridad Social.
- Aumento de la competitividad empresarial: con la utilización de un software de recursos humanos no solo gana en eficiencia el departamento. La empresa administra de forma más eficiente sus recursos, que se vuelven más valiosos como resultado de la automatización de atareas administrativas.
Digitaliza tus nóminas con tugesto
Existe una gran variedad de softwares de gestión de nóminas en el mercado. El software de recursos humanos de tugesto permite generar las nóminas de forma automática. Para ello, solo debes introducir la información de los trabajadores para que la nómina se confeccione de manera correcta para luego enviar los ficheros correspondientes a la seguridad social.
Otra de las funcionalidades que te permite la herramienta tiene que ver con el Portal del Empleado, pudiendo el trabajador y el responsable tener un control horario, registro de la jornada, gestión de turnos, vacaciones y ausencias, entre otras funcionalidades.
Invierte tu tiempo en el crecimiento de tu empresa digitalizando las tareas repetitivas.
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