Qué es un anticipo de nómina y cómo puedes gestionarlo

En algún momento de tu trayectoria profesional puede suceder que un empleado te solicite un adelanto salarial. El motivo principal suele ser un imprevisto al que no le puede hacer frente. Pero… ¿qué es un anticipo de nómina realmente?

Este adelanto se conoce como anticipo de nómina y es una retribución salarial que el empleado percibe por parte de la empresa, siendo estos los que le adelantan parte de su sueldo mensual previsto para el próximo mes.

A lo largo de este post te contamos qué es un anticipo de nómina exactamente, quién puede pedirlo y cuándo y cómo puedes gestionarlo. Además, podrás consultar las ventajas que ofrece a tu empresa.

¿Qué es un anticipo de nómina o adelanto de nómina?

El salario es la retribución que el trabajador obtiene cada mes tras realizar su trabajo. Por parte de los empresarios, pagarlo es una obligación legal. Este se suele pagar con la nómina a final de cada mes.

Un imprevisto en sus vidas puede hacer que necesiten adelantar el cobro de su sueldo. Esa situación es conocida como un anticipo de nómina. Este derecho está recogido en el Estatuto de los Trabajadores, artículo 29, en el que explica que el empleado puede percibir anticipos a cuenta con la autorización de sus representantes legales.

Todo esto depende también de los convenios colectivos de las empresas. En algunos casos se contemplan los préstamos y en otros, no se aprueba ningún adelanto y se deberá negociar cualquier tipo de trámite de forma individual.

El pago de la nómina adelantado o anticipo se extraerá del salario neto o líquido que percibe el trabajador y para ello deberá descontarse las cotizaciones de la Seguridad Social y el IRPF. En muchos de los convenios colectivos se especifica el porcentaje máximo de la cantidad que pueden solicitar los empleados dependiendo del tipo.

Ventajas del adelanto de nómina

La posibilidad de solicitar anticipos de nómina de manera sencilla en tu empresa, supone un incremento en la satisfacción laboral. Las ventajas más importantes son:

• Tranquilidad ante cualquier imprevisto: la posibilidad de poder recibir un adelanto en tu cuenta corriente reduce el estrés del trabajador.
• Mejora del ambiente laboral
• Aumento de la productividad
• Atracción de talento
• Fidelización
• Valor de marca: posibilidad de diferenciarse de la competencia.

Tipos de solicitud de anticipos de nómina

La tipología del adelanto de nóminas depende directamente de donde se extraiga el anticipo. La clasificación de estos sería la siguiente:

• Anticipo de nómina por trabajo ya realizado: es aquel donde el trabajador percibe un anticipo a cuenta del trabajo que ya ha realizado, sin tener que llegar a final de mes para el cobro de la nómina completa. Por lo tanto, la cantidad que perciba en el anticipo solicitado, se descontará directamente de la nómina. 
• Anticipo de nómina por trabajo futuro: en este caso el salario adelantado debe extraerse de nóminas futuras. Esta posibilidad tiene que estar comentada en el convenio colectivo de la empresa. Como hemos visto anteriormente, algunas no conceden ningún tipo de anticipo.
• Anticipo de nómina sobre las pagas extras: aun así, la empresa no está obligada a conceder ningún adelanto sobre estas pagas. En esta situación será imprescindible consultar el convenio colectivo de la empresa.

Visto los tipos, podemos hacernos a la idea de que los trabajadores pueden pedir un anticipo de nómina a la empresa en cualquier momento, pero no todos pueden solicitarlo.

¿Quién puede solicitar un anticipo de nómina y cómo debes gestionarlo?

La solicitud de anticipo de nómina constituye un derecho que tiene todo trabajador y que deberá consultarse el Estatuto de los Trabajadores. En él se especifica claramente que todo trabajador tiene derecho a pedir un anticipo de nómina, excluyéndose los casos de trabajo futuro y las pagas extras que recogen el convenio colectivo de la empresa.

Actualmente, son muchos los trabajadores que desconocen que esta solicitud es un derecho laboral y son pocos los que recurren a esta opción. Además, debemos sumarle la incómoda conversación con los responsables de departamento, motivo por los que algunos se resisten a solicitarlo.

Si finalmente el trabajador solicita el anticipo, la empresa no puede cobrarle intereses por el importe adelantando. Si se solicitará devolver el anticipo, ya no estaríamos hablando de un adelanto, sino de un préstamo, lo que conlleva otra forma de proceder.

También existe la posibilidad de que las entidades financieras adelanten al trabajador la nómina. Si optan por esta opción, deberán pagar ciertos tipos de intereses y comisión y se trataría de un préstamo vinculado a su nómina, que dependería de su salario bruto.

La solicitud del anticipo de nómina deberá ser realizada por el empleado y entregarla a los responsables de su departamento o directamente al departamento de Recursos Humanos de tu empresa, dependiendo del convenio. Hay que recordar que no existe un modelo de anticipo salarial único y que las organizaciones pueden tener formularios propios o herramientas para gestionarlos.

La solicitud suele ser vinculada a conceptos como gastos extraordinarios o necesidades urgentes justificadas por el solicitante. Para concederlo, puedes ayudarte consultado el historial del empleado, conocer los años que lleva trabajando en la empresa y el cargo que ocupa. Queda a tu cargo depositar la confianza necesaria para tramitarlo.

Razones por las que se solicita un anticipo de nómina

Aunque los motivos pueden ser de carácter personal, con el objetivo de evitar conflictos, en las empresas se suelen especificar las razones en los convenios colectivos. Los trabajadores tienen la opción de acogerse a ellos, siempre que se adapten a su situación, para poder solicitar un anticipo de nómina.

Aun así, las empresas deben exigir que las solicitudes estén relacionadas con situaciones puntuales en las que el trabajador deba cubrir cualquier gastos imprevisto, puntual, extraordinarios o urgentes. Estos anticipos no pueden solicitarse de forma recurrente, solo de forma puntual y justificada. El manager, en estos casos, tiene que tener un control y evitar que la situación se repita. 

Limitaciones y obligaciones del anticipo de nómina 

Todo derecho este sujeto a varias obligaciones y limitaciones y en este caso el trabajador solo puede pedir la cantidad que corresponda al último periodo trabajado no cobrado. Por lo tanto, en una organización que se contabilicen y liquiden las nóminas el último día del mes, un trabajador puede solicitar un anticipo el día 15, percibiendo como adelanto el importe del salario correspondiente a esos días.  

Aún así, en la mayoría de convenios limitan el importe del adelanto al 90% como máximo del salario devengado hasta el momento. Pero si en el convenio no existe límite, el trabajador podrá solicitar el salario devengado hasta la fecha de la petición.

El anticipo percibido se descontará de la nómina del mes siguiente, sin generar intereses. En el caso de no ser descontado, pasaría a ser contemplado como un préstamo o aumento de sueldo, con sus correspondientes consecuencias laborales y fiscales.

¿Cómo se refleja un anticipo de salario en la nómina?

La cantidad que el empleado solicite y perciba en el anticipo de salario se le descontará directamente de su nómina. Es por ello que deberá quedar reflejado como concepto de nómina.

El Real Decreto-ley 16/2013 obliga a las empresas a incluir todos los conceptos y complementos que abona a sus trabajadores en la nómina. Por lo tanto, para hacer una nómina sin errores hay que entender cómo se calculan los conceptos y para ello hay que tener en cuenta las variaciones estipuladas en los contratos de cada empleado.

Al ser un descuento, el concepto del anticipo deberá incluirse en la sección de deducciones de la nómina de tu trabajador, junto a los conceptos normales que se presentan en el salario bruto. Debido a esta complejidad, numerosas empresas optan por la utilización de un software de nóminas como tugesto que facilita una nómina electrónica de forma rápida y sin errores

Si todavía no dispones de un software, hemos creado para ti esta plantilla de Excel con un modelo de nómina estándar que podrás utilizarla como base para realizar las nóminas de tus empleados.

Software para gestionar nóminas

Con el objetivo de simplificar la solicitud, tanto para las empresas como para los empleados, han surgido varios software y aplicaciones de nóminas que convierte el trámite en un proceso de un par de clics. Estos facilitan la gestión encargándose de tramitar la petición del trabajador, notificar a la empresa la solicitud, agilizando el trabajo del manager, e ingresar el anticipo en la cuenta bancaria.

Con el software de nóminas y RRHH de tugesto podrás generar nóminas de forma automática donde las retenciones se calculan automáticamente. Podrás editar los conceptos salariales, reflejando así las solicitudes de anticipos de nóminas, tramitar las pagas extras y mucho más. Además, contarás con el apoyo de un equipo de abogados laboristas expertos que te ayudarán y resolverán tus dudas del día a día.