Actualmente, muchas de las empresas e instituciones ya saben qué es la nómina electrónica e incluso cuentan con ella. Aún así, sigue generando ciertas dudas e incluso rechazo.
Hay que tener en cuenta que los documentos digitales empiezan a imponerse y que el cambio es necesario. Por ello, muchas empresas han empezado a usar un programa de nóminas. Su uso les permite automatizar todo el proceso de gestión de nóminas además de optimizar su tiempo.
En este post nos centraremos en los aspectos más importantes de la nómina digital y los pasos que hay que seguir para hacerla.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que desee su transformación digital. La digitalización del proceso, es decir la generación de nóminas electrónicas, proporciona una gestión, practica rigurosa, rápida y sencilla. Además, el poder realizarlo así, supone una optimización de tiempo y costes.
A fin de simplificarlo, podemos decir que la nómina electrónica es aquella que se genera en formato digital, estando accesible para toda la plantilla o las personas que lo necesitan. En ella se recogen los ingresos del empleado, sus deducciones y otros datos relacionados con el trabajo.
En cuanto a la validez jurídica, la nómina electrónica cuenta con la misma validez, sin necesidad de imprimirla. Así lo decidió el año 2016 el Tribunal Supremo que confirmó la posibilidad de prescindir del soporte tradicional y optar por el digital.
Para que estas sean legales, las empresas firman el documento utilizando su firma electrónica, la cual representa el tipo de autenticación, sustituyendo a la firma manual. Haciendo uso de esta firma, la empresa rentabiliza sus procesos y además los hace más seguros e inmediatos gracias al documento digital.
Tipo de nóminas electrónicas
Las nóminas pueden cambiar el concepto dependiendo de su clasificación. Estas varían según la persona que las recibe, el período de tiempo de liquidez o las nóminas especiales. Las diferentes nóminas que podemos encontrar son las siguientes:
- Según la persona que la recibe: aquí se incluyen las nóminas de los empleados, las más conocidas por su formato estándar y la nómina de gerencia o confidenciales, que es aquella que reciben los altos ejecutivos o la dirección de la empresa.
- Dependiendo del período de liquidez: son aquellas que se relacionan con el tiempo encontrando, la semanal, la quincenal y la mensual. Esta última suele ser la más común y se realiza el pago a final de mes.
- Nóminas especiales: se emiten otro tipo de nóminas que dependen de los factores de la empresa o trabajador. Entre ellas están las que incluyen las pagas extras conocidas como nóminas prorrateadas o extraordinarias, las nóminas con baja o las nóminas con horas extras.
Conceptos de una nómina digital
La nómina electrónica debería cumplir los mismos requisitos documentados que la nómina en papel. En la Orden del 27 de diciembre de 1994 publicada en el BOE, se encuentran los elementos que se deben incluir en la nómina electrónica.
De acuerdo con la normativa comentada anteriormente, la nómina electrónica debe contener lo siguiente:
- ID empleado: el nombre de la empresa y el del trabajador.
- Método de pago
- Período de liquidación
- Devengos: entre ellos se incluyen las horas extraordinarias y las prestaciones de la Seguridad Social.
- Deducciones: cotizaciones a la Seguridad social, anticipos…
- Líquido total
- Firma y sello de la empresa. (Valida la firma digital)
- El justificante del trabajador
Pasos para crear una nómina en formato electrónico
Para cumplir todos los requisitos legales a la hora de elaborar una nómina electrónica lo mejor es acudir a un software de gestión de nóminas. Con estas herramientas tendrás la tranquilidad de que las nóminas se generan en base a tu convenio colectivo, cumpliendo con sus estándares legales. Al ser un proceso automatizado, no existe casi margen para el error.
En el caso de tugesto con un sólo clic, podrás (1) generar una nómina. Una vez generada, te permitirá (2) finalizarla tras revisar que todos los documentos y trámites que le afectan a la nómina están cerrados, con el fin de (3) automatizar el proceso de pago.
La nómina electrónica se generará de forma automática y estará disponible en el portal del empleado para cualquier consulta. También se puede avisar al empleado de su disponibilidad y enviar las nóminas por correo electrónico.
Desde el software de nóminas de tugesto también puedes contabilizar las nóminas automáticamente con un solo clic y pagarlas de forma rápida y sencilla mediante transferencias SEPA. Para la (4) validación, se realizará la nómina en XML y se enviará a la Seguridad Social.
Además, somos los únicos que realizamos el traslado de documentación y datos de programa de forma gratuita. Para llevarlo a cabo, las empresas o autónomos nos remiten toda la documentación y los gestores se encargan de volcarla en el sistema.
Para efectuar el traslado, contactamos directamente con el gestor, gracias a la autorización que nos aporta la empresa o autónomo. Así es como podemos gestionar, de forma rápida y sencilla, su traslado con su anterior gestoría.
¿Qué ventajas tiene utilizar una nómina electrónica?
Partiendo de la base que una nómina tradicional, puede falsearse, traspapelarse o incluso perderse, podemos afirmar que las nóminas electrónicas solo suponen ventajas. Estas son las ventajas de las nóminas electrónicas más importantes:
- El nuevo formato es más sostenible y ofrece la oportunidad de ahorrar gastos en papel e impresión.
- Reduce el espacio de almacenamiento.
- Optimiza el tiempo del personal.
- Los documentos se encuentran categorizados, facilitando así su búsqueda.
- Gracias al formato digital, se pueden enviar las nóminas por correo electrónico u obtenerse desde cualquier dispositivo que tenga al portal del empleado de la empresa, reduciendo la posibilidad de pérdida del documento.
- Accesibilidad completa a la nómina, sin depender de autorización ni horario.
- Nóminas de fácil acceso que cuentan con una alta fiabilidad y valor probatorio. Este tipo de documento impide que se practique evasión o falsificaciones.
En resumen, la nómina electrónica ayuda a obtener una gran eficiencia tanto en las grandes empresas como en los medianos y pequeños negocios.
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