Cada inspector de trabajo realiza una media de 171 visitas a empresas, según recoge la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Es posible que ante la idea de una inspección de trabajo te entren dudas y nerviosismo.
Ya te contamos en Cómo superar una inspección de trabajo con éxito los tips básicos para no preocuparte de ello. Pero no todo es cuestión de actitud. También es importante la documentación.
Si se da el caso que alguno de los documentos tiene datos de registro incompletos o se produce una falta de recibos y certificados, el inspector puede abrir diligencias contra tu empresa.
Pero no te preocupes, en este artículo repasaremos la documentación relativa a la empresa que debes tener en regla.
Los documentos que te harán falta durante una inspección de trabajo son los siguientes:
- Libro de visitas: es el libro donde los inspectores anotan las diligencias durante sus visitas. Puede ser en formato electrónico o físico y es obligatorio. La información recogida quedará guardada para futuras inspecciones
- Escritura de constitución de la sociedad o recibo de pago de la cuota de autónomo.
- Los justificantes que estás pagando a la Seguridad Social
- Impuesto sobre Actividades Económicas: es el tributo de carácter local que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas se ejerzan o no en local
- Resumen de horas extraordinarias: es importante que sepas que el número de horas extraordinarias no podrá ser superior a cien al año, quince al mes, ni dos al día
- Documento de asociación: esta acreditación entre la empresa y la Mutua Colaboradora con la Seguridad Social contiene la cobertura de accidentes de trabajo y las enfermedades de los trabajadores contratados por cuenta ajena tiene una vigencia anual
- Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Este es el régimen por el que se regula la cotización en la Seguridad Social de los profesionales autónomos
- Libro de contabilidad: deberás tener a mano el Libro diario, donde se registran todas las operaciones referentes a la actividad de la empresa. También los libros de inventarios y cuentas anuales, que contienen por ejemplo el balance de situación sobre el patrimonio empresarial y las pérdidas y las ganancias a través de un informe de ingresos, gastos y su balance
- Declaración Impuesto de Sociedades: Consta de los modelos 200 y 202. El segundo trata de una especie de «adelanto» que se paga a la Agencia Tributaria
- Declaración de retenciones del IRPF (Modelo 190)
- Declaración de operaciones con terceros (Modelo 347)
- Contratos mercantiles
Si tienes trabajadores:
- Recibos de salarios, alta y baja de trabajadores
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo
- Autorizaciones de trabajo de personal extranjero, siendo necesario demostrar que tiene los papeles en vigor para poder trabajar en España
Riesgos Laborales
En materia de prevención de Riesgos Laborales, los documentos que deberás aportar son:
- Plan de Prevención de Riesgos Laborales: es el instrumento que recoge las medidas de prevención de la empresa y establece la política de prevención de la empresa.
- Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo.
- Planificación de la actividad preventiva
- Controles del estado de salud de los trabajadores: tienes que ser conocer del estado de salud de tus trabajadores.
- Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo: es necesario almacenar datos relativos a los accidentes laborales de los trabajadores.
- Registro de la formación e información suministrada a los trabajadores: todos los trabajadores deben conocer las medidas de prevención de riesgos laborales en cuanto a los, programas y planes del campo de la salud laboral.
- Registro de entrega de Equipos de Protección Individual: asegura la entrega de los equipos de protección individual adecuados para el desempeño de las diferentes actividades y velar por su uso efectivo.
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