Si has decidido emprender y crear una empresa estás sujeto a cumplir con las obligaciones contables del empresario. Para cumplirlas es necesario controlar la actividad de tu negocio e informar a las autoridades competentes y a los socios de la empresa de la contabilidad.
Para regular dicho proceso deben cumplirse las normas del Plan General Contable y el Código de Comercio. Las obligaciones contables varían según la situación fiscal, y tamaño de la empresa.
En este post nos centraremos en los conceptos básicos de la contabilidad y los requisiticos u obligaciones contables del empresario dependiendo de si eres una persona física o una sociedad.
¿Qué son las obligaciones contables del empresario?
La obligación contable se basa en respetar las normas específicas para llevar la contabilidad ordenada y sistemática de una empresa. En este caso, tanto los autónomos como las pymes y las grandes empresas tienen la obligación de tener la contabilidad al día y todos los datos actualizados también en el Registro Mercantil.
Todo esto se aplica con el objetivo de poder conocer por parte de los empresarios, clientes o acreedores el estatus financiero de la empresa. Concretamente en el Plan General de Contabilidad, aprobado en 2007, es donde se establecen las regulaciones contables.
En el Código de Comercio indica en su articulo 28 que los empresarios tienen la obligación de llevar al día un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales. También pueden llevarse de forma voluntaria otros libros que se adapten a las actividades de la empresa y a un sistema contable.
Conceptos básicos relacionados con la contabilidad
La contabilidad es una ciencia y una técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina se basa en el estudio del patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros.
Para ello dividiremos la contabilidad en 4 grandes bloques:
Activos
Se pueden definir como el conjunto de bienes y/o servicios que las empresas utilizan para realizar su actividad, además de los derechos de cobro que la empresa posee.
Pasivos
Son las deudas del empresario o sociedad.
Ingresos
Son la cantidad de dinero que la empresa recibe por la venta o prestación de servicios
Gastos
Son las salidas de dinero que pagas por un producto o un servicio.
¿Cuáles son las obligaciones de los libros contables?
Son varios los libros contables que una empresa debe llevar al día y cada uno se encarga de registrar una información concreta. Estos son:
El libro Diario
En este se registran las operaciones que se realizan en la empresa cada día. Deben contar con una breve explicación y organizarse de forma cronológica.
El libro de Inventario
Debe iniciarse con el primer estado contable de la empresa. Al final del ejercicio se encarga de reflejar el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
Otros libros societarios
Son una serie de libros que las sociedades mercantiles deben llevar al día. Entre ellos se encuentran el libro de actas, el libro de socios, ya que se registran el número de acciones y los derechos y deberes de los socios y el libro de registros de socios en las sociedades limitadas.
¿Qué son las Cuentas Anuales?
La actividad de las empresas debe plasmarse en las Cuentas Anuales de forma obligatoria. Estas deben elaborarse al final de cada ejercicio y deben incluir:
El balance
Documento que muestra todos los activos y pasivos de la empresa.
La cuenta de perdidas y ganancias
Se recogen los ingresos y gastos del ejercicio.
Estado de Cambios en Patrimonio Neto (ECPN)
Refleja los cambios en el patrimonio neto, las variaciones en las masas patrimoniales y las causas. Este no es obligatorio para las PYMES.
Estado de Flujos de Efectivo
Se encarga de informar sobre el origen y la utilización de los activos monetarios de la empresa. Igual que ECPN tampoco es obligatorios para las PYMES.
La memoria
En esta se añade la información para garantizar un mayor conocimiento sobre la empresa.
Obligaciones contables para personas físicas y sociedades
Para definir este punto tendremos que diferenciar entre el empresario que actúa como persona física y el empresario que gestiona una sociedad.
Obligaciones contables del empresario como persona física
En términos de contabilidad, un empresario que actúa como una persona física únicamente tiene la obligación de llevar el control de la contabilidad de los Ingresos y los Gastos.
Es por ello que lo único que tiene que registrar son las ventas y los gastos que incurren en su día a día.
También tiene que realizar un registro de bienes donde se detalla el inmovilizado en el libro de inventario.
¿Cuáles son los gastos más frecuentes?
Los gastos comunes son los derivados de la compra de las materias y mercaderías que tras una trasformación se van disponer para su venta.
En la mayoría de estos gastos, en el momento de la transacción, se facilita una factura, la cual tendrá que cumplir unos requisitos como nos indica el apartado de contenido de la factura de la Agencia Tributaria.
Una vez tengas las facturas, debes proceder a calificarlas según tu propio criterio (tener en cuenta que para cada sector un gasto puede ser diferente) e introducir la información para incorporarla al registro.
Los gastos más comunes se pueden clasificar del siguiente modo:
- Compra de Mercaderías, Materias primas y/o Otros Aprovisionamientos
- Arrendamientos (Alquileres)
- Servicios profesionales
- Transportes
- Primas de Seguros
- Servicios bancarios
- Publicidad y propaganda
- Suministros
- Otros gastos: tributos, gasto personal, seguros sociales y gastos financieros.
Todos estos gastos no solo llegan a través de las facturas, sino que es posible que lleguen a través de cargos a la cuenta corriente. Aunque no sea obligatorio llevar una Conciliación Bancaria, sí que es aconsejable tener en cuenta estos gastos.
Un ejemplo de ellos son las primas de seguros, gasto que se emplea para cubrir el seguro de responsabilidad civil, de vehículos, etc.
Otro de los gastos más comunes que se carga en la cuenta corriente es la Cuota de Autónomo.
En el caso de tener trabajadores y el asesor se retrase con los TC1, se puede consultar el cargo de los Seguros Sociales en la cuenta corriente y proceder a su contabilización.
Otro de los gastos a tener en cuenta y registrar, son las comisiones bancarias. Estos se generan por operaciones comunes como por trasferencias e incluso ingresos a otras cuentas.
¿Cuáles son los ingresos más frecuentes?
Sin lugar a dudas, nos referimos a ingresos cuando éstos provienen de la prestación de servicios de tu actividad o la venta de mercaderías.
Presentar la factura es obligatorio tal y como se menciona en el Real Decreto 1619/2012 (reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación).
Los ingresos los podemos clasificar en los siguientes tipos:
- Ventas de mercaderías, productos terminados, semiterminados, subproductos y residuos y/o envases y embalajes.
- Prestaciones de servicios.
- Ingresos por gestión.
- Ingresos financieros.
Obligaciones contables del empresario de sociedad
Las sociedades, aparte de contabilizar los ingresos y gastos, los administradores/empresarios de sociedades, deben de realizar otras operaciones como son:
Cuadre Fiscal
El cual sirve para ver si los modelos fiscales presentados coinciden con lo introducido en la contabilidad y sacar a la luz posibles despistes y/o olvidos. Estos son obligatorios tanto para las personas físicas como para las sociedades.
El cuadre fiscal de IVA
Consiste en cuadrar el modelo 303 con el asiento de liquidación al finalizar cada trimestre, consiguiendo que en las cuentas de IVA se queden a saldo 0.
Cuadre fiscal de nóminas
Este cuadre fiscal se pone de manifiesto en el asistente de cierre en el cual podemos ver las nóminas que nos faltan introducir.
Conciliación bancaria
Esta consiste en que en el Mayor de nuestra cuenta bancaria en contabilidad (la cuenta 572) debe de ser una imagen refleja de los movimientos que figuran en la cuenta corriente, por lo que tienes que registrar los pagos y cobros además de los ingresos o gastos que se generen, la cual, para su comprobación, debe de tener el mismo saldo al final de cada día.
En resumen, para cumplir con la ley, la empresa debe registrar los movimientos, de forma cronológica, que afecten directamente al patrimonio de la empresa. Estos son las compras, ventas o gastos entre otros.
También deben realizar un inventario anual para poder contabilizar la existencia y el valor de los pasivos y activos, además de elaborar las cuentas anuales.
Por último, deben registrar, archivar y conservar todos los documentos y justificantes que acrediten las cifras durante un período de 6 años o más.
En el caso de los autónomos, aunque no estén obligados a hacerlo, pueden llevar su contabilidad igual. Aun así, están obligados a llevar registro de sus ingresos, que serían sus facturas emitidas y sus gastos, siendo estos las facturas recibidas. Importante conocer también los diferentes regímenes, como de estimación directa simplificada como estimación directa normal.
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