Listado de las mejores herramientas de teletrabajo para empresas

Debido a la declaración del Estado de Alarma por la crisis sanitaria por la COVID-19, las empresas han apostado por el teletrabajo como método para poder continuar desarrollando su actividad laboral.

Con la “nueva normalidad”, muchas organizaciones han decidido continuar con esta forma de trabajo, ya que han visto que es igual de efectiva, o más, que la presencial; por eso, si tienes una empresa y quieres apostar por el trabajo en remoto, en este post te vamos a mostrar las mejores herramientas de teletrabajo.

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Herramientas para organizarse el teletrabajo

A comienzos de marzo de 2020, solo el 7% de los trabajadores en España (alrededor de 1,4 millones de personas) realizaban teletrabajo de forma ocasional. Con la llegada de la crisis sanitaria por la COVID-19, muchas empresas se vieron obligadas a comenzar a trabajar desde casa, a continuación te traemos las mejores herramientas para gestionar el teletrabajo de tu empresa.

• Trello: aplicación basada en un sistema de tarjetas cuyo objetivo es gestionar las tareas diarias y organizar el trabajo en grupos, a partir de una serie de tableros virtuales.
• Active Collab: permite al usuario el control total de su trabajo, la colaboración en equipo y el seguimiento del tiempo y el presupuesto. De esta forma, se limita el uso del correo electrónico y se eliminan situaciones de dudas sobre quién realiza cada tarea.
• Discord: facilita la creación de grupos de chat, por texto, voz o videoconferencia.
• Asana: permite planificar y estructurar el trabajo, con una serie de prioridades y fechas límite.
• Zapier: es una de las mejores herramientas para el trabajo en remoto ya que permite a los empleados automatizar los procesos, evitando pérdidas de tiempo.
• Basecamp: una de las principales herramientas de gestión de proyectos. Puedes ver todos los proyectos de tu empresa, con un calendario en el que aparecen las tareas realizadas, la gestión del tiempo y la asignación de tareas, entre otras.
• Evernote: muy recomendable para establecer la prioridad de las ideas, los proyectos y las listas de tareas, de forma que puedes organizar tu día a día sin que nada se te pase por alto.
• Monday: una de sus ventajas es que automatiza las tareas y los flujos de trabajo, para concentrarse en lo que realmente importa.
• Todoist: ideal para organizar las tareas y distribuirlas al equipo.
• Copernic: plataforma colaborativa, inteligente y modular con la que puedes administrar, desarrollar, diseñar y probar todos tus proyectos.
• Omnifocus: programa de autogestión comercial ideal para controlar los objetivos, planes y deseos de la empresa.
• Kanbanize: esta herramienta para gestionar el teletrabajo se caracteriza por permitir el seguimiento de todos los proyectos y visualizar el flujo de trabajo rápidamente.
• Idonethis: ideal para ver el estado de las tareas de todos los miembros del equipo y, a partir de ellas, tomar las decisiones en grupo oportunas.
• InVision: permite la realización de un diseño completamente detallista y, sobre él, se pueden incluir comentarios para facilitar la retroalimentación de tu equipo.

Herramientas para la comunicación online

Por otro lado, a la hora de apostar por el trabajo en remoto la comunicación debe ser primordial; por eso, te traemos el listado con las mejores aplicaciones para el teletrabajo con las que puedes ponerte en contacto con tus trabajadores de forma online.

• Skype: plataforma ideal para conectarte con todo tu equipo desde cualquier punto; además, permite el envío de mensajes de texto, voz o vídeos. Una de sus características más destacadas es que puedes realizar una audioconferencia con un máximo de 50 personas.
• Google Hangouts: herramienta que permite la interacción de los trabajadores de tu empresa mediante mensajes de texto, llamadas de voz y videollamadas; una de sus principales características es que, en las videollamadas, se pueden conectar hasta 10 personas.
• Microsoft Teams: puedes agregar hasta 5.000 miembros y 200 canales por equipo.
• Slack: una de sus principales ventajas es que permite utilizar un canal distinto en función de cada proyecto; dentro de cada canal, puedes compartir mensajes, archivos y herramientas, para que todo esté bien organizado. Además, puedes añadir hasta un máximo de 1.000 trabajadores.
• Zoom.us: la herramienta para realizar conferencias más recomendable, ya que tiene un máximo de hasta 1.000 participantes de vídeo y un total de 10.000 espectadores.
• Loom: ideal para grabar y compartir la pantalla de tu ordenador; esta opción es muy recomendable si quieres explicar algo a tus empleados de la forma más visual.
• Whereby: los usuarios tienen la posibilidad de crear salas e invitar a los miembros de tu equipo a través de un enlace personalizados. Uno de sus principales inconvenientes es que solo permite 4 miembros en la versión gratuita y 12 en la pro.
• Google Meet: está pensada para reemplazar a Hangouts de forma profesional; una de sus principales ventajas es que te se pueden usar subtítulos instantáneos y la herramienta transcribe la conversación en tiempo real, ideal si estás en un sitio con mucho ruido.
• Muzzleapp: facilita el envío de notificaciones mientras compartes la pantalla del ordenador, para que nadie vea lo que te está llegando.
• Adobe Connect: ideal para realizar conferencias online en directo entre varios usuarios.
• Pexip: aplicación pensada para la creación de juntas virtuales.

Herramientas para medir la productividad

¿Te da miedo que tus trabajadores no tengan el mismo rendimiento por trabajar desde casa? A continuación te traemos los mejores programas para gestionar el teletrabajo y medir la productividad de tus empleados:

• Toggl: permite contabilizar el tiempo dedicado a cada tarea, para lograr una distribución racional del mismo.
• EffiWork: mide los niveles de productividad de tus trabajadores y permite optimizar la gestión del tiempo.
• Focusmate: ayuda a realizar el trabajo de forma más efectiva.
• TimeDoctor: mide los tiempos y resultados de tus trabajadores.
• WorkflowMax: ideal para empresas y autónomos que ofrecen un servicio en función del tiempo empleado.
• Chimp or Champ: ayuda a saber la productividad de los trabajadores y su grado de implicación.

Herramientas para el almacenamiento de archivos

¿No sabes cómo almacenar los archivos de tu empresa para que todos tus trabajadores tengan acceso a los mismos? A continuación te traemos las mejores herramientas para gestionar el teletrabajo y almacenar todos tus documentos.

• Google Drive: ideal para guardar, compartir y acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo; además, su versión gratuita tiene capacidad para almacenar hasta 15 GB. Si apuestas por el plan de empresa, Google Drive te ofrece el pago solo por el espacio utilizado por los empleados.
• Dropbox: subir y compartir archivos con quien quieras; además, puedes crear copias de seguridad de tus documentos más importantes. Del mismo modo, ayuda a tus empleados a coordinarse con el equipo y avanzar en todos los proyectos de tu empresa.
• WeTransfer: muy recomendable para enviar archivos de forma rápida y sencilla, especialmente los que son más pesados; además, no tienes que tener cuenta para utilizarlo. Con el plan gratuito puedes enviar hasta 2 GB mientras que con el de pago puedes enviar hasta 20 GB de archivos.
• OneDrive: una de sus principales ventajas es que los cambios se realizan automáticamente en todos los dispositivos, de forma que tu puedes hacer un cambio en un archivo y tus trabajadores lo verán al instante.
• Disco duro virtual: o VHD por sus siglas en inglés. Permite almacenar todo tipo de datos y archivos en la nube, accediendo desde cualquier dispositivo y lugar.

Herramientas para recordar contraseñas

Por último, estas son las mejores herramientas de teletrabajo para recordar contraseñas:

• Dashlane: esta aplicación te permite tener todas las contraseñas, pagos e información de tu empresa en cualquier dispositivo.
• Lastpass: se trata de unas de las principales herramientas del teletrabajo, ya que permite compartir contraseñas y actualizarlas en todos los dispositivos de forma automática.
• 1Password: muy recomendable para aquellas empresas que trabajan con MAC e iOS, ya que dispone de un excelente diseño y diversas funcionalidades; eso sí, no es muy recomendable para compañías que trabajan con Windows.
• PasswordSafe: gestor de contraseñas con código abierto; además, tiene todas las funciones básicas para almacenar y recordar las contraseñas.

Ahora que ya conoces cuáles son las mejores herramientas para gestionar el teletrabajo, ¿con cuáles te quedas para tu empresa?

Otras recomendaciones para un teletrabajo óptimo es la digitalización de la gestión de la organización para limitar el contacto interpersonal. En tugesto tanto el trámite de gestiones como el asesoramiento de expertos es telemático. ¡Gestiona tu negocio de forma segura!