La factura online ya es una realidad para la mayoría de empresas y consumidores. En España, es una obligación también para las empresas que tengan que facturar a Administraciones Públicas. Pero a partir del 27 de noviembre de 2018, el Sector Público de los países que conforman la Unión Europea sólo aceptará este tipo de factura de sus proveedores, y viceversa.
Esta norma, regulada bajo la Directiva 2014/55/UE, está encaminada a estandarizar la factura electrónica, facilitando el comercio entre miembros de la UE. Además, se pretende explotar todas las ventajas de la facturación online.
Ventajas de la factura online
Ahorro económico
Con la implantación de la factura electrónica la Unión Europea estima un ahorro económico de 2,3 billones de euros. Y es que con la factura digital evitamos los costes de impresión en papel y del envío postal.
Actualmente, la factura en papel supone un coste para cualquier empresa de 3€ cada una que se imprime y envía. Al usar la factura electrónica el gasto total asciende a 0,12 euros. El ahorro es de 2,88 euros aproximadamente.
Si eres autónomo, empresario de pequeña, mediana o gran empresa, o freelance, puedes calcular cuánto ahorrarías con la factura online. Sólo tienes que sumar las facturas mensuales que emites y hacer los números. ¿A que merece la pena?
Hay muchos programas de facturación online, como el de tugesto, muy simples de manejar. Sólo tienes que elegir una plantilla, personalizarla y rellenarla. Y ya está lista tu factura electrónica para ser enviada.
Ahorro en gestión
Otra de las ventajas de la factura electrónica es todo el ahorro en gestión y tiempo que supone para quien la emite. Piensa en todas esas tareas manuales que requieren la facturación tradicional: introducción de datos, impresión, ensobrado, envío.
Con la factura electrónica simplemente has de darle a “enviar” y ya está todo hecho. Además, la introducción de datos digital reduce los errores al eliminar del proceso la introducción de datos manual.
Por otra parte, la factura digital te permite decir adiós a todo ese espacio perdido en cajoneras donde se guardaban cientos de facturas, imposibles luego de localizar. Los programas de facturación online permiten guardar para siempre tus facturas online en la nube. Y encontrarlas más tarde según el cliente, la fecha, el importe, etc.
Y no hay que obviar que la rapidez de la factura electrónica, junto con la eliminación de errores, permite agilizar los pagos considerablemente. Es decir, que si llega antes y no hay errores a corregir, más rápida será su facturación.
Mayor seguridad
El envío de facturas electrónicas es más seguro, ya que es imposible que una factura se pierda o sea modificada. Las facturas en papel pueden perderse antes de llegar a su destino. También pueden ser fotocopiadas, escaneadas y falsificadas.
Sin embargo, la factura online se cifra con una contraseña, haciendo imposible su edición por un tercero. Si además tenemos en cuenta que el formato más empleado es PDF (solo lectura, no edición), la seguridad es mayor. El PDF es el formato que suelen usar las empresas para facturar a clientes, o entre proveedores privados.
Aunque las administraciones públicas, en España y desde 2015, obligan a usar el formato Facturae. Se trata de un formato XML de datos que facilita la lectura de datos financieros.
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¿Qué países ya facturan online?
Como ya hemos dicho, el 27 de noviembre de 2018 la relación B2G (Business to Government, empresas con gobiernos) se gestionará exclusivamente a través de la factura electrónica. Por ello, muchos países ya han regulado su propia normativa. Como España, donde la factura online es obligatoria con las Administraciones Públicas desde 2015. Además, desde julio de 2017, las empresas que reúnen ciertos requisitos (alrededor de 62.000) deben declarar el IVA electrónicamente. Se plantea así la posibilidad de gestionar electrónicamente los libros de IVA en aras de aumentar el control.
También países como Italia se ha sumado al carro de la innovación. Sus Administraciones Públicas funcionan con facturas electrónicas en formato FatturaPA, un formato que se ha implantado también entre empresas privadas desde 2017.
En Francia 2017 comenzó como el año de la obligación de la factura electrónica con las Administraciones Públicas. El gobierno francés ha optado por una adaptación a la factura digital progresiva. De modo que en 2018 la obligatoriedad llegará a las empresas medianas.
Reino Unido también está en los primeros puestos del ranking de innovadores. Su sanidad pública gestiona, procesa compras y comunica con facturas electrónicas a través de una iniciativa llamada eProcurement. Las empresas británicas tienen hasta el 30 de septiembre de este año para adaptarse a este sistema.
Los proveedores del Gobierno holandés sólo tendrán que facturar electrónicamente si su contrato es posterior al 1 de enero de 2017. Aunque el Estado da la opción de que el resto de proveedores se unan a la iniciativa, es voluntario. Holanda usa una plataforma llamada Digipoort que asegura la transparencia y agiliza trámites.
Para facilitar el recibo de facturas electrónicas, en Bélgica se ha creado la plataforma Mercurius, con un formato XML, de uso obligatorio para las relaciones con las Administraciones Públicas de toda Europa.
Programas de facturación online en la nube
Como podemos ver, la factura electrónica es ya una realidad. No sólo para el comercio B2G, sino cada vez son más las empresas que mandan factura electrónica a sus clientes. Y también entre el comercio B2B (Business to Business, de empresa a empresa).
Artículos, guías, recursos y consejos de expertos.
