La entrada en vigor del nuevo sistema Verifactu, continúa su camino. Consiste en una de las novedades que implica el desarrollo de la Ley Antifraude para empresas y su objetivo es aportar transparencia al proceso de facturación. Los obligados tributarios o empresas, podrán remitir voluntariamente de manera automática y por medios electrónicos sus registros de facturación a la AEAT. Vamos a explicar en este artículo qué es Verifactu y de qué manera prepararnos para su llegada.
¿Qué es el sistema Verifactu?
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el fin de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización, así como la automatización de los procesos de fiscalidad empresarial. Afecta de manera directa a empresarios que usen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturar. Este hecho, se debe principalmente a que deberán generar un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
Los obligados tributarios que empleen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de la facturación, podrán remitir de forma voluntaria a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos. Todo ello, cumpliendo con las especificaciones técnicas que haya establecidas para la remisión. Asimismo, las aplicaciones deberán tener la posibilidad de enviar los registros si la AEAT los solicita.
¿Cuáles son las características de Verifactu?
Las aplicaciones informáticas de facturación, deberán disponer de una declaración responsable. En ella, confirmarán el cumplimiento con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación, además de remarcar que cumple con las especificaciones aprobadas en el Orden Ministerial.
- Generar un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o de rectificación.
- Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Permitir el envío de manera automática de cada registro de facturación a Hacienda. Consiste en la opción más cómoda y recomendada por la Administración. Es la que se denomina Sistema Verifactu y que además permite asegurar que se consideran cumplidos los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros que se han generado por sistemas informáticos de facturación.
Siempre que no se desee realizar un envío automático a la AEAT, las aplicaciones tendrán que guardar de manera segura los registros de facturación, aunque la AEAT tendrá la oportunidad de requerir que estén cumplidos los requisitos anteriores y podrá obtener copia de la información conservada a demanda.
- Registrar ciertos eventos para posibilitar la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación mediante el software Verifactu. Dicho registro de eventos no podrá ser alterado y tendrá que conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
Respecto al momento en que entrará en vigor Verifactu, el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, ha modificado el Real Decreto de 2023. Se ha establecido como fechas de implementación para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades el día 1 de enero de 2026. En el caso del resto de empresas y autónomos, el día será el 1 de julio de 2026. En el caso de que trabajes con el software de tugesto, nuestra solución ya se adapta a la normativa.
A pesar de que el plazo para empresas y la obligación de Verifactu a autónomos termina el 31 de diciembre de 2025, es muy recomendable no esperar hasta el final. Destacamos ciertos consejos que son clave:
- Realizar la actualización tan pronto como esté disponible para que se evite el colapso de última hora, retrasos y problemas derivados de una implementación que sea apresurada.
- Formar a los empleados y empleadas. La adaptación a nuevos sistemas puede requerir formación para la plantilla que se encarga de la facturación, asegurando de esta manera una transición que sea fluida.
- Realización de pruebas. Antes de que se implemente de forma definitiva, es crucial hacer pruebas que permitan la identificación de los errores o bien, necesidades de ajuste.
¿Cuáles son las sanciones en caso de que exista incumplimiento?
Si no se cumple con los requisitos técnicos y normativa, puede dar lugar a sanciones económicas muy significativas. A partir del 1 de enero de 2026, las compañías que tengan un software de facturación no certificado, se enfrentarán a multas de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal, incluso en los casos en los que el sistema no se utilice activamente. El riesgo hace que la actualización a Verifactu no sea únicamente una obligación legal, sino que también es una medida para evitar importantes repercusiones económicas.
¿A quién afecta Verifactu?
El sistema Verifactu afectará a los y las contribuyentes que desarrollen actividades económicas, bien sea por estar sujetos a IRPF o bien, al Impuesto sobre Sociedades. Sin embargo, hay que remarcar que el proyecto no se aplicará en los territorios forales, que es donde existen sistemas propios. Además, quedan fuera de la normativa las empresas que ya estén acogidas al SII.
¿De qué forma se identifican las facturas Verifactu?
Podemos hallar diferentes características que posibilitarán la identificación de las facturas Verifactu. Detallamos cuáles son:
- Código QR. Las facturas Verifactu deberán incorporar necesariamente un código QR que contendrá en él, los datos identificativos necesarios.
- Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deberán indicar de forma expresa que se han generado a través de un sistema de emisión de facturas verificables, con la expresión “Veri*Factu”.
- Envío de la información a Hacienda. La factura Verifactu, posibilitará su envío a la Agencia Tributaria mediante un dispositivo de lectura para código QR.
- Registro de eventos. Tendrá que existir como respaldo, un registro de cada factura, así como de cada evento.
¿Es necesario enviar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El o la contribuyente tiene dos alternativas:
- Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu). Es la opción más cómoda y recomendada por la Administración.
- Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.
¿Qué ventajas tiene el sistema Verifactu?
Encontramos una gran cantidad de ventajas con el hecho de facturar mediante un sistema Verifactu, no solo para quienes emiten, sino también para quienes sean receptores o receptoras de las facturas.
La primera de ellas es que consiste en un sello de confianza. Si un cliente recibe una factura VeriFactu, deberá tener la certeza de que la compañía o profesional que la emite, se halla al día en sus obligaciones con Hacienda y que trabaja de manera transparente.
Por otra parte, también facilitará la labor contable. Debido a que toda la facturación podrá llegar de manera automática a Hacienda, en un futuro será posible que una parte o la totalidad de los modelos tributarios, puedan presentarse de manera más sencilla. Todo ello se debe a que la información de las facturas emitidas de la empresa constará en los registros de la Agencia Tributaria.
La tercera ventaja es que promueve una economía más transparente. La lucha contra el fraude es mucho más fácil mediante este tipo de sistema de facturación inmediata, que obligan a la totalidad de empresarios y empresarias y profesionales con actividad económica a acogerse a las exigencias. Todo permite estrechar el cerco contra la economía sumergida.
Por último, ahonda en la digitalización y contribuye a la unificación de procesos. Somos conocedores de que los procesos de digitalización son imparables, además de que su implantación posibilita el ahorro de tiempo y de dinero.
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