Las facturas son una relación de números e importes que permiten justificar a las pymes y a los autónomos sus gastos e ingresos. Además, recogen la información de operaciones como la compra de mercancías, los servicios recibidos, importes de productos… Por tanto, es importante disponer de herramientas de facturación eficaces.
Beneficios de facturar digitalmente
- Tienen la misma validez fiscal y jurídica que una factura tradicional
- Inmediatez de envío y recepción. En tiempo real, más rápido. Puedes comprobar si existe algún tipo de error e incidencia así como modificarlas al instante
- Reducción de almacenamiento. Podrás consultar las facturas a través de cualquier dispositivo electrónico sin necesidad de tenerlas tangibles
- Contribuye con el medio ambiente. Es una iniciativa para dejar de utilizar papel innecesariamente. Los datos e información de las facturas no difieren, solo cambia el formato o soporte para visualizarlas
Además, aquellas empresas que trabajan con Administraciones Públicas están obligadas a facturar de este modo.
Existen dos tipos de facturas electrónicas
Las de formato estructurado y las no estructuradas. Estas difieren en que las de formato estructura facilita el tratamiento automatizado y las no estructuradas no lo facilita.
Formato estructurado
Incluyen datos y pueden ser generadas por el emisor a través de sistemas informáticos de facturación. Además, pueden ser tramitadas por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.
Formato no estructurado
Sin embargo, estas facturas son en papel escaneadas y en ficheros PDF, están compuestas de una imagen. Su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere un proceso no automatizado.
Las pequeñas y medianas empresas en España ascienden a un total de más de 3 millones y medio del conjunto empresarial del país. Todas ellas tienen que cumplir con obligaciones administrativas y fiscales reguladas por el Estado. Por este motivo, es importante que estas cuenten con herramientas de facturación eficaces.
¿Qué necesito para expedir facturas electrónicas?
Hay tres formas de expedir facturas digitales:
- Mediante un software de facturación que cree facturas electrónicas
- A través de la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero)
- Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente autofacturación)
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