A la hora de realizar una factura, empresarios y profesionales libres deben tener en cuenta varios aspectos importantes. Tener claro el modelo de factura que se va a utilizar, el diseño y el contenido que debe aparecer en ella es esencial para hacerla correctamente y destacar entre la competencia.
Son muchos los que se preguntan qué modelo de factura le corresponde expedir, qué datos son imprescindibles para hacer bien una factura o qué tipos de retenciones se deben aplicar en cuanto al IVA e IRPF.
En el presente post vamos a exponer cuáles son los datos más importantes que se deben incluir en una factura. También la información específica que se debe añadir al realizar una actividad concreta. En el mismo sentido destacaremos la importancia de diseñar facturas personalizadas.
¿Qué modelo de factura escojo?
Una factura es un documento en el que queda plasmada toda la información sobre una operación de compraventa. La compraventa puede ser de bienes materiales o de servicios, como es en el caso de contratación de profesionales.
Actualmente, en nuestra legislación vigente, existen 6 modelos de facturas que se pueden emitir:
- Factura ordinaria: también conocida como factura completa. Es el modelo de factura más habitual. Contiene toda la información sobre una transacción de compraventa de productos o servicios.
- Factura simplificada: en términos coloquiales podemos decir que es el tipo de factura que ha sustituido a los tickets tradicionales. Su función es la misma que la del modelo anterior con la particularidad de que se prescinde de algunos datos, como es la identidad del comprador. La emisión de esta factura solo está permitida para casos determinados y cuando el importe total no sume más de 400 euros.
- Factura rectificativa: como su propio nombre indica sirve para rectificar otra factura cuando se ha cometido un error. Obviamente la factura errónea será anterior a la rectificativa. En ella debe hacerse referencia a la factura que se pretende corregir, así como la razón de la corrección. La factura rectificativa se puede usar para la subsanación tanto de una factura ordinaria como simplificada.
- Factura recapitulativa: se trata de un modelo de factura en el que se recogen varias operaciones realizadas con un mismo destinatario, en un periodo de tiempo concreto. Si dichas operaciones ya se hubiesen facturado antes individualmente, las facturas previas deben dejarse sin uso. De no ser así la factura recapitulativa no tiene validez fiscal.
- Factura proforma: esta modalidad de factura no tiene ningún tipo de validez fiscal. Es solamente un borrador. Suele utilizarse para enviar un presupuesto a un cliente de cuál sería el precio de los productos o servicios que solicita.
- Factura electrónica: también llamada facturae. Consiste en un nuevo formato para emitir y recibir facturas que poco a poco está ganando terreno a la factura tradicional. Tanto el emisor como el receptor deben disponer de los medios necesarios para poder leerla. Para poder emitirla es necesario disponer de un programa específico para su elaboración como nuestra herramienta Tufactura, con la que se pueden realizar facturas electrónicas de forma muy intuitiva. También se puede encargar la expedición de las facturas electrónicas a un tercero, existen empresas que se dedican a ello.
A continuación os dejamos un post en el que podéis encontrar toda la información que se necesita saber para entender en qué consiste la factura electrónica.
¿Qué debo tener en cuenta a la hora de elaborar mi modelo de factura?
Escoger la herramienta idónea para crear tus facturas
En el momento de hacer una factura, y una vez sepas qué modelo de factura quieres realizar, lo primero de todo es contar con una buena herramienta para crearla. Nosotros te presentamos nuestro programa de facturación online de para autónomos y pymes. Con esta solución online de facturación puedes crear y enviar facturas en formato de factura electrónica de forma rápida, sencilla y online.
Además con esta herramienta puedes diseñar tus facturas y personalizarlas escogiendo los colores corporativos y el logo de tu empresa. Con ese diseño personalizado podrás dotar de más personalidad a tus documentos y destacar de la competencia.
Puedes elegir entre una de las distintas plantillas de factura que hay disponibles.
Tener en cuenta el tipo de recargo, como IVA o IRPF
Una vez que hayas escogido la plantilla de factura con el diseño que más se ajuste visualmente a tu empresa, lo que debes hacer a continuación es tener en cuenta el tipo de recargo, como IVA o IRPF, que debes incluir en ella.
En cuanto al IVA, pueden darse varias situaciones. Por una parte, y la más habitual, que el producto o servicio esté sujeto a IVA. Este tipo impositivo puede ser del 21%, o bien de los tipos reducidos como son el 10% y el 4%.
También se puede dar la situación de que la operación que vayas a facturar esté exenta de IVA.
Existen una serie de regímenes especiales de IVA en los que en principio se dispensa de la obligación de expedir factura. Esta situación se da en:
- Transacciones que están exentas de IVA
- Operaciones realizadas por profesionales que tributan en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
- Transacciones realizadas por empresarios o profesionales autónomos acogidos al régimen especial de recargo de equivalencia.
- Operaciones realizadas por profesionales que tengan un régimen simplificado de IVA. Solo en algunos supuestos.
En cuanto al IRPF se debe incluir en la factura cuando el receptor de la misma es una persona jurídica, es decir una empresa o autónomo.
Debes saber que si eres un profesional autónomo o un empresario estás obligado a emitir una factura cada vez, que durante tu actividad, realices una operación a tu favor.
Recuerda que has de guardar copia de todas las facturas que emitas, así como de las que te entreguen a ti otros profesionales que desempeñen una servicio solicitado por ti.
Rellenar los datos que te solicitan cuando creas la factura
Existen una serie de datos que son básicos a la hora de realizar una factura. En el documento debes incluir:
- Número y serie de la factura: se refiere a la numeración que se está siguiendo en la contabilidad de una empresa. Cada año hay que empezar de nuevo con las facturas emitidas. Por tanto, si la factura que se va a emitir es la primera de 2016, en el campo donde se deban colocar el número y la serie se debe poner 1/2016 y así sucesivamente. El 1 corresponde al número, y es el que hay que cambiar en las sucesivas facturas, mientras que 2016 corresponde a la serie y será la misma para todo ese año.
- Fecha de expedición de la factura: en el documento se debe poner la fecha en la que se emite la factura con día, mes y año.
- Fecha en que se realiza la operación: solo se debe añadir si la fecha en la que se realiza el servicio o la operación es distinta de la fecha de emisión de la factura.
- Datos personales del emisor: Se refiere a los datos del vendedor o prestador de servicios. Es imprescindible poner:
- Nombre y apellidos o razón social.
- Número de identificación fiscal (NIF) del emisor de la factura. Si se trata de una empresa en este campo corresponde poner el CIF.
- Datos sobre el domicilio fiscal.
- Datos personales del receptor: igual que en el apartado anterior.
- Nombre y apellidos o razón social.
- Número de identificación fiscal (NIF) del receptor de la factura. Si se trata de una empresa en este espacio debe ir el CIF.
- Datos del domicilio fiscal.
- Descripción de la operación: Se trata de una descripción de la operación de la que es objeto la factura. En este apartado se deben incluir los datos de la prestación de servicios, o productos que se venden. Hay que especificar:
- Unidades.
- Precio unitario.
- Descuentos y ofertas no incluidas en el precio.
- Tipo de IVA impositivo: aplicados a cada operación dentro de la propia factura.
- Desglose entre base imponible y cuota de IVA: la base imponible es el importe sin aplicación del IVA.
- Recargo de equivalencia: Si el cliente está acogido al Régimen Especial de Recargo de Equivalencia hay que especificarlo.
- Precepto legal: solo en los casos en que se emita una factura sobre un producto o servicio que esté exento de IVA.
La información que acabamos de enumerar es aquella que resulta imprescindible para poder expedir una factura. Si no se incluyen algunos de los datos mencionados la factura resulta errónea y no tiene validez.
Para evitar este tipo de errores es recomendable utilizar una aplicación o herramienta como Tufactura, la cual te recuerda los campos que debes rellenar obligatoriamente.
De este modo, no corres el riesgo de no cumplimentar datos que resultan necesarios para que tu factura no sea inservible.
En el siguiente vídeo te explicamos detalladamente en qué consiste la aplicación y todo el partido que puedes sacar de ella, si te decides a usarla.
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