Cómo gestionar el envío de informes periódicos a tus clientes

Tan importante es gestionar adecuadamente los datos de los clientes como la actividad de la fuerza comercial. Los informes de gestión comercial atañen a ambas patas de la organización: identifican las fortalezas, las debilidades, las amenazas y las oportunidades de nuestros clientes y de los equipos que los gestionan. Si eres un gestor o trabajas como asesor independiente, la remisión de informes periódicos a tus clientes debe ser una máxima de obligado cumplimiento a fin de mostrar tu aportación, sus resultados y todo lo que queda por hacer.

Programar el envío de informes periódicos a tus clientes

Gracias a la tecnología es factible automatizar el envío de informes de gestión comercial y de actividad a todos los clientes y los miembros del equipo asignados a cada cuenta. De esta forma, además de generar conocimiento útil para el cliente, se mejora la comunicación con ellos y entre los miembros del staff. 

Los informes de gestión comercial y la precisión de los datos

Pero, ¿para qué sirven los informes de gestión comercial? Contar con un sistema y un método adecuado para gestionar los datos que genera la fuerza de ventas de la organización, en la que incluimos desde los comerciales puros a quien está en administración cogiendo el teléfono, o el área web en caso de contar con un departamento online, marcará la competitividad de tu organización. 

Ahora bien, toda la información que recoge y comparte cada integrante del aparato comercial debe ser precisa para que sea útil para toda la empresa. 

Precisión de los datos en la gestión comercial: por qué es vital para tu negocio

Muchos empresarios creen que con tener un CRM en la organización es suficiente para cubrir la gestión comercial. Ni mucho menos. Hoy en día los datos son el nuevo oro empresarial. No se trata únicamente de tener el nombre y la foto de nuestros clientes sino de generar conocimiento aplicable a la dirección estratégica. 

Y esto engloba cualquier detalle que pueda inferir en una toma de decisiones de la empresa o del cliente que nos contrata. De esta forma, además de ahorrar en costes y tiempo, se aumenta el retorno y el rendimiento de la empresa al tiempo que el cliente, al que se le ofrece la solución a su necesidad, queda más satisfecho. 

Para ello, además de contar con un CRM adecuado, se ha de hacer pedagogía en todos los equipos para que cada uno sea parte activa del mantenimiento de los datos y su calidad.  

Tipos de informes de gestión comercial 

Tanto si se está contratado in house como si se desarrolla la gestión comercial desde la dirección o se externaliza, los informes de clientes son la base para la dirección estratégica. Existen diversos tipos de informes de gestión comercial básicos para el día a día de la empresa:

• Informe de gastos comerciales, que incluye todos los gastos en los que incurre el profesional en el desempeño de sus funciones, y sólo para ellas.
• Informe de actividad comercial, que deben incluir los listados y resultados de las visitas, con especial atención a la calidad y los datos relevantes que se hayan conseguido para el conjunto de la organización. 
• Informe a clientes de la actividad, que pueden ser entregados con recurrencia semanal y mensual.

Todos ellos ayudan a crear una imagen clara y visual de en qué punto de consecución de objetivos, captación, rendimiento y oportunidades se encuentra la actividad. 

Si se dispone de un CRM lo suficientemente potente, la generación de estos informes y la remisión al cliente se podrá automatizar. Para ello, los diversos programas de gestión comercial disponibles para todo tipo de empresas cuentan con varios modelos de informe de gestión de actividades, además de la opción de personalizarlos y en muchos casos de crear nuevos en base a estas plantillas de informes a clientes.

Gracias a un buen informe de gestión comercial, cualquier emprendedor o pequeño empresario detectará con mayor agilidad (y capacidad de respuesta) posibles errores de gestión. De esta forma, la organización en su conjunto estará capacitada para convertir las dificultades y oportunidades en ventajas competitivas. 

Al igual que los informes de gestión comercial, obtener gráficas sobre las finanzas de tu empresa son de capital importancia. Gracias a ellas, podrás descubrir donde estás teniendo pérdidas y ganancias, permitiéndote poder reajustar lo que no funciona bien.

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Gestionar el envío de informes periódicos a tus clientes: capacita a tu equipo 

Insistimos. Para ello, la pedagogía de todos los miembros del equipo es clave. Existen organizaciones con una potente fuerza comercial que sin embargo no crecen todo lo que potencialmente podrían por no contar con un método para que sus comerciales estrellas aporten al resto de la organización. En estos casos, áreas tan imbricadas como ventas y marketing tienden a funcionar de forma independiente. 

Dedicar jornadas para formar al equipo en la importancia y el modo en que estos sistemas van a incrementar su capacidad de venta se demuestra clave. La mayoría de estos software de gestión comercial con los que se generan los informes de clientes tienen curvas de aprendizaje medios, asequibles para cualquier generación de profesionales.