Si normalmente realizas trámites con la Administración Pública seguramente ya has oído hablar, o has podido utilizar, la llamada firma electrónica. En el siguiente post te contamos para qué sirve la firma electrónica.
La firma electrónica, o firma digital, es el equivalente electrónico a una firma manuscrita. Si se ejecuta adecuadamente tiene la misma validez que ésta última.
En el presente post te contamos en qué consiste la firma electrónica, que trámites puedes llevar a cabo con ella, cómo debes firmar digitalmente un documento y por qué te interesa hacer uso de la misma si tienes un negocio o estás a punto de abrirlo.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica se puede definir como un conjunto de datos electrónicos que son asociados a un documento también en formato electrónico.
Esta modalidad de firma se utiliza como un medio de identificación del firmante y está regulada en la Ley 59/2003, de 19 de noviembre.
Además de identificar al firmante de forma inequívoca, la firma electrónica también tiene la finalidad de asegurar la integridad del documento firmado en dos sentidos:
- Asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.
- Garantizar que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos. De tal modo que el sujeto después no puede decir que no ha firmado el documento.
Las dos funciones anteriores son comunes a la finalidad de las facturas electrónicas. De hecho si emites facturas de este modo, es necesario que cuentes con tu propia firma digital.
La firma digital y el certificado electrónico
Es importante que sepas que la firma digital no es nada si no dispones de un certificado electrónico o D.N.I electrónico.
Tanto el D.N.I electrónico como el certificado contienen lo que se denominan claves criptográficas.
Éstas son piezas de información necesarias para poder firmar correctamente.
En este sentido, los certificados electrónicos sirven para identificar de manera inequívoca a su titular y los mismos son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificación.
Certificados electrónicos para empresas
En el caso de las empresas, el certificado electrónico que éstas necesitan es distinto del de las personas físicas.
Las entidades que trabajan como Autoridades de Certificación emiten diversos tipos de certificados para empresas, algunos de ellos son:
- Certificado de persona jurídica. Sirve para identificar a una empresa o sociedad. Este certificado lo puede solicitar el representante legal de la empresa, o bien un representante voluntario de la misma, en cuyo caso debe ser un apoderado.
- Certificado de pertenencia a empresa. Consiste en un certificado para personas jurídicas que, además de la identidad del titular, también acredita su relación laboral con la empresa en la que trabaja, especificando su cargo en la misma. Este certificado permite al titular firmar todo tipo de documentos garantizando la identidad del emisor, el origen, la integridad y confidencialidad del documento, así como para asegurar la autenticación de su titular en un control de acceso. La solicitud del mismo se puede realizar por el propio titular, autorizado por un representante de la empresa, o por la propia empresa a favor de algún, o alguno, de sus empleados.
- Certificado de representante. Permite al titular del mismo identificarse, no solo como persona física perteneciente a una empresa, sino también como administrador de la misma. Mediante el uso de este certificado se pueden realizar trámites como bonificaciones por acciones de formación, con la Agencia Tributaria, etc.
- El certificado de Factura Electrónica. Se reconoce a una persona física que representa a una empresa y sirve para firmar facturas electrónicas.
Estos son algunos de los certificados electrónicos que existen para empresas, pero no son los únicos que emiten los prestadores de certificados, también hay otros como los certificados de colegiados (abogados y procuradores, entre otros), o de apoderamiento especial, etc.
Pasos para realizar una firma electrónica
Para llevar a cabo una firma digital, antes de nada, debes tener en cuenta la siguiente información:
- Debes disponer de un documento electrónico y de un certificado propio que sirve para identificarte.
- La aplicación que utilices para firmar digitalmente te realiza un resumen del documento firmado. Este resumen es único y si, de algún modo se modifica el documento implica también un cambio del mencionado resumen.
- La clave que tengas en el certificado es la misma que la aplicación va a utilizar para codificar el resumen.
- La aplicación que utilices para firmar electrónicamente crea finalmente otro documento electrónico que contiene el resumen codificado.
Este nuevo documento resultante es ya tu firma electrónica y debes conservarlo para demostrar la existencia y veracidad de tu firma, ya que el mismo tiene validez a efectos legales.
La firma electrónica se ha de ejecutar, obligatoriamente, por medios electrónicos y para ello existen 2 posibilidades:
- Descargar una aplicación en tu PC: en este caso no es necesario estar conectado a Internet, ya que la firma se realiza utilizando la aplicación de firma que tienes instalada en tu ordenador.
- Firmar directamente en Internet: esta es la modalidad más comúnmente utilizada cuando se firman formularios o solicitudes a través de la red, sobre todo en relación con la Administración Pública. Para ello, es necesario tener descargado en el ordenador un complemento que hace la función en el propio navegador.
En cualquier caso, elijas la opción que elijas de las 2 anteriores, debes disponer de un certificado electrónico, como ya hemos comentado en párrafos anteriores.
Trámites donde poder utilizar la firma electrónica
La firma electrónica pretende facilitar la realización, por Internet, de operaciones cotidianas que si fueran realizadas presencialmente requerirían de una firma del interesado para ser validadas.
Si te decides a usar la firma digital algunos de los trámites, más habituales, que puedes llevar a cabo desde casa son:
- Hacer la Declaración de la Renta a través de Internet.
- Realizar solicitudes en cualquiera de los registros electrónicos administrativos.
- Solicitar la vida laboral.
- Firmar correos electrónicos.
- Firmar facturas electrónicas.
- Recibir notificaciones electrónicas.
Cómo comprobar la validez de un documento firmado
Mediante la validación de una firma electrónica puedes comprobar:
- La identidad del firmante.
- La integridad del documento firmado.
- La validez temporal del certificado utilizado.
Para comprobar la validez de la firma electrónica es necesario verificar la validez del certificado electrónico con el que se ha emitido la firma.
Así pues, para validar el certificado, y por ende la firma electrónica, hay que acceder a través de Internet a una de las plataformas de validación de certificados que existen.
Estas plataformas de validación son sistemas online que normalmente suministran las Autoridades de Certificación, las cuales suelen ser también Autoridades de Validación.
La Administración Pública tiene su propia aplicación de validación de firmas y certificados online llamada VALIDe.
Si has leído con atención este post ya sabes por qué te puede ser de mucha utilidad hacer uso de nuestro programa de firma electrónica, no solo para ti como persona física sino también para tu negocio.
Recuerda que en tugesto somos abogados y asesores online y podemos ayudarte con este, y cualquier otro trámite, si lo necesitas.
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