Son muchos los profesionales que a menudo se preguntan si deben y cuándo es obligatorio emitir factura de sus productos o servicios vendidos, en función del régimen fiscal al que estén acogidos.
La cuestión no está mal planteada puesto que nuestra legislación permite, a determinados profesionales libres, la posibilidad de no expedir factura por sus condiciones fiscales.
A continuación os explicamos en qué casos es obligatorio emitir una factura, así como las excepciones que, por el contrario, eximen de dicha obligación.
¿Qué significa la conjunción “emitir factura”?
La factura es un documento en el cual queda reflejada la información de una operación de compraventa.
En este sentido, aquellas personas físicas que se encuentran dadas de alta en el Régimen General de Trabajadores Autónomos (RETA), tienen la obligación de hacer factura de sus operaciones.
Esto es así siempre que dichas operaciones sean desempeñadas en el ámbito de la actividad que desarrollan como profesionales.
La obligación de emitir factura está regulada en nuestro ordenamiento jurídico en más de un texto normativo.
En primer lugar está recogida en el artículo 28.2 e) de la Ley General Tributaria donde se establece la obligación de expedir y entregar facturas y de conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias del profesional.
Por otro lado, la mencionada obligación, también se contempla en el artículo 164.1.3º de la Ley 37/1992, que regula el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), y en el artículo 1 del Real Decreto 1496/2003 que aprueba el Reglamento sobre las obligaciones de facturación.
¿Quién tiene la obligación de emitir factura?
Los empresarios y profesionales que realicen entregas de bienes y prestaciones de servicios dentro del desarrollo de su actividad.
Además de emitir factura, los mencionados sujetos están obligados a expedir y conservar copia de la misma, para su propia contabilidad y la de aquel que recibe la factura.
También están obligados a emitir factura los empresarios y profesionales en los supuestos de pagos anticipados. Salvo en aquellos casos de entregas intracomunitarias de bienes que se encuentran exentos.
¿Cuándo es obligatorio emitir factura?
Los empresarios y profesionales deben emitir factura, siempre, en los siguientes casos:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
- Cuando el destinatario de la obligación así lo exija, para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- En el caso de exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto las que se realicen en tiendas que sean libres de impuestos.
- En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica, que no actúe como empresario o profesional.
- Para determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
- En aquellas ventas a distancia y entregas de bienes que sean objeto de impuestos especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
Desde 2015, aquellos profesionales que trabajen para las Administración Públicas están obligados a hacerlo en formato electrónico.
¿Cuándo no es obligatorio emitir factura?
Nuestra normativa en materia fiscal también contempla algunos supuestos en los que no existe obligación de expedir factura. Esto ocurre en los siguientes casos:
- En las operaciones exentas de IVA, a excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA.
- En operaciones realizadas por empresarios y profesionales en el desarrollo de actividades a las que se les aplica el régimen especial de Recargo de Equivalencia. Solo deben emitir factura por las entregas de inmuebles en las que el sujeto pasivo haya renunciado a la exención.
- Para las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del IVA, salvo si la determinación de las cuotas devengadas se realiza en atención al volumen de ingresos.
- Cuando así lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria, únicamente con determinados sectores empresariales, o profesionales, y empresas. Esto se hace para evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
- Operaciones realizadas por empresarios y profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
- En las operaciones financieras y de seguros, sea cual sea la naturaleza del destinatario, incluso si se trata de un empresario o profesional.
¿Se puede sustituir una factura por un ticket?
La respuesta a esta pregunta es negativa. Aunque la anterior legislación permitía la expedición de tickets, en lugar de facturas, en operaciones que no superarán los 3000 euros con el IVA incluido, el nuevo Reglamento de facturación anula esta posibilidad.
En cambio, lo permitido legalmente ahora es sustituir una factura completa por otra simplificada. Para ello el importe de la operación, incluido el IVA, no debe superar los 400 euros.
El mencionado cambio de factura completa por simplificada se puede efectuar en los mismos casos en que se permitía sustituir por el ticket. Estos son:
- En las ventas o servicios al por menor.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración ofrecidos por restaurantes, bares y similares. También en aquellos establecimientos que se ofrecen bebidas y alimentación para consumir en el acto.
- En las salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos ofrecidos desde cabinas o tarjetas magnéticas, o electrónicas, que no permitan identificar al dueño de las misma.
- En las peluquerías o institutos de belleza.
- Para la utilización de instalaciones deportivas.
- En los servicios de revelados de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Estacionamiento en lugares de aparcamiento de vehículo.
- Servicios de videoclub.
- Por los servicios prestados en lavanderías y tintorerías.
- Las autopistas de peaje.
Obligación de conservar las facturas emitidas
Por último, cabe destacar la obligación que tienen los profesionales y empresarios de conservar las facturas expedidas.
También deben guardar a buen recaudo, mientras estén vigentes sus obligaciones tributarias, los documentos o justificantes que tengan relación con éstas.
Así pues, ya conoces en qué casos es obligatorio expedir una factura y en cuáles se puede evitar, o incluso ser sustituida por un ticket.
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