Cómo incluir dietas y desplazamientos en facturas siendo autónomo

Los profesionales por cuenta propia pueden incluir los gastos de dietas y desplazamientos en sus facturas pero, ¿cómo sabemos de qué manera se deben añadir estos gastos?

Esta es la pregunta que se plantean muchos autónomos a la hora de tener que facturar las dietas y los desplazamientos a sus clientes.

Para aclarar la cuestión y que, como autónomo, conozcas cuál es la mejor manera de incluir este tipo de gastos en las facturas, en el post de hoy te damos las claves de este asunto.

No dejes de prestar atención a lo que te contamos, si eres autónomo o freelance, seguro te interesa esta información.

Dietas y desplazamientos en la factura del autónomo: ¿cómo incluirlos?

Para abordar esta explicación hay que comenzar diciendo que el profesional libre tiene derecho a deducirse los gastos ocasionados por prestar un servicio a su cliente.

En este sentido, es el propio cliente quien debe soportar la carga del pago de estos gastos.

Para ello, el autónomo debe incluirlo en la factura que entrega a la persona que contrata sus servicios.

La Ley 35/2006, que regula el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, contempla en su artículo 17 este tipo de gastos como Rendimientos Íntegros del Trabajo, los cuales pueden incluirse en la factura emitida.

Pero el dato relevante, que se encuentra también mencionado en este artículo, exceptúa de la consideración de rendimientos del trabajo aquellos que se contemplen como rendimientos de actividades económicas.

Una excepción, esta última, que afecta directamente a los autónomos puesto que los ingresos de este colectivo no se consideran rendimientos del trabajo, sino de actividades económicas. Por tanto, no pueden incluirlos en la facturas como tales gastos.

El Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, fija los límites señalados en la Ley del IRPF, que mencionábamos en el párrafo anterior.

Es por ello, que los profesionales por cuenta propia deben tener muy claro cuál es la manera de facturar el desembolso de dietas y desplazamientos de la forma específica. Pues la norma general no puede ser aplicable a los autónomos por las razones que acabamos de explicar.

En concreto existen 2 opciones para que el trabajador autónomo pueda incluir estos gastos en las facturas. Los detallamos a continuación.

Añadir los gastos en las factura como un concepto más

Esta es una de las posibilidades que tiene el autónomo para incluir los gastos de dietas y desplazamientos en sus facturas.

La misma implica añadir dichos gastos como un concepto más. Puede efectuarse dentro del propio concepto del trabajo o servicio realizado, o bien como un concepto independiente.

Cabe señalar que si nos decantamos por esta opción, en cualquiera de sus 2 formas, hay que aplicarle el IVA y la retención del IRPF que corresponda.

Pues, recordemos que se trata de un punto más de la base imponible, exactamente igual que los demás conceptos.

Por tanto, en función del IVA e IRPF por los que se vea gravado el autónomo en el desarrollo de sus actividades económicas, mediante la venta de productos o la prestación de unos servicios, el mismo tipo de retención y de IVA debe repercutir al concepto de gastos y desplazamientos.

Incluir los gastos en la factura como un suplido

Antes de comenzar con la explicación de esta segunda opción, vamos a comentar el significado del término suplido, para aquellos que todavía no lo conozcan.

Se conoce con el nombre de suplido cualquier anticipo, o adelanto, que hace el profesional, en nombre de otra persona, normalmente su cliente, a propósito, precisamente, de trabajos profesionales.

En este sentido, se considerarían suplidos las dietas y desplazamientos que el autónomo adelanta por ser necesarios para desempeñar el servicio que se le ha encomendado por el cliente.

Así pues, este tipo de gastos de los que nos encontramos hablando en el presente post, también pueden ser incluidos en la factura de la manera que acabamos de relatar.

Para poder incluir el gasto bajo este concepto, en primer lugar hay que tener en cuenta los requisitos que regulan los suplidos, para hacerlo del modo indicado y no cometer ningún error en la factura.

Una de las condiciones fundamentales que va aparejada a la inclusión de estos gastos como suplidos, es que la factura de dicho gasto debe expedirse directamente a nombre del cliente.

Es decir, que si se trata de un gasto de hostelería, una comida en un restaurante por ejemplo, la factura de dicha comida debe ir ya a nombre del cliente que ha de pagarla después al autónomo.

Lo mismo si se trata de un gasto por desplazamiento, por ejemplo un taxi, el autónomo debe solicitar la factura de la carrera a nombre de su cliente y no al suyo.

Este es el sistema indicado para hacerlo correctamente y se lleva a cabo así, precisamente, para que el cliente pueda deducirse después esos gastos en sus declaraciones. Esto implica que el autónomo pierda la posibilidad de deducirse esos gastos por no ir a su nombre.

La clave para incluir las dietas y desplazamientos, de este modo en la factura, se encuentra en haber llegado a un acuerdo previamente con el cliente.

Sobre todo y lo más importante, hay que estar muy seguro, o tener un acuerdo en firme, de que el cliente después va a abonar estos gastos al autónomo.

Pues de lo contrario, el profesional pierde el dinero y también la posibilidad de deducirse el importe de los mismos por no ir a su nombre, como ya hemos comentado.

Así pues, con las indicaciones que acabamos de exponer en el presente post, esperamos haber dejado un poco más claro cómo incluir este tipo de gastos, de dietas y desplazamientos, en facturas que así lo requieran.

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