Contrato SaaS: Puntos a tener en cuenta

El aumento del nivel de digitalización en las empresas ha provocado que cada vez se utilicen más aplicaciones y softwares que simplifiquen el día a día de las empresas. De ahí el impulso del contrato SaaS que explicaremos en adelante.

Optimizar el tiempo es una de las principales funciones de estas herramientas, especialmente en aquellas compañías en las que los recursos son limitados.

Un software mejora exponencialmente la gestión empresarial. Por eso, cada vez la oferta de este tipo de servicio es mayor. En el artículo de hoy te explicamos todo lo que hay que tener en cuenta a la hora de contratar un Software como Servicio.

¿Qué es un contrato SaaS?

Un contrato SaaS (o contrato de software como servicio) es un contrato bilateral entre una empresa y el proveedor del software cuyo fin es la venta, arrendamiento o prestación del uso de unos servicios ubicados en una plataforma online.

El proveedor será el distribuidor del software al que el cliente tendrá acceso mediante pagos recurrentes de suscripción. Y a su vez, será el encargado de almacenar la información de forma segura y realizar un mantenimiento periódico.

La mayoría de los SaaS están alojados en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil a través de un navegador web.

Características de un contrato SaaS

Las siglas SaaS vienen del concepto Software as a Service o en español software como servicio y hacen referencia a una nueva forma de distribuir un software.

La principal diferencia entre un SaaS y un software con licencia es que el SaaS es un servicio en línea que no requiere instalación. Así que, en lugar de comprar una licencia o código, los usuarios de un SaaS pagan por un hospedaje, actualización y mantenimiento que gestiona el mismo proveedor.

Algunas de las principales características de un contrato SaaS son:

Suscripción

Para acceder y utilizar la plataforma SaaS, el proveedor de servicios deberá cobrar una tarifa al cliente. Estos pagos periódicos vendrán determinados en el contrato, así como la duración total de éste.

Disponibilidad

Sin duda, este será uno de los principales puntos a tener en cuenta en un contrato SaaS. El proveedor deberá mantener la plataforma disponible siempre para que el cliente la utilice diariamente como herramienta de trabajo.

Calidad del servicio

Es interesante incluir una cláusula en el contrato que haga referencia a la calidad del software con el objetivo de asegurar un tiempo de respuesta corto.

Asimismo, el proveedor deberá informar al cliente regularmente de las actualizaciones y mejoras que realice en la plataforma de cara a perfeccionar su usabilidad y apariencia.

Seguridad y procesamiento de los datos

En un contrato SaaS es primordial garantizar el correcto tratamiento y confidencialidad de los datos y sistemas de información que se vuelquen en la plataforma cumpliendo con la normativa vigente de RGPD.

El proveedor, como propietario de los servidores donde se almacena la información, deberá contar con una política de privacidad y seguridad potente para evitar posibles ataques. Y una vez el contrato entre ambas partes finalice, el proveedor deberá comprometerse a eliminar esos datos, de los que no es propietario, de su plataforma.

En el SaaS de tugesto realizamos copias backup diarias y utilizamos tecnología DdoS y servidores cloud para garantizar la seguridad y calidad de tus datos.

Soporte técnico

Cuando se contrata un software, la suscripción incluye, generalmente, un soporte técnico por parte del proveedor que ayuda al cliente en caso de duda o de necesitar asistencia con la plataforma.

Tipos de SaaS (o Software as a Service) de gestión empresarial

Un software de gestión empresarial permite organizar, controlar y automatizar las diferentes tareas administrativas de una empresa, apostando así por la transformación digital del negocio. Los diferentes sistemas de gestión empresarial tienen como objetivo unificar todas las áreas del negocio y alinearlas con los objetivos de la compañía.

Actualmente, los tipos de Software as a Service de gestión empresarial más utilizados son:

• • ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificadores de recursos empresariales, son los procesos que las empresas emplean para integrar y gestionar las diferentes funciones que conciernen a su negocio. Con un sistema ERP como el de tugesto puedes gestionar tu contabilidad, fiscalidad y recursos humanos.

• • CRM (Customer Relationship Management) o Gestión de las relaciones con clientes, es un programa que recoge información de nuestros clientes en cada proceso de venta, desde la captación hasta la postventa.

• • WMS (Warehouse Management System) o Sistema de gestión de almacenes, hace referencia a la gestión del inventario de una empresa y las actividades logísticas relacionadas.

• • DMS (Document Management System) o Sistema de gestión documental, engloba el conjunto de procesos que generan, registran y modifican cualquier tipo de documentación electrónica.

• • BPM (Business Process Management) o Gestión de procesos empresariales, representa un método para mejorar continuamente la organización y coordinación del trabajo.

• • BI (Business Intelligence) o Inteligencia Empresarial, consiste en el uso de herramientas y estrategias específicas que faciliten el proceso de toma de decisiones de una empresa.

Beneficios de contratar un software como servicio

Son muchas las compañías que deciden contratar un SaaS para adaptarse al nivel de digitalización actual, pero sobre todo para conseguir una mayor eficiencia y productividad en sus equipos junto con el ahorro de costes que este tipo de software supone.

Por eso, los principales beneficios de utilizar un software como servicio son:

Reducción de costes

Como decíamos, contratar un software como servicio no solo es más económico en el momento de la implementación, también supone un ahorro de costes en horas de trabajo y recursos necesarios para conseguir los objetivos de la empresa.

Por un lado, la inversión inicial es mucho menor. Puesto que se trata de un software online, su implantación es muy sencilla y el desembolso inicial no es tan alto como cuando se compra una aplicación. Además, no hay gastos por mantenimiento, por lo que un SaaS es sumamente rentable.

Accesibilidad

Al ser un servicio en línea, no importa donde se encuentre el usuario. Para utilizar un SaaS basta con tener un dispositivo móvil con conexión a Internet para acceder de forma remota.

De este modo, es posible trabajar desde cualquier lugar facilitando al usuario el acceso a la información y sin que esto afecte al rendimiento de los equipos que trabajen fuera de la oficina.

Seguridad

Los proveedores de este tipo de software garantizan la seguridad de los datos y su confidencialidad cumpliendo con la normativa vigente.

Las empresas tienen así la tranquilidad de que el almacenamiento, procesamiento y la gestión de sus datos se hace de forma correcta cumpliendo una política de privacidad y seguridad.

En el SaaS de tugesto realizamos copias backup diarias y utilizamos tecnologías DdoS y servidores cloud para garantizar la seguridad y calidad de tus datos.

Agilidad

Al tratarse de una configuración tan rápida y sencilla su utilización sigue la misma línea. En la mayoría de los casos, los usuarios pueden utilizar el software casi desde el mismo momento que se contrata.

Además, su configuración y uso no requieren largos procesos de formación o conocimientos especiales ya que la interfaz de este tipo de herramientas suele ser bastante intuitiva.

Escalabilidad

Generalmente, los SaaS ofrecen un gran número de soluciones y los clientes contratan únicamente aquellas que necesitan en el momento.

Pero en caso de que la empresa crezca, se podrán añadir más soluciones SaaS a la empresa personalizando al máximo el uso de la aplicación.

Conoce más ventajas de utilizar un SaaS en: ¿Qué es un SaaS y qué ventajas tiene?

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En tugesto contamos con el software de gestión empresarial más completo del mercado. Te ayudamos a mejorar la funcionalidad de tu empresa gracias a la integración de la facturación, contabilidad, fiscalidad y recursos humanos en una sola plataforma, centralizando todos los trámites de tu negocio en ella.

Nuestro SaaS permite automatizar las diferentes tareas, optimizando el tiempo de gestión y los recursos utilizados. Crecer como empresa, diferenciarte de la competencia y alcanzar los objetivos es mucho más fácil con el software de tugesto.