¿Cómo se hace un presupuesto? Paso a paso

Los trabajadores autónomos están acostumbrados a elaborar múltiples presupuestos para su clientes. Hoy te contamos cómo se hace un presupuesto profesional de una manera muy sencilla, paso a paso con todos los detalles.

Y es que raro es el día en el que a un trabajador por cuenta propia no le han solicitado que elabore este documento, donde se detalla el precio aproximado del producto o servicio solicitado.

Como en tugesto lo que queremos es poner las cosas más fáciles a nuestros clientes, queremos contaros cómo se hace un presupuesto.

Nuestra herramienta online permite realizar presupuestos y facturas de una forma muy cómoda y sin importar el lugar en el que te encuentres. Esto es así gracias a que una de las ventajas de las soluciones online es que funcionan desde la nube, a través de cualquier dispositivo.

Pero éste es solo uno de los beneficios que plantea nuestra plataforma.

A continuación te explicamos qué pasos debes seguir para hacer un presupuesto y cuántas posibilidades se abren en el mundo de la gestión online.

¿Cómo se hace un presupuesto con tugesto?

Hasta ahora, los trabajadores autónomos venían haciendo sus presupuestos con las múltiples herramientas que tenían a su alcance, como puede ser Word, o Excel, en el mejor de los casos.

Esto les obliga a introducir manualmente y cada vez que se elabora uno, los datos de su empresa y del cliente al que se le va a presupuestar.

Pero la situación que acabamos de describir forma parte del pasado gracias a la aparición de nuestras herramientas online.

Tufactura es la solución para crear, desde cualquier lugar, presupuestos de la forma más sencilla que puedas imaginar. Te permitirá tomar mejores decisiones financieras dependiendo del tipo de proyecto para tener así un mejor control y toda la información de tu negocio.

Como queremos que lo descubras de primera mano, si te registras en nuestro Escritorio puedes probar la versión Free de Tufactura que te permitirá hacer presupuestos, facturas o abonos, para que lo compruebes tu mismo. ¡Pruébalo gratis!

Pasos para elaborar un presupuesto

Lo primero que debes hacer para elaborar tu presupuesto es tener delante toda la información que puedas necesitar.

Con esto nos referimos a tus datos fiscales como autónomo/a, o de tu empresa, y a los datos de la persona o empresa que va a ser el receptor de la factura.

Una vez dispongas de la información que acabamos de mencionar, si realizas el presupuesto con nuestra aplicación Tufactura, debes introducir manualmente los datos de tu empresa a través del «Asistente de configuración».

Los datos que se solicitan son:

• Datos básicos de la empresa u organización.

• Cuenta bancaria: para que tus clientes sepan dónde deben pagarte.

Con Tufactura, esta operación solo necesitas hacerla una vez, ya que la solución online guarda esta información para los futuros presupuestos que necesites realizar.

En este sentido, puedes hacer lo mismo con tus clientes habituales. Es decir, introducir sus datos una sola vez y utilizarlos para todos los presupuestos futuros que realices a ese mismo cliente.

Los datos que se solicitan en este apartado son:

• Datos básicos del cliente.

• Dirección de facturación: aquí se pueden incluir varias direcciones si lo necesitas.

• Datos de contacto del cliente.

• Cuentas bancarias del cliente: permite introducir varias cuentas.

• Forma de pago del cliente.

• Vehículos: si tu empresa es un taller también se pueden incluir varios vehículos.

De este modo, evitas la incomodidad de tener que introducir manualmente los datos cada vez que necesites elaborar un presupuesto.

Dentro del «Asistente de Configuración» también puedes modificar:

• Preferencias del contenido: en este apartado se permite cambiar los tipos de IVA, de descuento o de retención, que se vayan a aplicar en el presupuesto. De igual modo puedes establecerlos por defecto. Además también es posible elegir si quieres incluir o no el texto legal sobre LOPD que informa a tus clientes de que estás cumpliendo con la legalidad.

• Preferencias del diseño: la plataforma ofrece una gama de plantillas diferentes para que puedas escoger la que más te guste, o mejor se adapte a tu imagen corporativa. Y, muy importante, también puedes seleccionar si incluyes o no, en tus facturas y presupuestos, el sello de prevención. Mediante esta marca estás informando a tus clientes de que estás respaldado contra impagos por el servicio jurídico de tugesto.

Una vez que está configurada toda la información que acabamos de comentar en el apartado anterior y que, insistimos, solo es necesario que la estructures una vez, ya estás listo para comenzar a elaborar el presupuesto.

Para ello debes seleccionar la opción «Nuevo presupuesto». En este momento, se abre automáticamente un modelo, del tamaño de una A4, con los datos que ya le hemos dado previamente y que queremos que salgan por defecto (datos de la empresa, valores por defecto, etc.).

Respecto al resto de información debes seleccionarla desde esta misma plantilla en cada uno de los desplegables que ofrece el modelo de presupuesto.

Una vez cumplimentado el modelo puedes visualizar cómo va a quedar tu presupuesto, haciendo clic en vista previa, e incluso cambiar su diseño en el momento.

Cuando termines de cumplimentar todos los datos ya lo tienes creado.

Una vez creado… ¿Qué hacemos con el presupuesto?

Ahora que ya sabes cómo se hace un presupuesto y lo listo, solo tienes que guardarlo y estarás preparado para:

• Descargarlo en formato pdf

• Enviarlo por email a tu cliente

• Crear uno nuevo

• Acceder al listado de presupuestos

Listado de presupuestos

Si seleccionas esta opción se abre una pantalla donde aparece todo el listado de presupuestos que has ido elaborando a lo largo del tiempo.

En la primera posición figura el último presupuesto que se ha guardado.

Como se puede ver en la imagen anterior, dentro de esta pantalla aparecen todos los presupuestos que tienes hechos pudiendo filtrar según su estado del siguiente modo:

• Los presupuestos que tienes pendientes de aceptar

• Los presupuestos aceptados

• Los presupuestos rechazados

Para cambiar el estado de los presupuestos, solo es necesario que hagas clic en cada uno de ellos y la aplicación variará su estado en función que lo que tu le hayas indicado.

Cuando el presupuesto está aceptado, una pestaña se pone en verde y te permite realizar la factura directamente, si lo deseas, con los datos facilitados.

Si por el contrario el presupuesto es rechazado por tu cliente, se cambia el estado a esta situación. Pero siempre puedes modificarlo a aceptado haciendo clic en el check, si se diera el caso.

Si lo prefieres, para buscar un presupuesto, también puedes hacerlo utilizando filtros como la fecha de creación del mismo, el cliente o, incluso, el importe del mismo.

Desde el propio listado de presupuestos, también es posible realizar 4 funcionalidades que se encuentran situadas a la derecha de la descripción del presupuesto en cuestión.

Estas posibilidades son:

• Editar el presupuesto.

• Borrar el presupuesto.

• Clonar ese mismo presupuesto.

• Ver en pdf el presupuesto.

• Enviar el presupuesto por email.

Las acciones anteriores que ya hayas realizado aparecerán con el icono en verde, lo que te permite conocer cuáles de estas acciones ya han sido realizadas, lo que puedes comprobar de un solo vistazo.

Además, también puedes exportar el listado con todos los presupuestos a una tabla de Excel, en caso de que te resulte más sencillo visualizarlo así, o necesites enviarlo a alguien vía email.

En este sentido, es posible filtrar a un solo cliente, para que la plataforma te muestre únicamente los presupuestos que se le han realizado a éste.