Se conoce el onboarding como el proceso de integración de un nuevo trabajador/a a la empresa. Es crucial para su éxito y satisfacción, y también para el de la empresa, ya que es una forma de garantizar el correcto acompañamiento de este trabajador desde el principio.
Este proceso se vuelve aún más desafiante si cabe cuando el trabajo se realiza a distancia, pues se requiere un esfuerzo adicional para crear una experiencia de acogida efectiva y personalizada, que se sientan bienvenidos y preparados desde el primer día.
Desafíos a los que se enfrenta el onboarding remoto
De forma tradicional, el onboarding ha sido un proceso de bienvenida presencial. No obstante, con las cada vez más comunes modalidades de trabajo en remoto, se vuelve indispensable contar con un plan de bienvenida de forma online.
Esto presenta una serie de desafíos que resumimos a continuación:
- Comunicación efectiva: la falta de interacción cara a cara puede dificultar la comunicación entre el nuevo trabajador y el equipo, lo que podría llevar a malentendidos y a una sensación de desconexión
- Cultura organizacional: integrar a los nuevos trabajadores en la cultura de la empresa es más costoso sin la exposición directa al entorno de trabajo y a los compañeros
- Acceso a recursos: asegurar que los nuevos empleados tengan acceso a las herramientas, sistemas y recursos necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva puede ser complicado sin una orientación presencial, aunque desde luego no es imposible
Tips para un onboarding en remoto efectivo
Antes de comenzar a detallar cómo llevar a cabo este procedimiento de forma sencilla y remota, es conveniente echar un vistazo a estos breves consejos que planteamos. ¡Toma nota a continuación!
- Planificación anticipada: iniciar el proceso de onboarding antes del primer día de trabajo del nuevo empleado. Proporciónales información sobre la empresa, políticas y procedimientos, así como acceso a herramientas y plataformas necesarias para su función
- Bienvenida personalizada: envía un mensaje personalizado antes del primer día, presentándole al equipo y proporcionándole detalles sobre qué esperar en su primer día
- Sesiones de videoconferencia: Organiza reuniones virtuales con el equipo, compañeros de trabajo y otros departamentos relevantes para que el trabajador pueda conocer a las personas con las que trabajará y obtener una comprensión más profunda de la cultura de la empresa
- Mentoría: asigna a un mentor o compañero de trabajo para que guíe al nuevo empleado durante sus primeras semanas, proporcionándoles apoyo, orientación y respondiendo a sus preguntas o dudas
- Recursos centralizados: crea un centro de recursos en línea donde los nuevos empleados puedan acceder a información útil, documentos, tutoriales y material de capacitación relevante en cualquier momento
- Evaluación continua: realiza reuniones regulares de seguimiento para evaluar el progreso del nuevo empleado, identificar cualquier problema o inquietud y brindar retroalimentación constructiva
- Eventos virtuales de equipo: organiza eventos sociales virtuales, como almuerzos, juegos en línea o cafés, para fomentar la conexión entre los miembros del equipo y promover un sentido de pertenencia
- Flexibilidad y adaptación: reconoce las diferentes necesidades y estilos de trabajo de los empleados remotos, y adapta el proceso de onboarding según sea necesario para satisfacer sus requerimientos individuales
Cómo realizar un onboarding efectivo para empleados en teletrabajo
Después de conocer los principales desafíos a los que se enfrenta el onboarding en remoto, así como los principales tips para salir airosos, es momento de conocer los 5 pasos para llevarlo a cabo correctamente.
Pre-incorporación
En esta fase primera, antes de que el trabajador se haya incorporado, es importante que la comunicación comience ya en este punto, generando así entusiasmo y expectativas positivas.
Además, es momento para el envío de información relevante sobre la empresa, la cultura organizacional, el puesto de trabajo y las expectativas.
Asegúrate, finalmente, de que antes de que el trabajador comience a desarrollar sus funciones, tenga en su hogar los equipos y herramientas necesarios para el trabajo remoto de forma cómoda.
Bienvenida y primer día
El empleado/a ha comenzado en la empresa, por lo que es momento de organizar una primera reunión virtual para darle la bienvenida, presentarlo al equipo y familiarizarlo con la dinámica de trabajo. ¡Es la mejor forma de introducirle al equipo!
Otra acción importante que se puede llevar a cabo es asignarle un mentor que supervise y guíe los primeros días de trabajo, además de ofrecerle acceso a plataformas de aprendizaje y formación online para facilitar la familiarización con las herramientas y procesos de la empresa.
Adaptación y seguimiento
El onboarding no termina cuando finaliza el primer día, ni mucho menos. Es conveniente implementar un plan de seguimiento regular para evaluar el progreso del nuevo empleado, brindar apoyo y resolver dudas.
La comunicación ha de ser constante (ya sea por correo electrónico, videollamadas, chat, etc.), asegurándonos de recibir un feedback constante para evaluar así la situación del trabajador y las posibilidades de mejora.
Es importante a nivel interno organizar actividades virtuales para fomentar la interacción y el compañerismo entre los empleados. De esta forma, la plantilla estará más unida y todos tendrán un mayor conocimiento de todo el equipo.
Recursos y herramientas
Para que el empleado disponga en todo momento de los materiales necesarios para el desarrollo de sus tareas, es interesante implementar plataformas digitales que centralicen la información relevante para el proceso de onboarding.
Además de ofrecer acceso a cursos online, tutoriales y guías de ayuda para facilitar su aprendizaje.
Consejos adicionales
Para terminar, aquí va una breve lista de consejos a tener en cuenta:
- Personalizar la experiencia: adaptar el proceso de onboarding a las necesidades y características individuales del nuevo teletrabajador
- Ser proactivo: brindar apoyo y asistencia al nuevo empleado antes de que lo solicite
- Celebrar los logros: reconocer y celebrar los logros del nuevo teletrabajador para fomentar su motivación
- Mantener la comunicación abierta: crear un ambiente de confianza donde el nuevo teletrabajador se sienta cómodo para expresar sus dudas y preocupaciones
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