Cómo contabilizar nóminas

Para asegurar un correcto pago de la nómina, se debe estar al tanto de cómo contabilizar nóminas, claro está, pero… ¿Qué cuentas se utilizan? ¿Cuánto hay que pagarle a Hacienda? ¿Cómo se contabiliza un anticipo? ¿Cómo realizar un asiento contable de nómina?

En definitiva, una maraña de dudas que convierten una tarea a priori sencilla en un largo quebradero de cabeza. En este post de tugesto, aprenderás todo lo que necesitas sobre contabilizar nóminas. ¡Olvídate de errores y acelera este proceso!

Cómo contabilizar nóminas de un trabajador

A continuación, te mostramos los diferentes factores que debes tener en cuenta a la hora de contabilizar nóminas en una empresa:

Qué cuentas se utilizan para contabilizar las nóminas

Para contabilizar la nómina de tus trabajadores, deberás tener constancia de las cuentas del Plan General de Contabilidad que recogen cada una de las partidas en el pago de la nómina. En resumen, éstas serían las básicas que se han de conocer.

Sueldos y Salarios

Se trata de la cuenta 640. Ésta engloba los honorarios fijos y puntuales, es decir, el bruto del salario que la compañía da a los empleados. ¿Cómo se cargan? Con el importe íntegro de las retribuciones devengadas.

Indemnizaciones

Es la cuenta 641.  Abarca las cuantías que se abonan a la plantilla de la empresa con el fin de reparar cualquier perjuicio o daño. Por ejemplo, recoge las indemnizaciones por despidos y las jubilaciones anticipadas, entre otras retribuciones similares.

Seguridad Social a cargo de la empresa

Consiste en la cuenta 642. Ésta hace referencia a las cantidades que una organización debe abonar a la Seguridad Social por sus prestaciones, por parte de la empresa, ésta se incrementará por la parte obrera.

Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones

Se trata de la cuenta 643. Recoge el valor de las contribuciones relacionadas con los planes de pensiones de la plantilla y otros tipos de sistemas de cobertura ante fallecimiento, jubilación, invalidez, etc.

Otros gastos sociales 

Es la cuenta 649. Engloba los costes de carácter social realizados por decisiones legales o voluntarias de la empresa. Por ejemplo, las ayudas dirigidas a comedores y escuelas, becas para estudiar, etc.

Otras cuentas

Asimismo, hay que hablar de otras dos cuentas:

• • Hacienda pública, por retenciones practicadas (4751), se harán constar en dicha cuenta las retenciones practicadas a los trabajadores en sus nóminas en materia de IRPF.

• • Organismos de la Seguridad Social Acreedores (476), es la cantidad total que se le adeuda a la seguridad social por el hecho de tener trabajadores

• • Anticipos de Remuneraciones (460), la cual se carga cuando se paga una cuantía a modo de anticipo del salario. Cuando se realiza la nómina del empleado se restarán los adelantos que percibiese (bien en una sola ocasión o en varias nóminas). 

• • Remuneraciones Pendientes de Pago (465), la cual sirve para contabilizar las nóminas cuando éstas sean devengadas y todavía estén pendientes de pago por parte de la organización.

Contabilización de seguros sociales 

Los seguros sociales son una parte obligatoria de los costes de nómina. Éstos están relacionados con las bajas por salud, la baja por maternidad, los riesgos laborales… Hay que aclarar que lo que abona una empresa varía en función del salario de los trabajadores, de las bases de cotización y de los porcentajes de cada base.

Su importe lo cubren tanto el personal (la famosa cuota obrera) como la empresa (la cuota empresarial o patronal):

Cuota obrera

Corresponde a los tipos de cotización que tiene que abonar el trabajador. Constituye un 6,4% de su salario bruto. Este se encuentra recogido en la cuenta 640 y como contraparte se lleva a la cuenta 476.

Cuota empresarial

Es la parte de los seguros sociales que paga la empresa. Se trata del 30% del sueldo bruto del empleado, aproximadamente.

Este importe se contabiliza como gasto y se ingresa en la cuenta 642 y como contraparte se lleva a una 476. 

Posteriormente, cuando se realiza el pago del mismo se compensará la 476 con la salida de bancos.

Asientos contables para contabilizar nóminas y seguros sociales juntos

Un ejemplo de asiento contable para contabilizar las nóminas y los seguros sociales de manera conjunta sería:

Dentro de la cuenta de sueldos y salarios, se refleja el coste íntegro de la nómina. Por su parte, en remuneraciones y/o en tesorería aparece el importe líquido. Por otro lado, en la cuenta “Organismo de la Seguridad Social acreedores”, se paga por la cuantía de la Seguridad Social a cargo de la compañía, además, de las cuotas a cargo de los empleados que les han sido retenidas.

Gestión de nóminas y seguros sociales con un software de gestión de nóminas

Desde luego, la contabilización de nóminas es una tarea necesaria en toda empresa. Aunque también puede suponer un suplicio desde el punto de vista del rendimiento de la organización: el tiempo para hacer las cuentas, corregir errores, el miedo a que se te haya “colado” alguno… 

Sí, se trata de un trámite imprescindible, pero que quita tiempo de otras labores que quizás requieran más atención y en las que serías más útil. ¿Alguna solución? Así es. Gracias a la digitalización puedes acelerar el proceso de contabilizar nóminas teniendo la certeza de que no habrá fallos humanos. Se trata sin duda de un ahorro de tiempo que repercutirá en la productividad de la empresa, sus ingresos y su competitividad. 

Un ejemplo de estos softwares es el de tugesto. ¿Cómo funciona? Es realmente sencillo: las nóminas de los trabajadores con módulo de contabilidad se calcularán de manera automática, en escasos segundos, ya que sólo necesitarás pulsar un botón para tenerlas listas. Al contabilizarlas ya las tendrás registradas en tu contabilidad. Y, si tuvieras algún problema o alguna duda, podrás recurrir a un asesor experto para que te los resuelva.