Tiendas online: Automatización de la contabilidad

Vivimos en una época en la que prima el avance tecnológico. Prueba de ello es que, hoy en día, todos estamos más que acostumbrados a comprar cualquier cosa por internet. Pero ¿sabemos cómo vender en la red? Si tienes un negocio digital, en tugesto nos proponemos ayudarte a conocer todo lo que necesitas saber sobre la contabilidad de una tienda online.

¿Por qué es importante llevar la contabilidad de un ecommerce?

Gestionar la contabilidad es algo obligatorio para cualquier negocio, sea tradicional u online, puesto que hay que presentársela a la Agencia Tributaria. Además, es también útil para estudiar la rentabilidad de tu ecommerce, para ver su evolución, para descubrir cuál es su situación económica real… En definitiva, llevar la contabilidad de una tienda online es necesario por varias razones:

• Para seguir y cumplir la normativa vigente. 
• Para preparar distintos impuestos, pues es de gran ayuda la hora de declararlos. Hay que tener en cuenta que esta tarea puede resultar compleja, por lo que tener la contabilidad actualizada es imprescindible para facilitar este proceso.
• Para analizar si nuestra estrategia de marketing satisface nuestros objetivos establecidos.
• Para redactar informes financieros, los resultados de tus cuentas te serán de gran utilidad para preparar tus propios informes y balances financieros o tus declaraciones de ingresos. Esto es fundamental para comprender en qué punto se halla económicamente tu negocio.
• Para evaluar y prevenir riesgos financieros.
• Para tomar buenas decisiones financieras, conocer de dónde proviene nuestro dinero y a dónde va es fundamental para cualquier negocio.

Automatizando la contabilidad de tu negocio

Siempre se ha hecho la contabilidad con calculadora, papel y boli. No obstante, este método de toda la vida está quedando obsoleto, ya que requiere de mucho tiempo, lo cual quiere decir que nos consume también dinero. En la actualidad, existen distintos tipos de programas y plugins, tanto gratuitos como de pago, que pueden servirte para poder automatizar tu contabilidad. En esta ocasión vamos a presentarte dos opciones que deberías tener en cuenta:

Woocommerce

Te recomendamos utilizar Woocommerce para crear facturas. Se trata de un plugin gratuito de código abierto para WordPress, pensado para pequeños y grandes comerciantes online. Su panel de configuración es muy fácil de utilizar y su soporte está disponible en distintos idiomas, como el inglés, el francés o el español. Entre sus funciones resaltamos:

• Generar automáticamente facturas o albaranes en formato PDF.
• Adjuntar automáticamente la factura a los correos electrónicos que quieras.
• Tener conexión con servicios como Google Drive, Dropbox, OneDrive o Egnyte.
• Cuenta con diversas plantillas para facturas, las cuales pueden personalizarse.
• Numerar pedidos de Woocommerce o secuenciales.
• Reembolsos, descuentos, distintas clases de impuestos…
• Los usuarios pueden descargar las facturas desde la zona de clientes (“Mi cuenta”).

Prestashop

Otra buena opción para generar facturas es Prestashop. Se trata de un sistema de gestión de contenidos de código abierto diseñado para crear desde cero tiendas online, tanto para pequeñas como grandes corporaciones. A continuación, te explicamos todas las opciones que te da Prestashop con respecto a la creación de facturas:

• Generar facturas de manera automática sin la necesidad de incluir ningún plugin o extensión.
• Una vez aceptado el pago, el cliente puede recibir la factura en su email de forma automática.
• Permite enviar facturas a través de Dropbox, Google Drive o OneDrive mediante un plugin de pago.
• Existen dos diseños de factura, una para B2C y otra para B2B. Para más plantillas, necesita módulos.
• Numerar la factura y restablecer el número secuencial a principios de año. 
• Activar o desactivar el desglose de impuestos. 
• Permite al cliente descargar la factura en formato PDF accediendo a su propia cuenta.

Funcionalidades de tugesto en materia de contabilidad

En tugesto hemos desarrollado nuestro propio módulo de facturación. Integrado en el SaaS junto al resto de módulos de gestión empresarial, con tugesto no solo disfrutas de un programa de facturación intuitivo y novedoso, sino que disfrutas de su integración con los servicios de contabilidad y fiscalidad. Ello hace posible una centralización de tu contabilidad en una misma plataforma.

Por supuesto, contamos con las funciones de los típicos sistemas de contabilidad como, por ejemplo, crear facturas emitidas. Pero en contraste con la mayoría de softwares, en tugesto vamos más allá. 

• El programa de facturación de tugesto es ¡GRATIS PARA SIEMPRE!
• Creación de presupuestos y facturas
• Plantillas personalizadas: escoges tu diseño, colores corporativos y logotipo
• Envíos al cliente con un solo clic
• Gestión de series
• Las facturas se contabilizan automáticamente
• Dispones de programación periódica del envío de facturas
• Facturas electrónicas: integración de los códigos DIR3 y FAC requeridos por la Administración Pública
• Disfrutas de automatización de remesas bancarias
• Acceso a un asistente de cierre contable, uno de nuestros grandes valores añadidos, ya que ayuda notablemente a desarrollar esta difícil tarea.
• Servicio de protección de impagos: avisos amistosos en plazos personalizables a los clientes del vencimiento de tus facturas
• Creación de adeudos directos SEPA
• Centralización en una misma plataforma de tu facturación, contabilidad, fiscalidad y recursos humanos

¿Qué funcionalidades existen en el mercado para la gestión de la contabilidad de las Tiendas Online? ¡Elige la mejor herramienta!

¿Gestionar la contabilidad de la tienda online uno mismo o contratar a un profesional?

Si tu presupuesto te limita a la hora de tomar gastos extra, puedes llevar tú mismo la contabilidad de tu ecommerce. No obstante, debes de ser consciente de que esta decisión conlleva ciertos riesgos. Es posible que, si no estás acostumbrado a estos softwares y plugins, te frustres o acabes cometiendo algún fallo a la hora de registrar tus datos. Por lo que te recomendamos encarecidamente tratar de familiarizarte con estos sistemas para tenerlo todo controlado. 

Es por ello que consideramos que lo mejor es contratar a un profesional, para asegurarte de que todo funciona tal y como debería y que no se cometen errores. Así podrás dejar de preocuparte por estas cuestiones y tomar mejores decisiones para tu tienda online.

Si esto te interesa, no te olvides de echarle un ojo al plan de tienda online que te ofrecemos en tugesto. Contacta con nosotros para conseguir asesoramiento para tu ecommerce e integrar la contabilidad automática.

En tugesto proporcionamos la posibilidad de hacer informes más completos sobre el estado de tu empresa que en la mayoría de páginas. Pues con Woocommerce o Prestashop, se obtienen informes exclusivamente de ventas o de venta directa, y no de la totalidad de los gastos de la empresa.