Las tarjetas para gastos de empresa o corporativas se han vuelto fundamentales para simplificar y agilizar la gestión de gastos de empresa. Estas tarjetas permiten a los empleados realizar compras de manera rápida y sencilla, tanto en tiendas físicas como en línea, para satisfacer las necesidades de la empresa. Además, ofrecen una solución efectiva para el control de gastos, asegurando que los empleados cumplan con los límites de gasto establecidos por la organización.
La gestión de gastos se ha convertido en un aspecto crítico para el éxito financiero y operativo. El departamento financiero juega un papel central en esta tarea, ya que debe asegurarse de que cada gasto esté justificado, controlado y, al mismo tiempo, mantener un registro exhaustivo de las transacciones.
¿Cómo funcionan las tarjetas para gastos de empresa?
Las tarjetas para gastos de empresa son tarjetas de crédito o débito que están asociadas a una cuenta bancaria de la empresa. Los empleados utilizan estas tarjetas para realizar compras y pagos relacionados con su trabajo, como viajes de negocios, comidas de trabajo o suministros de oficina. Pueden tener, o no, límite de gasto establecido.
Control de gastos con límites y categorías
Una de las características más destacadas de las tarjetas corporativas es la capacidad de establecer límites de gasto personalizados para cada empleado. Esto garantiza que las compras estén alineadas con las políticas de gastos de la empresa. Los tipos de gastos permitidos también pueden ser configurados, lo que significa que solo se pueden realizar compras relacionadas con las necesidades de la empresa.
¿Qué tipos de tarjetas para gastos profesionales existen?
Existen dos tipos principales de tarjetas para gastos de empresa: tarjetas físicas y tarjetas virtuales.
- Tarjetas físicas: Son tarjetas de crédito o débito que se pueden utilizar en comercios físicos y online.
- Tarjetas virtuales: Son tarjetas que se crean y se utilizan a través de un software de gestión de gastos. Un ejemplo: Revolut.
¿Qué ventajas ofrecen las tarjetas virtuales para gastos de empresa?
Las tarjetas virtuales ofrecen una serie de ventajas sobre las tarjetas físicas, entre ellas:
- Mayor seguridad: Las tarjetas virtuales son más seguras que las tarjetas físicas, ya que no se pueden utilizar para realizar compras sin autorización.
- Mayor control: Las tarjetas virtuales permiten a las empresas controlar los gastos de los empleados de forma más granular.
- Mayor flexibilidad: Las tarjetas virtuales se pueden utilizar para realizar compras online y en comercios físicos.
¿Quiénes pueden usar las tarjetas para gastos de empresa?
El departamento financiero de la empresa es el responsable de emitir las tarjetas para gastos de empresa.
Los empleados que necesitan utilizar estas tarjetas deben solicitarlas al departamento financiero, que determinará si cumplen con los requisitos.
¿Cómo pueden los empleados utilizar las tarjetas para gastos de empresa?
La flexibilidad de las tarjetas corporativas se extiende a la posibilidad de que los empleados las utilicen. Esto simplifica enormemente el proceso de adquisición de suministros, equipos y servicios. Los empleados pueden usar las tarjetas para cubrir gastos relacionados con su trabajo sin tener que utilizar su dinero personal, agilizando así el proceso de reembolso y eliminando la necesidad de realizar complicados informes de gastos.
Los empleados que utilizan tarjetas para gastos de empresa deben seguir las siguientes pautas:
- Solicitar la tarjeta al departamento financiero: Los empleados que necesitan utilizar una tarjeta para gastos de empresa deben solicitarla al departamento financiero, que determinará si cumplen con los requisitos. En empresas más pequeñas, esta comunicación se puede llevar a cabo con el CEO de la misma.
- Utilizar la tarjeta únicamente para fines profesionales: Los empleados deben utilizar las tarjetas para gastos de empresa únicamente para fines profesionales.
- Guardar los recibos de las compras: Los empleados deben guardar los recibos de todas las compras realizadas con la tarjeta para gastos de empresa.
- Presentar los gastos a tiempo: Los empleados deben presentar los gastos a tiempo para que sean reembolsados.
Supervisión financiera y control
La capacidad de supervisar los gastos en tiempo real es esencial para la gestión financiera. Las tarjetas corporativas permiten un seguimiento minucioso de las transacciones, lo que facilita el control de los gastos. El departamento financiero y recursos humanos pueden acceder a la información de las tarjetas en tiempo real, lo que mejora la eficiencia en la gestión de gastos de empresa.
Gestión de gastos de empresa simplificada
La gestión de gastos de empresa implica no solo el control de los gastos, sino también la interacción con proveedores de servicios y la gestión de facturación. Las tarjetas corporativas ofrecen una solución integral al simplificar el proceso de pago y la consolidación de gastos. Además, la posibilidad de tener tarjetas físicas y virtuales amplía aún más las opciones disponibles para las empresas.
Recomendaciones
- Las empresas deben establecer una política de gastos clara y concisa para sus empleados.
- Uso de los empleados: deben recibir formación sobre el uso de las tarjetas para gastos, así tendrán toda la información necesaria para la gestión de la misma.
- Las empresas deben realizar un seguimiento regular del uso de las mismas.
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