¿Qué es una factura recapitulativa?

En este mundo empresarial, la gestión de la facturación es una tarea crítica que puede resultar compleja y demandante. Una de las soluciones más útiles para empresas y autónomos es el uso de facturas recapitulativas, que permiten simplificar y agilizar este proceso de facturación. En este artículo profundizaremos en qué es una factura recapitulativa, cómo se elaboran, ventajas y algunos ejemplos prácticos. ¡Toma nota!

Al detalle: qué es una factura recapitulativa

Imagina tener que emitir decenas de facturas a un mismo cliente en un solo mes: esto implica mucho tiempo y esfuerzo. Pues aquí es donde entra en juego la factura recapitulativa. En definitiva, te permite agrupar todas las operaciones realizadas con un mismo cliente o proveedor durante un mes natural en un único documento. En otras palabras, es un resumen de todas las facturas emitidas en un periodo determinado.

Esta práctica es común en sectores donde las empresas realizan un gran volumen de operaciones con el mismo cliente, como en el caso de asesorías y despachos profesionales o proveedores de servicios recurrentes. Emitir facturas recapitulativas no solo ahorra tiempo, sino que también permite agilizar los procesos de contabilidad, facilitando la gestión administrativa.

¿Y existen diferentes tipos de facturas recapitulativas?

Si bien el concepto es el mismo, las facturas recapitulativas pueden variar en cuanto a su formato y contenido. Podemos encontrar facturas recapitulativas en formato PDF (las más comunes y pueden ser creadas a partir de una plantilla o generadas automáticamente por un programa de facturación) y electrónicas (se emiten y reciben de forma digital, a través de plataformas especializadas).

Ventajas de este tipo de facturas

Después de conocer en detalle qué es una factura recapitulativa, así como los diferentes tipos que existen, es momento de conocer los beneficios o ventajas de su uso. Apunta:

• Agilización del proceso de facturación: al agrupar distintas operaciones en un solo documento, se reduce el número de facturas emitidas, lo que agiliza la contabilidad y el control financiero
• Reducción de errores: emitir menos facturas disminuye las posibilidades de cometer errores, como duplicar facturación o errar en los cálculos
• Optimización de recursos humanos: al reducir el tiempo dedicado a emitir facturas, el departamento de recursos humanos o contabilidad puede centrarse en tareas más estratégicas
• Ahorro en costes administrativos: menos facturas implica menos papeleo, lo que se traduce en un ahorro en papel, tinta y almacenamiento
• Mejora la organización: tener toda la información de un cliente en un solo documento facilita la búsqueda y gestión de datos

7 pasos para crear una factura recapitulativa

Entramos en detalle a la elaboración de este tipo de documento:

Revisa las operaciones del mes

Lo primero que debes hacer es revisar todas las operaciones que has realizado con un cliente a lo largo de un mes natural. Esta revisión te permitirá identificar las operaciones que deben incluirse en la factura recapitulativa. Recuerda que solo se pueden incluir operaciones que hayan tenido lugar dentro del mismo mes natural.

Suma de las bases imponibles

Una vez identificadas las operaciones, debes calcular la suma de todas las bases imponibles. La base imponible es el importe sin impuestos de cada operación. Al sumar todas las bases imponibles, obtendrás la base imponible total, que será el importe sobre el cual se aplicarán los impuestos correspondientes.

Impuestos y retenciones

En la factura recapitulativa, debes aplicar los impuestos y retenciones correspondientes, como el IVA y el IRPF (en caso de que proceda). Es importante tener en cuenta las tasas aplicables según la actividad y la ubicación geográfica de tu cliente. El IRPF a retener si procede deberá reflejarse de manera clara en el documento.

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Fecha de expedición

La fecha de expedición de la factura recapitulativa debe corresponder al último día del mes natural en el que se realizaron las operaciones. Es decir, si agruparás todas las operaciones de septiembre, la factura debe tener como fecha de expedición el 30 de septiembre.

Campos obligatorios

Al igual que en cualquier otra factura, la factura recapitulativa debe incluir ciertos campos obligados exigibles por la legislación vigente. Estos son:

• Número de identificación fiscal (NIF) tanto del emisor como del receptor
• Fecha de expedición de la factura
• Descripción de las distintas operaciones realizadas
• Base imponible total
• Tipo impositivo aplicado y el importe correspondiente del IVA
• Total a pagar, incluyendo impuestos

Emite la factura en formato PDF o electrónico

Hoy en día, lo más recomendable es emitir las facturas recapitulativas en formato electrónico, es decir, una factura electrónica recapitulativa. Esto no solo contribuye a la sostenibilidad, sino que también facilita el almacenamiento y la gestión de documentos. También puedes optar por emitir facturas en formato PDF, que son ampliamente aceptadas y fáciles de enviar por correo electrónico.

Contabilización

Finalmente, no olvides contabilizar la factura recapitulativa correctamente en tu sistema contable. Esto incluye registrar la factura en tu programa de facturación, asegurándote de que el importe coincida con la base imponible total y los impuestos aplicados.

Ejemplo de factura recapitulativa

Supongamos que empresa realiza tres servicios distintos para un mismo cliente durante el mes de agosto. En lugar de emitir tres facturas separadas, emite una factura recapitulativa al finalizar el mes. La factura incluiría:

• Fecha: 31 de agosto de 2024
• Descripción de los servicios realizados:
  • Servicio 1: Asesoría fiscal
  • Servicio 2: Consultoría laboral
  • Servicio 3: Redacción de informes financieros
• Suma de todas las bases imponibles: 2.000 euros
• IVA (21%): 420 euros
• Total a pagar: 2.420 euros

Este documento sustituye a otras facturas individuales que habrían sido emitidas por cada operación, lo que simplifica tanto para el cliente como para la asesoría la gestión y control de los pagos.